Cyfrowa transformacja zarządzania zleceniami w firmie Audioline
Automatyzacja rozliczeń i harmonogramowania uwolniła dziesiątki godzin pracy administracyjnej, zapewniając pełną kontrolę nad zasobami w czasie rzeczywistym.
- Oszczędność czasu: Dziesiątki godzin
- Pełna kontrola nad zasobami: 100%
- Obsługa usterek: Błyskawiczna
O kliencie
Audioline to dynamicznie rozwijająca się firma z branży eventowej, która specjalizuje się w kompleksowej obsłudze technicznej wydarzeń, od koncertów po eventy korporacyjne. Zespół Audioline liczy około 20 pracowników o zróżnicowanych specjalizacjach (technicy, kierowcy, magazynierzy, kierownicy sceny), a firma zarządza własną flotą pojazdów i rozbudowanym magazynem profesjonalnego sprzętu. Skala działalności wymaga koordynacji wielu zleceń jednocześnie, często z krótkimi terminami realizacji i dynamicznie zmieniającymi się wymaganiami.
Wyzwanie
Przed rozpoczęciem współpracy z Digital Development, Audioline zmagało się z problemami typowymi dla firm, których procesy operacyjne przerosły możliwości dotychczasowych, manualnych narzędzi. Główne wyzwania to chaos informacyjny i skomplikowany system rozliczeń, brak centralnego harmonogramu, nieefektywne zarządzanie usterkami oraz brak transparentności w dostępie do informacji o zasobach firmy.
- Skomplikowane i błędogenne rozliczenia
- Brak centralnego harmonogramu
- Nieefektywne zarządzanie usterkami
- Brak transparentności
Rozwiązanie
W odpowiedzi na wyzwania klienta, zespół Digital Development zaprojektował i wdrożył dedykowaną aplikację biznesową opartą na technologii no-code/low-code Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate, SharePoint). Kluczowe moduły to: Kalendarz i Harmonogram, Zarządzanie Pracownikami i Stawkami, Magazyn i Sprzęt, Flota Pojazdów, Zgłaszanie Usterek oraz Rozliczenia i Raportowanie. Rozwiązanie to zintegrowany system, który zapewnia centralizację danych i automatyzację kluczowych procesów.
| Obszar | Przed | Po |
|---|---|---|
| Rozliczenia | Ręczne, czasochłonne przeliczenia | Automatyczne obliczanie wynagrodzeń |
| Planowanie | Rozproszone pliki Excel i komunikacja telefoniczna | Centralny kalendarz i harmonogram |
| Zarządzanie usterkami | Zgłoszenia telefoniczne i mailowe | Aplikacja mobilna do natychmiastowego zgłaszania usterek |
Efekty
- Oszczędność dziesiątek godzin pracy
- Drastyczne zmniejszenie ryzyka błędów
- 100% transparentności i kontroli nad zasobami
- Błyskawiczne zgłaszanie i obsługa usterek
Nowa aplikacja przyniosła firmie Audioline realne oszczędności i mocno usprawniła jej działanie. Przede wszystkim zrezygnowano z ręcznego tworzenia grafików i rozliczeń, co pozwala zaoszczędzić dziesiątki godzin w miesiącu. Znacząco spadło też ryzyko błędów. Firma zyskała scentralizowany system, który daje pełną kontrolę nad zasobami w czasie rzeczywistym i pozwala natychmiast reagować na usterki. Dzięki elastyczności zespołu Digital Development, projekt w stu procentach spełnił oczekiwania klienta.