7 procesów biznesowych do automatyzacji: od czego zacząć
Automatyzacja procesów biznesowych w praktyce: 7 obszarów z przykładami z wdrożeń, tabela przed i po oraz 5 pytań, które wskażą, od czego zacząć.
Automatyzacja procesów biznesowych zwykle nie zaczyna się od wielkiego systemu. Zaczyna się od jednej czynności, którą ktoś w firmie powtarza co tydzień i której nikt nie lubi: przepisywania danych z maila do arkusza, pilnowania terminów w kalendarzu, liczenia prowizji na koniec miesiąca. Poniżej znajdziesz siedem procesów, które da się zautomatyzować niemal w każdej branży, przykłady z wdrożeń opisanych w naszych case studies i krótką listę pytań, które pomogą wybrać pierwszy z nich.
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych i czym różni się od digitalizacji
Proces biznesowy to powtarzalny ciąg czynności, który kończy się konkretnym wynikiem: wysłaną ofertą, zamkniętym zleceniem, wypłaconą prowizją, raportem dla zarządu. Przykłady procesów biznesowych w typowej firmie to obsługa zapytania ofertowego, przyjęcie i realizacja zlecenia, fakturowanie, rozliczenie czasu pracy, obsługa reklamacji czy przygotowanie dokumentów dla klienta.
Digitalizacja procesów biznesowych oznacza przeniesienie ich z papieru, maili i rozproszonych plików do jednego systemu, w którym dane wpisuje się raz. Automatyzacja idzie krok dalej: system sam wykonuje część pracy, na przykład liczy wycenę z cennika, generuje dokument z szablonu, przypomina o terminie albo przygotowuje raport. W praktyce jedno wynika z drugiego. Nie da się zautomatyzować procesu, którego dane leżą w pięciu miejscach naraz.
Które procesy zautomatyzować w pierwszej kolejności: 5 pytań
Najczęstszy błąd to zaczynanie od procesu, który jest najbardziej widoczny, a nie od tego, który najwięcej kosztuje. Zanim wybierzesz pierwszy obszar, odpowiedz na pięć pytań. Każda odpowiedź „tak” to jeden punkt.
| Pytanie | Dlaczego ma znaczenie |
|---|---|
| Czy czynność powtarza się co najmniej kilka razy w tygodniu? | Rzadki proces nie zwróci kosztu wdrożenia, nawet jeśli jest uciążliwy. |
| Czy wykonuje ją więcej niż jedna osoba? | Odzyskany czas mnoży się przez liczbę osób, a różne osoby robią to samo na różne sposoby. |
| Czy da się ją opisać regułami („jeśli X, to Y”)? | Reguły system wykona sam. Decyzje wymagające oceny zostają przy człowieku. |
| Czy błąd w tej czynności kosztuje pieniądze albo klienta? | Pomyłka w wycenie czy przeoczony termin bolą bardziej niż wolniejsza praca. |
| Czy dane potrzebne do tej czynności są już w jednym miejscu? | Jeśli nie, pierwszym krokiem jest uporządkowanie danych, a dopiero potem automatyzacja. |
Proces z wynikiem 4 lub 5 to dobry kandydat na pierwszy krok. Wynik 2 lub mniej oznacza zwykle, że automatyzacja może poczekać. W małej firmie najłatwiej zacząć od ofertowania, dokumentów z szablonów i przypomnień o terminach, bo spełniają prawie wszystkie warunki naraz.
7 procesów biznesowych, które można zautomatyzować w każdej branży
1. Dokumenty i korespondencja
Objawy: dokumenty w kilku miejscach, wyszukiwanie plików zajmuje więcej czasu niż praca na nich, klienci dzwonią z pytaniem, czy coś przyszło.
Co automatyzujemy: jedno repozytorium dokumentów, generowanie pism z szablonów, automatyczne powiadomienia i potwierdzenia odbioru.
