Cyfrowa Kontrola Zespołu Sprzedaży Dermokosmetyków
Dedykowana aplikacja PWA z weryfikacją GPS wyeliminowała nadużycia i przywróciła pełną transparentność zarządzania 12 przedstawicielami medycznymi Lefrosch.
- Promień weryfikacji GPS każdej wizyty: 300m
- Spadek sprzedaży, który wywołał projekt: -25%
- Przedstawicieli objętych systemem: 12
O kliencie
LEFROSCH SP. Z O.O. to firma z wieloletnią tradycją, działająca na polskim rynku od 1967 roku, specjalizująca się w produkcji dermokosmetyków. Dystrybucja produktów opiera się na sieci około 12 przedstawicieli medycznych, którzy na co dzień docierają do lekarzy i aptek na terenie całego kraju. Firma konsekwentnie buduje własną bazę kontaktów z profesjonalistami z branży medycznej – inicjatywa zapoczątkowana w 2022 roku – stawiając na bezpośrednie, długotrwałe relacje jako fundament swojej strategii sprzedaży. W tym modelu efektywność i wiarygodność pracy terenowej przedstawicieli jest absolutnie kluczowym ogniwem całego łańcucha wartości. Tymczasem narastające problemy operacyjne skutecznie podważały ten filar biznesu, prowadząc do mierzalnego i niepokojącego pogorszenia wyników finansowych firmy.
Wyzwanie
Bezpośrednim impulsem do podjęcia działań był 25% spadek sprzedaży, który skłonił zarząd do wnikliwej analizy efektywności pracy zespołu handlowego. Zidentyfikowane przyczyny miały charakter systemowy i organizacyjny. Dotychczasowe oprogramowanie – aplikacja Comarch – okazało się całkowicie nieadekwatne do realnych potrzeb firmy: nie pozwalało na generowanie użytecznych, elastycznych raportów i nie oferowało żadnych narzędzi do weryfikacji rzeczywistych działań w terenie. Brak transparentności był fundamentalnym problemem – zarząd nie miał możliwości potwierdzenia, czy zaplanowane wizyty faktycznie się odbyły ani czy raportowany czas pracy odpowiadał rzeczywistości. Istniały uzasadnione podejrzenia o nadużycia ze strony pracowników, co poważnie podważało zaufanie i uniemożliwiało obiektywną ocenę sytuacji. Równolegle procesy raportowania były w pełni manualne i niezwykle czasochłonne, a przedstawiciele nie dysponowali intuicyjnym, mobilnym narzędziem dostosowanym do specyfiki ich codziennej pracy w terenie. Na poziomie strategicznym firma ryzykowała trwałą utratą cennej wiedzy biznesowej – brakowało centralnego repozytorium historii wizyt i relacji z klientami (lekarzami i aptekami), co w perspektywie długoterminowej zagrażało ciągłości i jakości obsługi kluczowych kontrahentów.
- 25% spadek sprzedaży spowodowany brakiem kontroli nad pracą przedstawicieli w terenie
- Brak możliwości weryfikacji czy zaplanowane wizyty faktycznie się odbyły – podejrzenia o nadużycia
- Nieefektywny system Comarch bez użytecznych raportów i narzędzi monitoringowych
- Manualne, czasochłonne raportowanie i brak centralnej bazy historii wizyt oraz relacji z klientami
Rozwiązanie
Po przeprowadzeniu serii warsztatów analitycznych i projektowych, zaproponowaliśmy stworzenie dedykowanej aplikacji biznesowej w formie Progresywnej Aplikacji Webowej (PWA). Wybór technologii był strategiczny – zapewnił pełną dostępność na wszystkich urządzeniach mobilnych z systemem Android używanych przez przedstawicieli, eliminując konieczność publikacji w sklepach z aplikacjami i upraszczając proces wdrożenia i aktualizacji. Projekt realizowano w metodologii Agile, w dwutygodniowych sprintach, co umożliwiało bieżącą weryfikację postępów i elastyczne dopasowywanie priorytetów do potrzeb klienta.
