Oszczędność 240 godzin miesięcznie dzięki automatyzacji ewidencji czasu pracy w plantacji choinek

Kim jest nasz klient?

Nasz klient to średniej wielkości przedsiębiorstwo zajmujące się produkcją i sprzedażą choinek świątecznych, zarządzające kilkoma plantacjami w różnych lokalizacjach. Firma zatrudnia sezonowo około 80-100 pracowników, w tym brygadzistów, kierowników produkcji oraz pracowników fizycznych wykonujących różnorodne czynności - od wyznaczania drzew przez cięcie, po paletowanie i transport.

Specyfika działalności wymaga precyzyjnego zarządzania czasem pracy w rozproszonych lokalizacjach, gdzie zespoły pracują w różnych trybach rozliczeniowych (godzinowym i akordowym). Firma musi skutecznie koordinować pracę dziesiątek osób jednocześnie w terenie, często w trudnych warunkach pogodowych i przy ograniczonej łączności.

Co klient chciał osiągnąć?

Głównym celem było stworzenie cyfrowego systemu zarządzania czasem pracy, który:

• Wyeliminowałby papierową ewidencję - dotychczas czas pracy rejestrowano ręcznie w zeszytach, co generowało błędy i utrudniało rozliczenia
• Umożliwiłby real-time monitoring zespołów rozproszonych w różnych lokalizacjach
• Zautomatyzowałby rozliczenia dla różnych trybów pracy (godzinowy/akordowy)
• Zapewniłby przejrzystość rozliczeń dla pracowników sezonowych i agencyjnych
• Zredukował czas poświęcany na administrację z 40 godzin do maksymalnie 10 godzin miesięcznie

Klient potrzebował rozwiązania, które działałoby niezawodnie w terenie, obsługiwałoby pracę offline i umożliwiałoby szybkie wprowadzanie danych przez brygadzistów zarządzających grupami pracowników.

Co stało na drodze? Z czym zmagał się klient?

Największe wyzwania to:

Chaos organizacyjny - Brygadziści tracili nawet 2 godziny dziennie na ręczne wypełnianie kart pracy, co przy 5 brygadzistach generowało 50 godzin marnowanego czasu tygodniowo.

Błędy w rozliczeniach - Ręczne przepisywanie danych z papierowych kart do systemu księgowego skutkowało rozbieżnościami w wynagrodzeniach, co prowadziło do konfliktów z pracownikami.

Brak kontroli nad lokalizacją pracy - Kierownicy nie wiedzieli w czasie rzeczywistym, gdzie znajdują się poszczególne zespoły i jakie zadania wykonują.

Trudności z rozliczaniem pracy akordowej - Pracownicy wykonujący zadania na akord (np. cięcie, paletowanie) nie mieli jasnego systemu rejestracji ilości wykonanej pracy.

Problemy z sezonowością - Zarządzanie kontami i uprawnieniami dla 80-100 pracowników sezonowych było czasochłonne i podatne na błędy.

Co w praktyce zrobiliśmy?

Stworzyliśmy kompleksową aplikację mobilną 4XMAS opartą na technologii FlutterFlow, która działa równie dobrze online jak i offline.

Kluczowe funkcjonalności systemu:

System ról i uprawnień - Zarządca, kierownik produkcji, brygadziści i pracownicy plantacji mają różne uprawnienia dostosowane do ich obowiązków.

Geolokalizacja i zarządzanie lokalizacjami - Import lokalizacji z plików KML, automatyczne sugerowanie lokalizacji na podstawie GPS, wizualizacja na mapie.

Rejestracja czasu pracy grupowej - Brygadzista może jednym kliknięciem rozpocząć pracę dla całej grupy pracowników, z automatycznym przypisaniem lokalizacji i czynności.

Zarządzanie trybami rozliczenia - Elastyczne przełączanie między rozliczeniem godzinowym a akordowym, z historią zmian i uzasadnieniami.

System raportowania - Automatyczne generowanie raportów z możliwością eksportu do Excel, filtrowanie według lokalizacji, okresów i działów.

Tryb offline - Aplikacja działa bez połączenia internetowego, synchronizując dane po przywróceniu łączności.