Przykład: Gdańskie Biuro Wirtualne zastąpiło ręczne skanowanie, maile i notatki w Excelu jednym systemem obsługi korespondencji. Efekt to 32 godziny pracy mniej miesięcznie i czas obsługi przesyłki krótszy o 68%. Zobacz case study biura wirtualnego.
2. Terminy i harmonogramy
Objawy: terminy pilnowane w głowie albo w prywatnych kalendarzach, przypomnienia ręczne, przeoczona rozprawa lub termin rozliczenia.
Co automatyzujemy: wspólny kalendarz terminów powiązany ze sprawami lub zleceniami, przypomnienia z wyprzedzeniem, statusy, które zmieniają się same.
Przykład: kancelaria prawna połączyła terminy, checklisty dokumentów i powiadomienia dla klientów w jednym systemie i odzyskała 600 godzin pracy rocznie. Zobacz case study kancelarii. Jeśli na razie pracujesz w Kalendarzu Google, zacznij od kilku trików na efektywne zarządzanie kalendarzem.
3. Ofertowanie i wyceny
Objawy: wycena liczona ręcznie w arkuszu, każdy handlowiec ma własną wersję cennika, oferta wychodzi po kilku dniach, a pomyłki wychodzą dopiero u klienta.
Co automatyzujemy: kalkulację z aktualnego cennika, ofertę w PDF jednym kliknięciem, historię ofert przy kliencie.
Przykład: w firmie PANTA czas przygotowania oferty skrócił się o 80%, a cała aplikacja oddała zespołowi 37 godzin tygodniowo. W szwalni Warsewia jedna wycena zajmuje maksymalnie 2 minuty zamiast od 5 do 10. Zobacz case study PANTA i Warsewia. Jak budujemy program do wycen dla produkcji na zamówienie, pokazujemy na osobnej stronie.
4. Obsługa klientów i spraw (CRM)
Objawy: dane klientów w kilku arkuszach, brak historii kontaktu, sprawa „wisi”, bo nikt nie wie, na jakim jest etapie.
Co automatyzujemy: jedną bazę klientów i spraw, etapy procesu ze statusami, zadania i przypomnienia dla opiekuna, dokumenty generowane na danym etapie.
Przykład: firma odszkodowawcza Zlikwidowani przeniosła proces obsługi sprawy, który ma 62 etapy, z wielu arkuszy do jednego systemu. Efekt to połowa czasu pracy mniej i 95% mniej błędów w dokumentach. Zobacz case study. O tym, jak podejść do systemu dla sprzedaży, piszemy we wpisie CRM dla handlowców: odwzoruj proces, nie narzędzie.
Nie wiesz, od którego procesu zacząć u siebie? Umów bezpłatną diagnozę 30 minut. Przejdziemy razem przez pięć pytań z tego artykułu na przykładzie Twojej firmy.
5. Raportowanie
Objawy: raport składany ręcznie z kilku plików, liczby różnią się w zależności od tego, kto liczył, zarząd widzi dane z opóźnieniem.
Co automatyzujemy: pobieranie danych z systemów, zestawienia generowane cyklicznie, alerty, gdy wskaźnik przekroczy próg.
Przykład: firma obsługująca około 5 000 abonamentów GPS przestała ręcznie przeglądać bazę w poszukiwaniu kończących się umów i oszczędza około 40 godzin miesięcznie, a skuteczność przedłużeń wzrosła o 35%. Zobacz case study abonamentów GPS.
6. Czas pracy, rozliczenia i prowizje
Objawy: czas pracy zbierany na kartkach lub w arkuszu, prowizje liczone przez kilka dni, spory o to, kto ile zrobił.
Co automatyzujemy: rejestrację czasu i wykonanych zleceń w miejscu pracy, wyliczenie wynagrodzeń i prowizji ze stawek, zestawienia dla księgowości.