Stos technologiczny aplikacji oparty został na frontendzie zbudowanym w TypeScript z biblioteką React oraz backendzie opartym na platformie Supabase, gwarantując skalowalność, bezpieczeństwo danych i szybkość realizacji. Kluczowym elementem architektonicznym stała się głęboka integracja z API Google Maps oraz natywnymi funkcjami geolokalizacji urządzeń mobilnych, która stanowi techniczne serce całego systemu weryfikacji.
| Obszar | Przed | Po |
|---|---|---|
| Weryfikacja wizyt | Brak możliwości weryfikacji – pełne zaufanie do deklaracji przedstawicieli, podejrzenia o nadużycia | Automatyczna walidacja GPS w promieniu 300m od adresu klienta przy każdym rozpoczęciu i zakończeniu wizyty |
| Raportowanie | Manualne, czasochłonne procesy bez elastyczności – system Comarch bez użytecznych zestawień | Zautomatyzowane, dynamiczne raporty dzienne, miesięczne i kwartalne generowane w PDF na żądanie |
| Kontrola czasu pracy | Brak narzędzi do weryfikacji rzeczywistego czasu pracy – raportowany czas niemożliwy do potwierdzenia | Automatyczny zapis czasu rozpoczęcia i zakończenia dnia oraz każdej wizyty z lokalizacją GPS |
| Zarządzanie danymi klientów | Brak centralnego systemu – ryzyko utraty wiedzy o lekarzach i aptekach oraz historii wizyt | Centralna baza klientów z pełną historią aktywności, potencjału i wyników ankiet powiązanych wizyt |
| Model zarządzania zespołem | Reaktywne zarządzanie oparte na niepełnych, niewiarygodnych danych z terenu | Proaktywne zarządzanie w oparciu o dane w czasie rzeczywistym i dashboard analityczny z KPI |
| Narzędzia mobilne dla przedstawicieli | Skomplikowana, nieintuicyjna aplikacja Comarch nieprzystosowana do pracy terenowej | Prosta, intuicyjna aplikacja PWA działająca na Android bez instalacji – planowanie, ankiety, baza klientów |
Efekty
- Wdrożenie geolokalizacyjnej weryfikacji wizyt
- Zastąpienie poprzedniego systemu dedykowaną aplikacją PWA dostępną na wszystkich urządzeniach Android bez instalacji ze sklepu
- Pełna automatyzacja raportowania czasu pracy i wyników wizyt
- Uzyskanie pełnego audytu log i dashboardu analitycznego dla zarządu z danymi w czasie rzeczywistym
- Centralizacja bazy wiedzy o klientach (lekarze, apteki) z pełną historią aktywności i potencjału
Wdrożenie dedykowanej aplikacji PWA przyniosło firmie Lefrosch głęboką transformację operacyjną i wymierne korzyści biznesowe. Zastąpienie nieefektywnego systemu narzędziem "szytym na miarę" pozwoliło na odzyskanie pełnej kontroli nad kluczowym obszarem działalności firmy. Fundamentalnym osiągnięciem projektu było wdrożenie precyzyjnego, nieomylnego mechanizmu weryfikacji wizyt opartego na geolokalizacji – walidacja w promieniu 300 metrów od adresu klienta skutecznie i definitywnie wyeliminowała ryzyko raportowania fikcyjnych spotkań, rozwiązując źródłowy problem braku zaufania i potencjalnych nadużyć. Zarząd Lefrosch uzyskał dostęp do twardych danych i realnego wglądu w pracę całego zespołu w czasie rzeczywistym, co przełożyło się z reaktywnego na proaktywny model zarządzania. Manualne, czasochłonne procesy raportowania zostały w pełni zautomatyzowane, a firma zyskała centralne repozytorium wiedzy o klientach i historii wizyt, eliminując ryzyko utraty cennych danych biznesowych. Sukces wdrożenia oraz proaktywne podejście zespołu Digital Development – widoczne m.in. w szybkiej reakcji na zgłoszone po starcie problemy, jak poprawa precyzji działania geolokalizacji – zaowocowały budową trwałej relacji partnerskiej. Lefrosch zdecydował się na podpisanie umowy utrzymaniowej za 600 zł miesięcznie, zapewniając sobie stałe wsparcie techniczne i możliwość dalszego rozwoju platformy, co potwierdza pełną satysfakcję z dostarczonego rozwiązania.