Automatyzacja zarządzania zleceniami w YOV Group
Automatyzacja zarządzania zleceniami sprzątania przyspieszyła procesy i zwiększyła efektywność firmy sprzątającej YOV Group
- Oszczędność czasu na raportowaniu: 6 dni
- Redukcja czasu rozliczeń z pracownikami: 90%
- Dokumentacja wszystkich zleceń: 100%
O kliencie
YOV Group to firma specjalizująca się w profesjonalnych usługach sprzątających, obsługująca licznych zarządców nieruchomości i apartamentów turystycznych. Z uwagi na specyfikę działalności, YOV Group musi ściśle współpracować z zarządcami nieruchomości, dostosowując się do ich wymagań i systemów zarządzania. Firma obsługuje dziesiątki apartamentów, a każde zlecenie charakteryzuje się różnym poziomem skomplikowania, innym zakresem prac oraz wymogami raportowania.
Wyzwanie
YOV Group zmagał się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami, takimi jak: brak możliwości integracji z systemami zarządców nieruchomości, rozproszenie informacji o zleceniach, brak centralnej bazy danych o zrealizowanych zleceniach, czasochłonne raportowanie oraz skomplikowany proces rozliczeń z pracownikami. Najpoważniejszym wyzwaniem był brak możliwości integracji z systemami zarządców nieruchomości oraz konieczność spełnienia ich wymagań dotyczących raportowania w ściśle określonym formacie.
- Rozproszenie informacji - zlecenia przychodziły różnymi kanałami (email, WhatsApp), co powodowało chaos informacyjny i ryzyko pominięcia zadań
- Brak systemu ewidencji sprzątań - firma nie posiadała centralnej bazy danych o zrealizowanych zleceniach, co uniemożliwiało efektywne zarządzanie i rozwiązywanie reklamacji
Rozwiązanie
W odpowiedzi na potrzeby YOV Group, zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy kompleksowy system zarządzania zleceniami sprzątania w oparciu o platformę Google Workspace. Kluczowe elementy systemu to: centralna baza danych, bot automatyzujący pobieranie zleceń, mobilny system obsługi zleceń dla pracowników terenowych, panel koordynatora z podglądem statusów zleceń, moduł automatyzacji raportowania oraz system automatycznego rozliczania pracowników. Ponadto zintegrowaliśmy aplikację z dodatkowymi systemami zarządców poprzez alternatywne metody wymiany danych.
| Obszar | Przed | Po |
|---|---|---|
| Raportowanie | Ręczne w Excelu | Jest w 100% zautomatyzowane |
| Rozliczenia z pracownikami | Ręczne | Zautomatyzowane na podstawie zrealizowanych zleceń i przypisanych stawek |
Efekty
- Oszczędność 6 dni roboczych miesięcznie na przygotowaniu raportów rozliczeniowych
- Eliminacja błędów w raportowaniu dzięki automatyzacji procesu generowania zestawień
- Skrócenie czasu rozliczeń z pracownikami o 90% dzięki automatycznemu systemowi obliczania wynagrodzeń
Wdrożony system przyniósł firmie YOV Group wymierne korzyści, takie jak: oszczędność 6 dni roboczych miesięcznie na przygotowaniu raportów rozliczeniowych, eliminacja błędów w raportowaniu, skrócenie czasu rozliczeń z pracownikami o 90%, poprawa jakości usług poprzez dokumentację nietypowych sytuacji, pełna transparentność operacji, możliwość szybkiego rozpatrywania reklamacji oraz zwiększenie efektywności zarządzania zespołem. Klient jest niezwykle zadowolony z rezultatów współpracy i z pełnym przekonaniem poleca firmę Digital Development jako profesjonalnego i rzetelnego partnera w dziedzinie technologii informatycznych.