Dashboard w czasie rzeczywistym - Kierownicy mają bieżący podgląd wszystkich aktywnych pracowników, ich lokalizacji i statusu pracy.

‍

Dlaczego to było trudne?

Projekt wymagał rozwiązania kilku technicznych i biznesowych wyzwań:

Skomplikowana logika biznesowa - Różne tryby rozliczania, wyjątki stawek, zarządzanie sezonowymi pracownikami i złożone struktury organizacyjne wymagały precyzyjnego zamodelowania procesów.

Praca w terenie bez internetu - Konieczność zapewnienia pełnej funkcjonalności aplikacji w trybie offline, z inteligentną synchronizacją danych.

Integracja z geolokalizacją - Precyzyjne określanie lokalizacji w terenie, import i zarządzanie setkami punktów z plików KML.

Optymalizacja wydajności - System musiał obsłużyć jednoczesną pracę 100+ użytkowników z tysięcami rekordów czasu pracy dziennie.

Jak powiedział kierownik produkcji: "To nie był tylko system do mierzenia czasu - to była kompletna reorganizacja sposobu, w jaki zarządzamy zespołami w terenie."

Jaki efekt osiągnęliśmy?

Konkretne, mierzalne rezultaty:

✅ Oszczędność 240 godzin miesięcznie - redukcja czasu administracyjnego z 40 do 10 godzin miesięcznie dla zespołu zarządzającego

✅ Eliminacja błędów rozliczeniowych - 100% dokładność w naliczaniu wynagrodzeń dzięki automatyzacji

✅ Skrócenie czasu zamknięcia okresu rozliczeniowego z 3 dni do 2 godzin

✅ Zwiększenie produktywności brygadzistów o 25% - więcej czasu na zarządzanie zespołem zamiast na papierową administrację

✅ Pełna transparentność lokalizacji - 100% widoczność gdzie znajdują się zespoły w czasie rzeczywistym

✅ Zmniejszenie kosztów administracyjnych o 60% - mniej czasu poświęcanego na przepisywanie i weryfikację danych

Nieoczekiwane korzyści:

• Poprawa relacji z pracownikami dzięki przejrzystym rozliczeniom
• Możliwość precyzyjnej analizy wydajności według lokalizacji i czynności
• Lepsze planowanie zasobów dzięki historycznym danym o czasie pracy

Co klient sądzi o współpracy?

"Przejście z papierowych kart pracy na system 4XMAS to była rewolucja w naszej firmie. Wcześniej spędzałem połowę dnia na sprawdzaniu, czy brygadziści prawidłowo wypełnili karty pracy - teraz wszystko mam w telefonie na bieżąco. Pracownicy są zadowoleni, bo widzą przejrzyste rozliczenia, a ja mogę skupić się na zarządzaniu produkcją zamiast na administracji."

"Szczególnie doceniam możliwość pracy offline - nasze plantacje często są w miejscach ze słabym zasięgiem, a aplikacja działa bez problemu. Wszystko synchronizuje się automatycznie, gdy tylko pojawi się internet. To naprawdę profesjonalne rozwiązanie."

"Współpraca z Digital Development przebiegła bardzo sprawnie - zespół dokładnie zrozumiał specyfikę naszej branży i dostarczył rozwiązanie, które idealnie pasuje do naszych potrzeb. Szczególnie imponuje mi transparentność rozliczeń - płaciliśmy tylko za rzeczywisty czas pracy."

Podsumowanie

Kluczowe osiągnięte korzyści:

• 📊 240 godzin miesięcznie zaoszczędzonego czasu administracyjnego
• 💰 60% redukcja kosztów procesów administracyjnych
• ⚡ 25% wzrost produktywności brygadzistów
• 🎯 100% dokładność rozliczeń wynagrodzeń
• 📱 Real-time monitoring wszystkich zespołów w terenie

Szukasz podobnych oszczędności czasu w swojej firmie?

Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości automatyzacji procesów w Twojej organizacji. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna - sprawdzimy, jak możesz zaoszczędzić dziesiątki godzin miesięcznie dzięki inteligentnej automatyzacji.

‍