Jak kancelaria prawna odzyskała 30 godzin pracy tygodniowo?
Od rozproszonych danych do zintegrowanego systemu zarządzania
Spis treści
Poznaj firmę, jej branżę i specyfikę działalności. Ta sekcja zawiera kluczowe informacje o organizacji, dla której realizowaliśmy projekt.
Dowiedz się, z jakimi problemami biznesowymi zmagał się klient i jakie cele chciał osiągnąć. Opisujemy tutaj sytuację wyjściową i kluczowe potrzeby, które wymagały rozwiązania.
Zobacz, jakie podejście zaproponowaliśmy i dlaczego wybraliśmy określone technologie. W tej części prezentujemy strategię i architekturę wdrożonego rozwiązania.
Wdrożone funkcjonalności
Sprawdź jakie trudności stały na drodze do efektywnego funkcjonowania firmy. Przedstawiamy konkretne problemy operacyjne i ich negatywny wpływ na biznes klienta.
Poznaj wymierne efekty biznesowe, które uzyskał klient po wdrożeniu. Przedstawiamy tutaj konkretne liczby i osiągnięte korzyści.
Przeczytaj autentyczną opinię klienta na temat współpracy z nami i wdrożonego rozwiązania. Ta część zawiera bezpośredni cytat od osoby decyzyjnej.
Zapoznaj się z najważniejszymi wnioskami z projektu i możliwościami zastosowania podobnego rozwiązania w innych kontekstach biznesowych.
Profil klienta
Juristo Sp. K. to renomowana kancelaria prawna z siedzibą w Gdańsku, oferująca kompleksową obsługę prawną skoncentrowaną na prawie budowlanym, korporacyjnym oraz odszkodowawczym. Firma specjalizuje się w obsłudze sektora B2B, dostarczając skuteczne strategie prawne, które chronią i wspierają przedsiębiorstwa na każdym etapie rozwoju.
Kancelaria wyróżnia się podejściem nastawionym na działania prewencyjne i efektywne rozwiązywanie sporów, co pozwala klientom minimalizować potrzebę prowadzenia kosztownych postępowań sądowych.
W ciągu miesiąca zespół obsługuje średnio 70-90 aktywnych spraw, co wiąże się z koniecznością prowadzenia szczegółowej dokumentacji, nadzorowania terminów procesowych oraz utrzymywania efektywnej komunikacji zarówno wewnątrz zespołu, jak i z klientami.
Co klient chciał osiągnąć?
Kancelaria Juristo stanęła przed ambitnym zadaniem zwiększenia efektywności operacyjnej przy jednoczesnym podniesieniu standardu obsługi klientów. Głównym celem było odzyskanie minimum 20 godzin tygodniowo spędzanych na zadaniach administracyjnych, aby prawnicy mogli skupić się na merytorycznej pracy.
Centralizacja danych i dokumentów
Potrzeba stworzenia jednego, centralnego miejsca przechowywania wszystkich informacji o klientach i sprawach. System miał zapewnić łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów i eliminować ryzyko utraty ważnych danych.
Efektywne zarządzanie sprawami
Wdrożenie systemu dopasowanego do specyficznych potrzeb kancelarii, który umożliwiałby kompleksowe zarządzanie sprawami od rejestracji po finalizację, z uwzględnieniem specyfiki prawa budowlanego, korporacyjnego i odszkodowawczego.
Automatyzacja raportowania i rozliczeń
Eliminacja ręcznego zbierania i analizowania danych do raportów dla klientów i rozliczeń wewnętrznych. Kancelaria chciała odzyskać 8-10 godzin tygodniowo spędzanych na tych zadaniach i przeznaczyć je na merytoryczną pracę prawniczą.
Usprawnienie komunikacji z klientami
Stworzenie centralnego systemu do śledzenia komunikacji, który eliminowałby opóźnienia w odpowiedziach, zapewniał kompletność informacji i eliminował powielanie tych samych pytań przez różnych pracowników kancelarii.
Wdrożenie, które zmieniło zasady gry rozwiązanie
Po dokładnej analizie procesów biznesowych kancelarii i zrozumieniu jej specyficznych potrzeb, zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy kompleksowe rozwiązanie składające się z trzech zintegrowanych komponentów. Wszystkie systemy zostały w pełni zintegrowane, tworząc spójne środowisko pracy dla całego zespołu kancelarii. Dzięki wykorzystaniu podejścia low-code/no-code, byliśmy w stanie szybko reagować na uwagi kancelarii podczas wdrożenia i dostosowywać rozwiązanie na bieżąco.
Co w praktyce wdrożyliśmy?
Oto odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące naszych studiów przypadków.
