Oszczędność 27 godzin pracy tygodniowo dzięki zintegrowanemu systemowi zarządzania sprawami

O kliencie

Kancelaria odszkodowawcza to średniej wielkości firma specjalizująca się w kompleksowej obsłudze prawnej klientów dochodzących odszkodowań. Firma współpracuje z rozległą siecią zewnętrznych ekspertów - specjalistów z różnych obszarów prawa odszkodowawczego, prawników, lekarzy oraz agentów pozyskujących nowe sprawy. Kancelaria obsługuje rocznie setki spraw odszkodowawczych i zatrudnia kilkunastu pracowników wewnętrznych koordynujących pracę kilkudziesięciu współpracowników zewnętrznych.

Do 2023 roku kancelaria działała w modelu rozproszonym, opierając się głównie na zewnętrznych specjalistach, by później przejść na bardziej scentralizowany model biznesowy, zatrudniając więcej specjalistów na miejscu i zmieniając procesy zarówno sprzedażowe jak i produkcyjne.

Wyzwanie

Projekt stanowił wyzwanie z kilku kluczowych powodów:

Złożona struktura organizacyjna - Konieczność obsługi wielu różnych ról użytkowników z różnymi poziomami dostępu i potrzebami (pracownicy wewnętrzni, prawnicy, lekarze, agenci, managerzy, dyrektorzy) wymagała precyzyjnego zaprojektowania systemu uprawnień.

Skomplikowany system prowizji - Implementacja trójpoziomowego systemu prowizji z automatycznym przypisywaniem beneficjentów wymagała złożonej logiki biznesowej i dokładnego odwzorowania istniejących reguł.

Migracja z rozproszonych arkuszy - Przeniesienie danych z wielu arkuszy Google Sheets do zintegrowanego systemu wymagało dokładnej analizy, czyszczenia danych i mapowania powiązań.

Ewolucja modelu biznesowego - System musiał być elastyczny, aby dostosować się do zmieniającego się modelu biznesowego kancelarii, co wymagało gruntownej przebudowy w 2023 roku.

Integracja wielu systemów - Połączenie AppSheet, Google Workspace, aplikacji mobilnej i HubSpot wymagało zaprojektowania spójnej architektury i bezbłędnej wymiany danych.

Jak zaznaczył CTO Digital Development: "Najtrudniejszym aspektem projektu było stworzenie systemu, który jest jednocześnie kompleksowy i elastyczny. Musieliśmy odpowiedzieć na bardzo różnorodne potrzeby użytkowników, a jednocześnie zapewnić, że system będzie mógł ewoluować wraz ze zmieniającym się modelem biznesowym klienta. Wykorzystanie technologii no-code/low-code pozwoliło nam na szybkie iteracje i dostosowywanie systemu do zmieniających się wymagań."

• Kancelaria borykała się z kilkoma istotnymi przeszkodami:
• Rozproszenie danych - Informacje o klientach, sprawach i postępach były rozproszone w dziesiątkach arkuszy Google Sheets, co prowadziło do niespójności danych, duplikacji pracy i błędów.
• Brak transparentności - Trudno było śledzić, kto i kiedy wykonał jakie działania w sprawach, co utrudniało rozliczalność i planowanie.
• Skomplikowana struktura prowizji - System wynagrodzeń dla agentów składał się z trzech poziomów prowizji, a każdy agent miał przydzielonego managera i dyrektora, którzy również otrzymywali udział w prowizji. Ręczne obliczanie tych prowizji zajmowało pracownikom działu finansowego około 2 dni robocze miesięcznie.
• Nieefektywna komunikacja - Wymiana informacji między pracownikami wewnętrznymi a zewnętrznymi współpracownikami odbywała się głównie przez e-mail i telefon, co powodowało opóźnienia i utratę ważnych informacji.
• Chaotyczny obieg dokumentów - Pomimo korzystania z Dysku Google, dokumenty były często trudne do odnalezienia, a ich przepływ między pracownikami wymagał wielu ręcznych kroków.
• Jak powiedział Dyrektor Operacyjny kancelarii: "Traciliśmy dziesiątki godzin tygodniowo na czynności, które nie przynosiły wartości dodanej - szukanie dokumentów, wprowadzanie tych samych danych w kilku miejscach, ręczne obliczanie prowizji. To nie tylko marnowało nasz czas, ale też zwiększało ryzyko błędów i obniżało satysfakcję klientów."

Rozwiązanie

Nasze podejście do tego złożonego problemu było stopniowe i systematyczne, z wykorzystaniem technologii no-code/low-code, co pozwoliło na szybkie wdrożenia i iteracyjne udoskonalanie rozwiązania:

Efekty

• Wdrożone rozwiązanie przyniosło kancelarii odszkodowawczej wymierne korzyści biznesowe:
• Oszczędność czasu:
• 27 godzin oszczędności tygodniowo w skali całej organizacji na zadaniach administracyjnych
• Redukcja czasu potrzebnego na obliczanie prowizji o 95% (z 2 dni do 1 godziny miesięcznie)
• Skrócenie czasu potrzebnego na znalezienie dokumentów o 80%
• Zwiększenie efektywności:
• Wzrost liczby obsługiwanych spraw o 42% bez zwiększenia zatrudnienia
• Skrócenie średniego czasu obsługi sprawy o 35%
• Zwiększenie liczby spraw pozyskiwanych przez agentów o 28%
• Poprawa jakości danych:
• Eliminacja 95% błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych
• Centralizacja i ujednolicenie informacji o klientach i sprawach
• Pełna transparentność i możliwość audytu wszystkich działań w systemie
• Korzyści finansowe:
• Wzrost przychodów o 37% rok do roku dzięki większej efektywności
• Redukcja kosztów administracyjnych o 22%
• Zwiększenie rentowności poszczególnych spraw dzięki precyzyjnej analizie kosztów
• Rozwój biznesu:
• Wzrost liczby zewnętrznych agentów o 65% dzięki wdrożeniu aplikacji mobilnej
• Rozszerzenie działalności o nowe linie biznesowe bez proporcjonalnego wzrostu kosztów
• Pozyskanie nowego segmentu klientów dzięki profesjonalnym narzędziom cyfrowym

✅ Oszczędność 27 godzin pracy tygodniowo

✅ Wzrost liczby obsługiwanych spraw o 42%

✅ Redukcja błędów danych o 95% ✅ Wzrost przychodów o 37% rok do roku

✅ Zwiększenie liczby agentów o 65%

Szukasz podobnych oszczędności czasu w swojej firmie? Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości automatyzacji procesów w Twojej organizacji. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.