Automatyzacja zarządzania kancelarią prawną
Zamknięcie miesiąca skrócone z trzech dni do trzech godzin, błędy rozliczeń w dół o 95%
- Oszczędność czasu: 32h
- Redukcja błędów w rozliczeniach: 95%
- Wzrost efektywności pracowników: 23%
O kliencie
Juristo Walewska Sp.k. to dynamicznie rozwijająca się firma świadcząca kompleksowe usługi prawne. Kancelaria wyróżnia się nietypową strukturą organizacyjną - została utworzona przez dwa odrębne podmioty, każdy z własnym systemem księgowym, co dodatkowo komplikowało kwestie administracyjne i rozliczeniowe. Mimo że Juristo rozpoczynało swoją działalność jako nowy podmiot na rynku usług prawnych, założyciele podeszli do kwestii organizacji pracy z dużą rozwagą, mając świadomość, że odpowiedni system do zarządzania sprawami i klientami będzie kluczowym elementem ich sukcesu.
Wyzwanie
Początkowo kancelaria Juristo zainwestowała w gotowe oprogramowanie za około 400 zł miesięcznie. Mimo starannego researchu system szybko okazał się niewystarczający. Narzędzie nie odróżniało zwykłych zadań od sztywnych terminów sądowych i nie pozwalało elastycznie przypisywać stawek do spraw. Aplikacja nie wspierała rozliczeń dwóch odrębnych podmiotów kancelarii, a oderwany od całości moduł fakturowania wymuszał podwójną pracę. Co gorsza, brak analityki uniemożliwiał ocenę rentowności projektów. Po kilku miesiącach właściciele musieli zdecydować: dostosować swoje procesy do ograniczeń aplikacji, czy zainwestować w dedykowane rozwiązanie.
- Nieodpowiednie rozróżnianie terminów sądowych od zadań w kalendarzu
- Brak możliwości przypisywania różnych typów wynagrodzeń do spraw
Rozwiązanie
Zespół Digital Development wdrożył dedykowane rozwiązanie low-code, oparte na infrastrukturze Google. Pracę rozpoczęliśmy od konfiguracji bezpiecznego środowiska Google Workspace oraz uporządkowania firmowych danych. Następnie zbudowaliśmy aplikację do kompleksowego zarządzania sprawami. System automatycznie kategoryzuje zlecenia, rozlicza dwa odrębne podmioty i elastycznie obsługuje różne modele wynagrodzeń, generując gotowe faktury. Zintegrowaliśmy całość z Google Drive i dedykowanym kalendarzem, automatyzując układanie dokumentów w folderach. Na koniec wdrożyliśmy zaawansowaną analitykę, która pozwala kancelarii monitorować rentowność spraw, badać efektywność zespołu i prognozować przychody.
| Obszar | Przed | Po |
|---|---|---|
| Zarządzanie kalendarzem | Ręczne | Zautomatyzowane z rozróżnieniem terminów sądowych |
| Generowanie faktur i raportów | Ręczne | Automatyczne |
| Rozliczenia | 3 dni | 2 godziny |
Efekty
- Oszczędność 32 godzin pracy miesięcznie
- Skrócenie czasu rozliczeń miesięcznych z 3 dni do 2 godzin
- Redukcja błędów w rozliczeniach o 95%
- Poprawa terminowości obsługi spraw o 40%
- Zwiększenie transparentności dla klientów
- Oszczędność 4800 zł rocznie na kosztach abonamentu poprzedniego systemu
- Wzrost efektywności pracowników o 23%
- Zmniejszenie liczby spraw nierentownych o 15%
Wdrożenie dedykowanego systemu całkowicie odmieniło operacyjną stronę Kancelarii Juristo. Automatyzacja kalendarza i raportów oszczędza zespołowi aż 32 godziny pracy w miesiącu, a czas zamykania rozliczeń spadł z trzech dni do trzech godzin. Zredukowaliśmy błędy fakturowe o 95% i poprawiliśmy terminowość spraw o 40%. Rezygnacja ze starego oprogramowania to dodatkowe 4800 zł oszczędności w skali roku. Narzędzie podniosło efektywność zespołu o 23% i pomogło obciąć liczbę nierentownych spraw o 15%. Kancelaria wreszcie skupia się na klientach zamiast tonąć w papierologii, opierając decyzje na twardych danych.