Dedykowany CRM dla Sieci Sprzedaży Energii
Optienergia zastąpiła Excele i ręczne rozliczenia jednym systemem CRM, który rośnie razem z firmą i skrócił spotkania zarządcze z godziny do 10 minut.
- Czas trwania spotkań zarządczych (zamiast 1 godziny): 10 min
- Handlowców obsługiwanych przez system: 25+
- Iteracyjnego wdrożenia CRM: 2 etapy
O kliencie
Optienergia, dynamicznie rozwijająca się firma z branży energetycznej B2B, zarządza ofertami wielu dostawców oraz rozbudowaną siecią handlowców i subpartnerów. Przy tak intensywnym wzroście organizacja potrzebowała dedykowanej aplikacji, która nie tylko uporządkuje procesy sprzedażowe, ale będzie też elastycznie ewoluować wraz z dalszym rozwojem biznesu.
Wyzwanie
Głównym wyzwaniem Optienergii było opieranie kluczowych procesów na arkuszach kalkulacyjnych i komunikacji mailowej. Często zmieniane cenniki dostawców generowały ryzyko błędów w ofertach, a ręczna rezerwacja NIP wywoływała konflikty w zespole. Skomplikowany system prowizyjny wymagał żmudnych, ręcznych weryfikacji, brak dostępu do danych w czasie rzeczywistym utrudniał sprawne zarządzanie, a brak mobilnego narzędzia ograniczał pracę handlowców w terenie.
- Ofertowanie w wielu arkuszach Excel z ręcznym przeliczaniem marż dla każdego dostawcy
- Ręczne rezerwacje klientów po NIP bez centralnej kontroli – spory o własność klientów
- Skomplikowane rozliczenia prowizji w różnych formatach plików od dostawców
- Brak bieżącego wglądu zarządu w wyniki sieci sprzedaży
- Słaba mobilność narzędzi dla handlowców pracujących w terenie
Rozwiązanie
Projekt rozpoczęto od warsztatów procesowych, które pozwoliły precyzyjnie zmapować dotychczasowe procedury i wyznaczyć cele strategiczne. Aplikację rozwijano w elastycznym, iteracyjnym modelu – w oparciu o stałą współpracę i feedback od użytkowników.
W pierwszym etapie wdrożono trzon systemu CRM: pulpit z analityką wyników w czasie rzeczywistym, zautomatyzowaną rezerwację NIP z kontrolą terminów, cyfrowy obieg umów oraz czytelny moduł rozliczeń prowizyjnych. W drugim etapie aplikację rozbudowano o wielocyklowy lejek sprzedażowy, obowiązkowy system notatek procesowych oraz dedykowany, bezpieczny moduł dla zewnętrznych subpartnerów ze ściśle kontrolowanym dostępem do danych.
| Obszar | Przed | Po |
|---|---|---|
| Ofertowanie | Ręczne formatki Excel, e-mail do back office, ręczne doliczanie marży, generowanie PDF | Ustrukturyzowany proces w CRM z automatycznym przepływem i historią |
| Rezerwacje klientów (NIP) | Ręczne sprawdzanie i rezerwowanie w systemach dostawców, brak centralnej kontroli | Automatyczne rezerwacje NIP z licznikiem dni i listą rezerwową w systemie |
| Rozliczenia prowizji | Pliki od dostawców w różnych formatach, ręczna weryfikacja w arkuszach | Uproszczony, czytelny widok prowizji z kluczowymi informacjami |
| Wgląd w wyniki sieci | Brak bieżących danych, długie spotkania analityczne z menedżerami | Pulpit i rankingi w czasie rzeczywistym, spotkania skrócone do 10 minut |
| Sieć zewnętrzna | Brak struktury dla subpartnerów, brak kontroli nad dostępem do danych | Dedykowana rola subpartnera z ograniczonym dostępem, limitem czasowym i powiadomieniami |
| Wizerunek online | Brak nowoczesnej strony internetowej dostosowanej do urządzeń mobilnych | Nowa strona z wersją mobilną, wideo, FAQ i sekcjami Kariera i Kontakt |
Efekty
- Spotkania zarządcze z menedżerami skrócone z 1 godziny do 10 minut dzięki bieżącym danym
- Wyeliminowane spory o własność klientów dzięki automatycznym rezerwacjom NIP
- Skalowanie sieci o zewnętrznych subpartnerów z kontrolowanym dostępem do danych
- Czytelny widok prowizji zastąpił wielokolumnowe tabele rozliczeniowe
- Nowa strona internetowa z pełną wersją mobilną poprawiła wizerunek firmy
Dedykowana aplikacja CRM od Digital Development stworzyła dla Optienergii jedno źródło prawdy o klientach, umowach i wynikach sprzedaży. Automatyczna rezerwacja NIP wyeliminowała spory w zespole, a dostęp do danych w czasie rzeczywistym skrócił spotkania menedżerskie z 60 do zaledwie 10 minut. Czytelny moduł rozliczeń oraz bezpieczny dostęp dla zewnętrznych subpartnerów usprawniły skalowanie sieci, budując solidny fundament pod dalszy wzrost firmy.