Oszczędność 240 godzin miesięcznie dzięki automatyzacji ewidencji czasu pracy w plantacji choinek
Przedsiębiorstwo produkcyjne wyeliminowało papierową administrację i osiągnęło 100% dokładność rozliczeń, co pozwoliło zwiększyć produktywność brygadzistów o 25% i zredukować koszty administracyjne o 60%.
Kim jest nasz klient?
Nasz klient to średniej wielkości przedsiębiorstwo zajmujące się produkcją i sprzedażą choinek świątecznych, zarządzające kilkoma plantacjami w różnych lokalizacjach. Firma zatrudnia sezonowo około 80-100 pracowników, w tym brygadzistów, kierowników produkcji oraz pracowników fizycznych wykonujących różnorodne czynności - od wyznaczania drzew przez cięcie, po paletowanie i transport.
Specyfika działalności wymaga precyzyjnego zarządzania czasem pracy w rozproszonych lokalizacjach, gdzie zespoły pracują w różnych trybach rozliczeniowych (godzinowym i akordowym). Firma musi skutecznie koordinować pracę dziesiątek osób jednocześnie w terenie, często w trudnych warunkach pogodowych i przy ograniczonej łączności.
Co klient chciał osiągnąć?
Głównym celem było stworzenie cyfrowego systemu zarządzania czasem pracy, który:
- Wyeliminowałby papierową ewidencję - dotychczas czas pracy rejestrowano ręcznie w zeszytach, co generowało błędy i utrudniało rozliczenia
- Umożliwiłby real-time monitoring zespołów rozproszonych w różnych lokalizacjach
- Zautomatyzowałby rozliczenia dla różnych trybów pracy (godzinowy/akordowy)
- Zapewniłby przejrzystość rozliczeń dla pracowników sezonowych i agencyjnych
- Zredukował czas poświęcany na administrację z 40 godzin do maksymalnie 10 godzin miesięcznie
Klient potrzebował rozwiązania, które działałoby niezawodnie w terenie, obsługiwałoby pracę offline i umożliwiałoby szybkie wprowadzanie danych przez brygadzistów zarządzających grupami pracowników.
Co stało na drodze? Z czym zmagał się klient?
Największe wyzwania to:
Chaos organizacyjny - Brygadziści tracili nawet 2 godziny dziennie na ręczne wypełnianie kart pracy, co przy 5 brygadzistach generowało 50 godzin marnowanego czasu tygodniowo.
Błędy w rozliczeniach - Ręczne przepisywanie danych z papierowych kart do systemu księgowego skutkowało rozbieżnościami w wynagrodzeniach, co prowadziło do konfliktów z pracownikami.
Brak kontroli nad lokalizacją pracy - Kierownicy nie wiedzieli w czasie rzeczywistym, gdzie znajdują się poszczególne zespoły i jakie zadania wykonują.
Trudności z rozliczaniem pracy akordowej - Pracownicy wykonujący zadania na akord (np. cięcie, paletowanie) nie mieli jasnego systemu rejestracji ilości wykonanej pracy.
Problemy z sezonowością - Zarządzanie kontami i uprawnieniami dla 80-100 pracowników sezonowych było czasochłonne i podatne na błędy.
Co w praktyce zrobiliśmy?
Stworzyliśmy kompleksową aplikację mobilną 4XMAS opartą na technologii FlutterFlow, która działa równie dobrze online jak i offline.
Kluczowe funkcjonalności systemu:
System ról i uprawnień - Zarządca, kierownik produkcji, brygadziści i pracownicy plantacji mają różne uprawnienia dostosowane do ich obowiązków.
Geolokalizacja i zarządzanie lokalizacjami - Import lokalizacji z plików KML, automatyczne sugerowanie lokalizacji na podstawie GPS, wizualizacja na mapie.
Rejestracja czasu pracy grupowej - Brygadzista może jednym kliknięciem rozpocząć pracę dla całej grupy pracowników, z automatycznym przypisaniem lokalizacji i czynności.
Zarządzanie trybami rozliczenia - Elastyczne przełączanie między rozliczeniem godzinowym a akordowym, z historią zmian i uzasadnieniami.
System raportowania - Automatyczne generowanie raportów z możliwością eksportu do Excel, filtrowanie według lokalizacji, okresów i działów.
Tryb offline - Aplikacja działa bez połączenia internetowego, synchronizując dane po przywróceniu łączności.
Dashboard w czasie rzeczywistym - Kierownicy mają bieżący podgląd wszystkich aktywnych pracowników, ich lokalizacji i statusu pracy.
