Automatyzacja zarządzania szkoleniami BHP zwiększa wydajność o 25%
Kompleksowe rozwiązanie cyfrowe pomogło firmie Halda obniżyć koszty administracyjne, wyeliminować błędy i zwiększyć liczbę klientów
- Oszczędność czasu: 6 dni
- Redukcja błędów: 98%
- Wzrost liczby klientów: 20%
O kliencie
Naszym klientem jest firma Halda - profesjonalna firma zajmująca się kompleksową obsługą BHP dla innych przedsiębiorstw. Halda świadczy usługi z zakresu szkoleń BHP, dokumentacji powypadkowej, oceny ryzyka zawodowego oraz szkoleń z pierwszej pomocy. Firma obsługuje kilkadziesiąt podmiotów, dla których przeprowadza setki szkoleń BHP rocznie, obejmujących pracowników na różnych stanowiskach. Każdy klient Haldy ma inne potrzeby i indywidualne warunki współpracy, co wymaga elastycznego podejścia do zarządzania umowami i dokumentacją.
Wyzwanie
Przed wdrożeniem nowego rozwiązania, Halda napotykała szereg problemów, które utrudniały efektywne zarządzanie usługami BHP. Dane o klientach, ich pracownikach, umowach i szkoleniach były rozproszone w różnych miejscach, co prowadzało do błędów i nieefektywności. Występowały również problemy z numeracją zaświadczeń, zarządzaniem złożonymi cennikami oraz ręcznym przygotowywaniem umów i zleceń. Wszystko to wymagało znacznej ilości czasu pracy specjalistów Haldy.
- Rozproszenie danych o klientach, ich pracownikach, umowach i szkoleniach
- Brak standaryzacji dokumentów, co prowadziło do błędów
- Problemy z numeracją zaświadczeń szkoleniowych
- Złożoność cenników i umów utrudniająca fakturowanie
Rozwiązanie
Digital Development stworzyło dedykowaną aplikację 'BHP Manager', wykorzystując podejście low-code. System składa się z kluczowych modułów: centralnej bazy danych klientów i pracowników, zarządzania umowami i zleceniami, automatycznego generowania zaświadczeń szkoleniowych, monitorowania terminów oraz intuicyjnych interfejsów użytkownika. Rozwiązanie zostało zaprojektowane z myślą o elastyczności, umożliwiając Haldzie edycję parametrów bez wpływu na integralność dokumentacji.
| Obszar | Przed | Po |
|---|---|---|
| Tworzenie umów i zleceń | Ręczne wypełnianie szablonów | Automatyczne generowanie dokumentów na podstawie wprowadzonych danych |
| Generowanie zaświadczeń | Ręczne tworzenie dokumentów | Automatyczne generowanie zaświadczeń z prawidłowym numerowaniem |
| Zarządzanie terminami szkoleń | Ręczna kontrola terminów | Automatyczne powiadamianie o zbliżających się terminach |
Efekty
- Oszczędność 6 dni roboczych miesięcznie (25% czasu pracy specjalistów)
- Redukcja błędów w dokumentacji o 98%
- Przyspieszenie procesu tworzenia dokumentów średnio o 93%
- Centralizacja danych o klientach i usługach
- Wzrost liczby obsługiwanych klientów o 20% bez zwiększania zatrudnienia
- Pełna zgodność z przepisami dzięki właściwej numeracji zaświadczeń
Wdrożenie systemu BHP Manager przyniosło firmie Halda wymierne korzyści. Specjaliści zaoszczędzili 6 dni roboczych miesięcznie (25% czasu pracy), a liczba błędów w dokumentacji spadła o 98%. Proces tworzenia umów, zamówień i zaświadczeń został przyśpieszony średnio o 93%. System zapewnia pełną centralizację danych, automatyczne powiadamianie o terminach szkoleń oraz zgodność z przepisami. W efekcie, Halda mogła zwiększyć liczbę obsługiwanych klientów o 20% bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników.