Automatyzacja obsługi klientów w kancelarii prawnej
Kancelaria prawna zwiększyła wydajność zespołu o 50 godzin miesięcznie dzięki wdrożeniu zintegrowanego, zautomatyzowanego systemu do obsługi spraw klientów.
- Oszczędność czasu pracy rocznie: 600h
- Skrócenie czasu realizacji zleceń PIT: 25%
- Redukcja błędów operacyjnych: 70%
O kliencie
Easy Ocean to wyspecjalizowana kancelaria prawno-podatkowa, która świadczy kompleksowe usługi dla marynarzy oraz ich rodzin. Firma zarządza złożonym portfolio spraw, od rutynowych rozliczeń podatkowych (PITy), przez wnioski o zasiłki (WOPZy), do spraw sądowych i reprezentacji prawnej. Przed wdrożeniem rozwiązania Digital Development, kancelaria obsługiwała rocznie ponad 1000 zleceń różnego typu, z czego znaczną część stanowiły indywidualne rozliczenia podatkowe dla marynarzy pracujących na statkach pod różnymi banderami.
Wyzwanie
Głównym wyzwaniem, z którym zmagała się kancelaria Easy Ocean, był chaos informacyjny wynikający z rozproszenia danych. Informacje o klientach i zleceniach były przechowywane w wielu różnych arkuszach Excel, bez powiązań, co uniemożliwiało śledzenie całościowej historii klienta. Dodatkowo, dla różnych typów spraw istniały odmienne wymagania dotyczące gromadzonych dokumentów, co prowadziło do pomyłek i niekompletnych akt. Pracownicy marnowali czas na ręczne weryfikowanie kompletności dokumentacji i wysyłanie przypomnień do klientów. Terminy rozliczeń, rozpraw sądowych i innych czynności były śledzone ręcznie, co prowadziło do sytuacji awaryjnych i spiętrzeń pracy.
- Rozproszone dane w wielu arkuszach Excel
- Brak standaryzacji dokumentacji dla różnych typów spraw
- Ręczne kompletowanie dokumentów i weryfikacja kompletności
- Trudności w zarządzaniu terminami
Rozwiązanie
Digital Development stworzyło kompleksowe rozwiązanie dla Easy Ocean, wdrażając wielomodułową aplikację biznesową opartą na technologii no-code/low-code (AppSheet), poprzedzoną implementacją Google Workspace w organizacji. Kluczowe elementy wdrożenia obejmowały: strukturalizację i centralizację danych w relacyjnej bazie, dedykowane moduły dla różnych typów spraw, system zarządzania dokumentacją z automatycznym generowaniem folderów w Google Drive, kalendarz terminów i zadań, automatyczne raportowanie, integrację z MailerLite, moduł fakturowania, system ról i uprawnień oraz szereg automatyzacji procesów, takich jak automatyczne wysyłanie maili, generowanie dokumentów, tworzenie folderów czy raporty pracownicze.
| Obszar | Przed | Po |
|---|---|---|
| Zarządzanie dokumentacją | Ręczne weryfikowanie kompletności dokumentów | Zautomatyzowany system checklisty dokumentów |
| Zarządzanie terminami | Ręczne śledzenie terminów rozliczeń, rozpraw sądowych itp. | Zintegrowany kalendarz terminów i zadań z systemem powiadomień |
| Raportowanie | Brak widoczności na poziomie organizacji | Zaawansowany system raportowania dla zarządu, kierowników i pracowników |
Efekty
- Oszczędzono 600 godzin pracy rocznie
- Przyspieszono proces rozliczeń podatkowych o 25%
- Zmniejszono liczbę błędów operacyjnych o 70%
- Poprawiono komunikację z klientami dzięki automatycznym powiadomieniom
Wdrożenie kompleksowego rozwiązania Digital Development przyniosło Easy Ocean wymierne korzyści, które znacząco wpłynęły na efektywność operacyjną i możliwości rozwojowe firmy. Szacowana oszczędność czasu pracy wynosi około 600 godzin rocznie, które wcześniej były poświęcane na ręczne zarządzanie dokumentacją, powielanie danych i komunikację z klientami. Średni czas realizacji zlecenia PIT skrócił się o 25%, a liczba błędów związanych z nieprawidłowymi lub niekompletnymi danymi zmniejszyła się o około 70%. Kancelaria zyskała pełen wgląd w status poszczególnych zleceń i obciążenie pracowników, co pozwala na podejmowanie lepszych decyzji zarządczych. Wszystkie te korzyści przełożyły się na wymierne oszczędności finansowe rzędu 80 000 PLN rocznie oraz znaczące polepszenie jakości obsługi klientów.