Kompleksowa automatyzacja dla polskiej szkoły językowej
Oszczędność ponad 250 godzin pracy miesięcznie dzięki wdrożeniu zintegrowanego systemu
- Oszczędność czasu pracy miesięcznie: 250h
- Zrealizowanych zadań: 100%
- Skrócenie czasu odpowiedzi systemu: 3-5s
O kliencie
Polski Instytut Językowy (działający w ramach Fundacji MOBI) to organizacja specjalizująca się w edukacji językowej oraz świadczeniu usług dla obcokrajowców przebywających w Polsce. Instytut obsługuje setki uczestników rocznie, organizując cykliczne nabory, egzaminy w terminach ministerialnych oraz stałą obsługę administracyjną. Przed rozpoczęciem współpracy, procesy w Instytucie były w dużej mierze manualne i rozproszone, co generowało chaos, opóźnienia i ryzyko błędów.
Wyzwanie
Rozproszone informacje, limity arkuszy Google i luki w bezpieczeństwie to główne bariery, które blokowały rozwój klienta. Zespół tracił mnóstwo czasu na powtarzalną, ręczną pracę, a trudna współpraca z zewnętrznym dostawcą tylko potęgowała problem. Sytuacja wymagała zdecydowanego cięcia i wdrożenia kompleksowej platformy. Nowe rozwiązanie musiało odzyskać kontrolę nad danymi i w pełni zautomatyzować codzienne obowiązki zespołu.
- Brak centralnego systemu - dane rozproszone w wielu aplikacjach
- Niewydajna technologia oparta na Google Sheets
- Ryzyko bezpieczeństwa danych
- Problemy ze współpracą z zewnętrznym dostawcą
Rozwiązanie
W odpowiedzi na wyzwania klienta, zespół Digital Development zaprojektował i wdrożył kompleksowy system do zarządzania operacjami, oparty na elastycznych technologiach no-code i low-code. Sercem rozwiązania stała się aplikacja zbudowana na platformie Google AppSheet, zintegrowana z szeregiem zewnętrznych narzędzi, m.in.: Typeform do zbierania danych, TPay do obsługi płatności, GetResponse do automatyzacji kampanii marketingowych oraz Supabase jako profesjonalna baza danych. Skrypty Google Apps Script obsługiwały logikę biznesową, taką jak walidacja danych, generowanie linków płatności czy uruchamianie łańcuszków mailowych.
| Obszar | Przed | Po |
|---|---|---|
| Rejestracja, płatności i komunikacja | Manualne procesy, rozproszenie danych | 100% zautomatyzowane, scentralizowane w jednym systemie |
| Baza danych | Google Sheets z problemami wydajności | Profesjonalna baza Supabase zapewniająca szybkość i skalowanie |
| Dostęp i bezpieczeństwo | Nieograniczony dostęp dostawców zewnętrznych | Granularna kontrola dostępu, pełna kontrola klienta nad danymi |
Efekty
- Pełna automatyzacja kluczowych procesów: rejestracji, płatności, komunikacji i obsługi egzaminów
- Centralizacja danych z wielu źródeł w jednym, bezpiecznym miejscu
- Skrócenie czasu odpowiedzi systemu z 15 sekund do 3-5 sekund
- Eliminacja manualnej, powtarzalnej pracy pracowników
Wdrożenie systemu przez Digital Development przyniosło Polskiemu Instytutowi Językowemu wymierne korzyści, transformując chaos operacyjny w uporządkowany i zautomatyzowany proces. Kluczowe efekty to: 100% zrealizowanych zadań, skrócenie czasu odpowiedzi systemu z 15 do 3-5 sekund, pełna automatyzacja kluczowych procesów, centralizacja danych w jednym bezpiecznym miejscu oraz zwiększona skalowalność na przyszłość. Dzięki temu, klient zyskał oszczędność ponad 250 godzin pracy miesięcznie, odciążając pracowników administracji.