Jak Cogito zautomatyzowało zarządzanie kursami
Firma edukacyjna Cogito zwiększyła efektywność operacyjną o 27 godzin tygodniowo dzięki wdrożeniu kompleksowej aplikacji zarządzającej
- Oszczędność czasu: 27h
- Redukcja czasu na odpowiedź na zapytania: 90%
- Centralizacja danych: 100%
O kliencie
Cogito to organizacja edukacyjna, która prowadzi zajęcia i kursy w różnych placówkach na terenie całego kraju. Firma oferuje kursy tematyczne skierowane głównie do dzieci i młodzieży szkolnej, współpracując z licznymi szkołami podstawowymi, przedszkolami i innymi placówkami edukacyjnymi. Przed wdrożeniem nowego rozwiązania, Cogito korzystało z kilkudziesięciu arkuszy Excel podzielonych według placówek, co stanowiło znaczące wyzwanie w codziennej koordynacji działań.
Wyzwanie
Podstawowym wyzwaniem, przed którym stało Cogito, był chaotyczny i czasochłonny system zarządzania oparty na wielu oddzielnych arkuszach Excel. Dane były rozproszone w kilkudziesięciu plikach, a informacje o uczniach, grupach i umowach były trudne do przeglądania i aktualizacji. Brak relacyjnej struktury danych powodował liczne niespójności i duplikaty. Pracownicy tracili średnio 27 godzin tygodniowo na ręczne wyszukiwanie, aktualizowanie i synchronizowanie danych. Odpowiedź na podstawowe pytania wymagała przeszukiwania wielu plików, a organizacja lekcji demonstracyjnych była uciążliwa. Dodatkowo, równoczesna praca kilku osób na tych samych plikach prowadziła do konfliktów i utraty danych, co jeszcze bardziej komplikowało codzienną pracę organizacji.
- Dane rozproszone w kilkudziesięciu plikach Excel
- Trudności w aktualizacji i synchronizacji informacji
- Czasochłonne ręczne zarządzanie danymi
Rozwiązanie
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy kompleksową aplikację biznesową opartą na platformie low-code AppSheet. Zbudowaliśmy relacyjny model danych obejmujący placówki edukacyjne, grupy zajęciowe, uczniów, rodziców/opiekunów oraz umowy. Stworzyliśmy intuicyjny interfejs z widokami dostosowanymi do różnych potrzeb, takimi jak filtrowanie placówek po regionach, przejrzysty system grup z podziałem na rok szkolny i placówki, szczegółowe profile uczniów oraz zarządzanie umowami. Zaimplementowaliśmy także zaawansowane funkcje operacyjne, jak system zapisów uczniów, planowanie i zarządzanie lekcjami demonstracyjnymi, automatyczne obliczanie statusów grup oraz kalendarz wydarzeń i zajęć. Dodatkowo, aplikacja umożliwia wysyłanie e-maili bezpośrednio z systemu i posiada przygotowanie pod integrację z systemami SMS.
| Obszar | Przed | Po |
|---|---|---|
| Zarządzanie danymi | Rozproszone arkusze Excel | Relacyjny model danych w centralnej aplikacji |
| Organizacja lekcji demonstracyjnych | Uciążliwe i czasochłonne | Znacznie uproszczone i zautomatyzowane |
| Komunikacja z rodzicami i placówkami | Brak skutecznych mechanizmów | Bezpośrednia możliwość wysyłania e-maili z aplikacji |
Efekty
- Oszczędzono 27 godzin tygodniowo
- Czas odpowiedzi na zapytania skrócony do 15 sekund
- Pełna centralizacja danych w jednym spójnym systemie
- Eliminacja problemów z niespójnością danych
Wdrożone rozwiązanie przyniosło Cogito wymierne korzyści. Zespół zaoszczędził około 27 godzin tygodniowo, które wcześniej poświęcał na ręczne zarządzanie danymi. Czas odpowiedzi na zapytania klientów skrócił się z kilku minut do kilkunastu sekund. Wszystkie informacje są teraz dostępne w jednym miejscu i powiązane ze sobą w logiczny sposób, eliminując problemy z niespójnością danych. Aplikacja automatyzuje kluczowe procesy, takie jak obliczanie statusów grup, śledzenie umów czy zarządzanie listami rezerwowymi. Usprawniła także komunikację z rodzicami i placówkami, oferując możliwość wysyłania e-maili bezpośrednio z systemu. Dzięki zastosowanemu rozwiązaniu Cogito może sprawniej zarządzać swoją działalnością, co przełożyło się na znaczące zwiększenie efektywności operacyjnej.