Automatyzacja biura wirtualnego dla Gdańskiego Biura Wirtualnego
Gdańskie Biuro Wirtualne wdrożyło kompleksowy system do zarządzania korespondencją i zleceniami, generując nawet 32h oszczędności miesięcznie!
- Oszczędność czasu: 32h
- Skrócenie czasu obsługi przesyłki: 68%
- Redukcja zapytań o status: 96%
O kliencie
Gdańskie Biuro Wirtualne to dynamicznie rozwijająca się firma oferująca kompleksowe usługi biura wirtualnego, założona i prowadzona przez Darię Kunkowską. Działająca od 2018 roku w sercu Trójmiasta, firma obsługuje obecnie ponad 150 klientów - głównie małych przedsiębiorców, freelancerów i firm rozpoczynających działalność, którzy potrzebują profesjonalnego adresu korespondencyjnego i obsługi poczty bez konieczności wynajmu fizycznego biura. GBW zatrudnia 6 asystentów odpowiedzialnych za odbieranie, skanowanie i przekazywanie korespondencji klientom, a także realizację dodatkowych zleceń asystenckich.
Wyzwanie
Daria Kunkowska, właścicielka GBW, mierzyła się z szybkim wzrostem liczby obsługiwanych klientów, co generowało wyzwania organizacyjne. Firma borykała się z czasochłonnym ręcznym procesem obsługi korespondencji, brakiem automatycznego potwierdzania odbioru, rozproszoną komunikacją, chaotycznym zarządzaniem dokumentacją oraz nieefektywnym raportowaniem. Ręczne śledzenie statusu każdego dokumentu przy 150 klientach i kilkunastu przesyłkach dziennie stało się praktycznie niemożliwe.
- Czasochłonny proces obsługi korespondencji
- Brak automatycznego potwierdzenia odbioru
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy dla Gdańskiego Biura Wirtualnego kompleksową aplikację Assistea - system dostosowany do specyficznych potrzeb biur wirtualnych, umożliwiający zarządzanie korespondencją i zleceniami. Główne komponenty to: Moduł zarządzania korespondencją z centralnym repozytorium dokumentów, automatycznymi powiadomieniami dla klientów oraz potwierdzeniami odbioru; System zleceń asystenckich z katalogiem usług, formularzem zgłaszania zadań i śledzeniem statusu; Aplikacja mobilna dla klientów z dostępem do korespondencji i możliwością zlecania zadań; Panel administracyjny dla zarządu z narzędziami do zarządzania kontami, raportowania i planowania zasobów.
| Obszar | Przed | Po |
|---|---|---|
| Obsługa korespondencji | Ręczne skanowanie, wysyłanie e-maili i ręczne odnotowywanie w Excelu | Centralne repozytorium dokumentów, automatyczne powiadomienia i potwierdzenia odbioru |
| Zlecenia asystenckie | Różne kanały komunikacji, brak widoczności statusu | Katalog usług, intuicyjny formularz, śledzenie statusu w czasie rzeczywistym |
| Raportowanie | Ręczne tworzenie raportów, zajmujące 4 godziny tygodniowo | Precyzyjne raportowanie aktywności i efektywności w panelu administracyjnym |
Efekty
- Oszczędność 32 godzin pracy miesięcznie
- Skrócenie czasu obsługi przesyłki o 68%
- Redukcja liczby zapytań o status korespondencji o 96%
- Wzrost liczby obsługiwanych klientów o 25%
- Zwiększenie liczby płatnych zleceń dodatkowych o 31%
Po wdrożeniu aplikacji Assistea, Gdańskie Biuro Wirtualne zanotowało znaczące usprawnienia: 32 godziny oszczędności miesięcznie, 68% skrócenie czasu obsługi przesyłki, 96% redukcję zapytań o status korespondencji, 25% wzrost liczby obsługiwanych klientów bez zwiększania zespołu oraz 31% więcej płatnych zleceń dodatkowych. Wdrożenie systemu usprawniło również pracę zdalną i hybrydową, co okazało się kluczowe w czasach pandemii. Daria Kunkowska, właścicielka GBW, ocenia współpracę bardzo pozytywnie, podkreślając proaktywne podejście zespołu Digital Development.