- Zaprojektowaliśmy ustandaryzowaną strukturę folderów dla poszczególnych spraw i klientów
- Skonfigurowaliśmy zaawansowane uprawnienia dostępu, zapewniając pełne bezpieczeństwo danych
- Wdrożyliśmy szablony dokumentów prawnych, które usprawniły codzienną pracę zespołu
- Przeprowadziliśmy optymalizację kalendarzy i zasobów, poprawiając organizację spotkań oraz terminów sądowych
- Stworzyliśmy scentralizowaną bazę klientów zawierającą wszystkie dane kontaktowe i historię komunikacji
- Skonfigurowaliśmy automatyczne śledzenie interakcji z klientami (e-maile, telefony, spotkania)
- Przygotowaliśmy bibliotekę szablonów komunikacji dla najczęstszych sytuacji
- Zaimplementowaliśmy system automatycznych powiadomień o ważnych zdarzeniach
- Wdrożyliśmy segmentację klientów według różnych kryteriów (branża, typ sprawy, priorytet)
- Stworzyliśmy system kompleksowego zarządzania sprawami - od rejestracji, przez prowadzenie, po finalizację i archiwizację
- Zaimplementowaliśmy automatyczny system śledzenia czasu pracy z powiadomieniami i przypomnieniami
- Zaprojektowaliśmy zaawansowany system rozliczeń generujący automatycznie faktury na podstawie zarejestrowanego czasu
- Wdrożyliśmy panel analityczny z raportami efektywności pracy prawników i rentowności spraw
- Dodaliśmy funkcję automatycznego śledzenia terminów procesowych i zadań z systemem powiadomień
- Skonfigurowaliśmy automatyczne powiadomienia dla klientów o statusie sprawy, terminach spotkań i wymaganych dokumentach
- Zintegrowaliśmy system z HubSpot, aby wszystkie wiadomości były zapisywane w historii klienta
- Umożliwiliśmy dwukierunkową komunikację z automatycznym przypisywaniem odpowiedzi do właściwych spraw
Niewidoczne przeszkody, które pokonaliśmy
Wdrożenie rozwiązania dla kancelarii prawnej nie było prostym zadaniem. Specyfika branży prawniczej, charakter przetwarzanych danych oraz konieczność połączenia różnych systemów stanowiły poważne wyzwania techniczne i organizacyjne. Oto kluczowe trudności, które musieliśmy pokonać, aby projekt zakończył się sukcesem:
Wysoki poziom poufności danych
Połączenie trzech różnych platform (Google Workspace, HubSpot, aplikacja dedykowana) w jeden spójny ekosystem wymagało głębokiej wiedzy technicznej i doświadczenia w integracji systemów.
Integracja wielu systemów
Połączenie trzech różnych platform (Google Workspace, HubSpot, aplikacja dedykowana) w jeden spójny ekosystem wymagało głębokiej wiedzy technicznej i doświadczenia w integracji systemów.
Złożoność procesów prawnych
Połączenie trzech różnych platform (Google Workspace, HubSpot, aplikacja dedykowana) w jeden spójny ekosystem wymagało głębokiej wiedzy technicznej i doświadczenia w integracji systemów.
Przyzwyczajenia i opór przed zmianą
Połączenie trzech różnych platform (Google Workspace, HubSpot, aplikacja dedykowana) w jeden spójny ekosystem wymagało głębokiej wiedzy technicznej i doświadczenia w integracji systemów.
Jaki efekt osiągneliśmy?
Wdrożone rozwiązanie przyniosło kancelarii Juristo konkretne, mierzalne korzyści biznesowe. Zamiast obietnic i szacunków, prezentujemy rzeczywiste efekty, które udało się osiągnąć dzięki kompleksowej automatyzacji i integracji systemów. Każdy z poniższych rezultatów bezpośrednio przekłada się na rentowność kancelarii i jakość obsługi klientów:
Automatyzacja procesów administracyjnych, centralizacja danych i uproszczenie zarządzania sprawami pomogły odzyskać średnio 30 godzin tygodniowo.
Dzięki automatyzacji wielu etapów pracy i łatwemu dostępowi do wszystkich niezbędnych informacji, czas potrzebny na obsługę jednej sprawy skrócił się o 25%.
Automatyczny system śledzenia czasu pracy zwiększył dokładność rozliczeń z klientami z szacowanych 70% do 98%, co przełożyło się na wzrost przychodów kancelarii o 12%.
Centralizacja bazy danych praktycznie wyeliminowała problem duplikacji informacji i zmniejszyły liczbę błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych o 90%.
“Z pełnym przekonaniem możemy polecić Digital Development jako partnera do wdrożeń technologicznych. Ich profesjonalizm, elastyczne podejście do potrzeb klienta oraz zdolność do tworzenia rozwiązań szytych na miarę czynią ich zaufanym partnerem dla każdej firmy poszukującej wysokiej jakości usług IT.”
Podsumowanie projektu
Projekt dla kancelarii Juristo pokazuje, jak dedykowane rozwiązania no-code/low-code mogą transformować firmę prawniczą. Połączenie Google Workspace, HubSpot i aplikacji szytej na miarę pozwoliło kancelarii odzyskać cenny czas i zwiększyć efektywność operacyjną.
Kluczem do sukcesu było głębokie zrozumienie procesów pracy prawników i precyzyjne dopasowanie technologii do ich unikalnych potrzeb, zamiast wdrażania standardowego oprogramowania.
Efekty wykraczają poza oszczędność czasu - obejmują szybszą obsługę spraw, dokładniejsze rozliczenia, eliminację błędów oraz wzrost satysfakcji klientów. To dowód, że nawet w tradycyjnych branżach, dobrze zaprojektowane rozwiązania cyfrowe mogą przynieść przełomowe rezultaty.