.png)
.png)
Dlaczego to było trudne?
Projekt wymagał rozwiązania kilku technicznych i biznesowych wyzwań:
Skomplikowana logika biznesowa - Różne tryby rozliczania, wyjątki stawek, zarządzanie sezonowymi pracownikami i złożone struktury organizacyjne wymagały precyzyjnego zamodelowania procesów.
Praca w terenie bez internetu - Konieczność zapewnienia pełnej funkcjonalności aplikacji w trybie offline, z inteligentną synchronizacją danych.
Integracja z geolokalizacją - Precyzyjne określanie lokalizacji w terenie, import i zarządzanie setkami punktów z plików KML.
Optymalizacja wydajności - System musiał obsłużyć jednoczesną pracę 100+ użytkowników z tysięcami rekordów czasu pracy dziennie.
Jak powiedział kierownik produkcji: "To nie był tylko system do mierzenia czasu - to była kompletna reorganizacja sposobu, w jaki zarządzamy zespołami w terenie."
Jaki efekt osiągnęliśmy?
Konkretne, mierzalne rezultaty:
✅ Oszczędność 240 godzin miesięcznie - redukcja czasu administracyjnego z 40 do 10 godzin miesięcznie dla zespołu zarządzającego
✅ Eliminacja błędów rozliczeniowych - 100% dokładność w naliczaniu wynagrodzeń dzięki automatyzacji
✅ Skrócenie czasu zamknięcia okresu rozliczeniowego z 3 dni do 2 godzin
✅ Zwiększenie produktywności brygadzistów o 25% - więcej czasu na zarządzanie zespołem zamiast na papierową administrację
✅ Pełna transparentność lokalizacji - 100% widoczność gdzie znajdują się zespoły w czasie rzeczywistym
✅ Zmniejszenie kosztów administracyjnych o 60% - mniej czasu poświęcanego na przepisywanie i weryfikację danych
Nieoczekiwane korzyści:
- Poprawa relacji z pracownikami dzięki przejrzystym rozliczeniom
- Możliwość precyzyjnej analizy wydajności według lokalizacji i czynności
- Lepsze planowanie zasobów dzięki historycznym danym o czasie pracy
Co klient sądzi o współpracy?
"Przejście z papierowych kart pracy na system 4XMAS to była rewolucja w naszej firmie. Wcześniej spędzałem połowę dnia na sprawdzaniu, czy brygadziści prawidłowo wypełnili karty pracy - teraz wszystko mam w telefonie na bieżąco. Pracownicy są zadowoleni, bo widzą przejrzyste rozliczenia, a ja mogę skupić się na zarządzaniu produkcją zamiast na administracji."
"Szczególnie doceniam możliwość pracy offline - nasze plantacje często są w miejscach ze słabym zasięgiem, a aplikacja działa bez problemu. Wszystko synchronizuje się automatycznie, gdy tylko pojawi się internet. To naprawdę profesjonalne rozwiązanie."
"Współpraca z Digital Development przebiegła bardzo sprawnie - zespół dokładnie zrozumiał specyfikę naszej branży i dostarczył rozwiązanie, które idealnie pasuje do naszych potrzeb. Szczególnie imponuje mi transparentność rozliczeń - płaciliśmy tylko za rzeczywisty czas pracy."
Podsumowanie
Kluczowe osiągnięte korzyści:
- 📊 240 godzin miesięcznie zaoszczędzonego czasu administracyjnego
- 💰 60% redukcja kosztów procesów administracyjnych
- ⚡ 25% wzrost produktywności brygadzistów
- 🎯 100% dokładność rozliczeń wynagrodzeń
- 📱 Real-time monitoring wszystkich zespołów w terenie
Szukasz podobnych oszczędności czasu w swojej firmie?
Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości automatyzacji procesów w Twojej organizacji. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna - sprawdzimy, jak możesz zaoszczędzić dziesiątki godzin miesięcznie dzięki inteligentnej automatyzacji.
Open Zrzut ekranu 2025-06-12 o 11.53.58 PM.png
Open Zrzut ekranu 2025-06-12 o 11.52.34 PM.png
Bądź na bieżąco z technologią
Dzielimy się eksperckimi analizami i praktycznymi wskazówkami dotyczącymi rozwoju cyfrowego firm. Bez technologicznego żargonu, z konkretną wartością - pokazujemy, jak nowoczesne rozwiązania mogą realnie oszczędzić Twój czas i zwiększyć efektywność biznesu.