Przykład: w firmie odszkodowawczej liczenie prowizji agentów skróciło się z 2 dni do 1 godziny miesięcznie. Zobacz case study. Gdy ludzie pracują poza biurem, przyda się aplikacja do ewidencji czasu pracy w terenie, a prowizje liczone z marży to jeden z elementów aplikacji dla przedstawicieli handlowych.
7. Kontrola jakości i zgodność z przepisami
Objawy: dokumentacja wypełniana ręcznie z szablonu, błędy w numeracji, nerwowe przygotowania do kontroli.
Co automatyzujemy: checklisty w procesie, dokumenty i zaświadczenia generowane z danych, przypomnienia o terminach badań czy szkoleń.
Przykład: firma Halda, która prowadzi szkolenia BHP, generuje umowy i zaświadczenia automatycznie. Błędów w dokumentacji jest o 98% mniej, a specjaliści odzyskali 6 dni roboczych miesięcznie. Zobacz case study Halda.
Przed i po automatyzacji: zestawienie z wdrożeń
| Proces | Przed | Po |
|---|---|---|
| Korespondencja (biuro wirtualne) | Ręczne skanowanie, maile, notatki w Excelu | Jedno repozytorium, automatyczne powiadomienia, 32 h miesięcznie mniej |
| Wycena (szwalnia) | Ręczna, od 5 do 10 minut | Automatyczna, maksymalnie 2 minuty |
| Obsługa sprawy (firma odszkodowawcza) | 62 etapy prowadzone w arkuszach | 62 etapy w systemie ze statusami, połowa czasu pracy |
| Prowizje agentów | 2 dni w miesiącu | 1 godzina w miesiącu |
| Dokumentacja BHP | Ręczne wypełnianie szablonów | Dokumenty z danych, 98% mniej błędów |
Jak podchodzimy do automatyzacji procesów w firmie
Nie zaczynamy od narzędzia, tylko od procesu. Pierwszym krokiem jest warsztat, na którym rozpisujemy, jak proces wygląda dziś i jak ma wyglądać po zmianie, wybieramy zakres pierwszej wersji i liczymy, ile czasu realnie da się odzyskać. Dopiero potem budujemy, w sprintach 14-dniowych, po każdym z nich pokazując działający fragment. Aplikacja i kod należą do klienta.
Gdy problem jest punktowy, na przykład dokumenty przepisywane z maila albo raport składany ręcznie, wystarczają szybkie automatyzacje procesów i AI. Gdy kilka procesów zazębia się ze sobą (oferta, zlecenie, realizacja, rozliczenie), lepiej sprawdzają się dedykowane aplikacje biznesowe dla firm. Każdy projekt wyceniamy indywidualnie, zwykle od 20 000 zł netto, dokładna wycena po warsztacie.
Najczęstsze pytania
Jakie procesy biznesowe najłatwiej zautomatyzować w małej firmie?
Te, które są częste, oparte na regułach i mają dane w jednym miejscu: wyceny z cennika, dokumenty z szablonów, przypomnienia o terminach i cykliczne raporty. Trudniej automatyzuje się procesy, w których każda decyzja wymaga oceny człowieka.
Czym różni się digitalizacja od automatyzacji procesów?
Digitalizacja przenosi proces do systemu, tak by dane wpisywać raz. Automatyzacja sprawia, że system wykonuje część pracy sam. Zwykle digitalizacja jest pierwszym krokiem, a automatyzacja drugim.
Jak sprawdzić, czy automatyzacja się opłaci?
Policz, ile godzin miesięcznie zajmuje proces dziś, ile osób go wykonuje i ile kosztują błędy. Na warsztacie robimy to razem i dopiero na tej podstawie decydujemy o zakresie pierwszej wersji.
Czy trzeba od razu zmieniać wszystkie systemy w firmie?
Nie. Najlepiej zacząć od jednego procesu, zmierzyć efekt i dopiero potem przejść do kolejnego. Nowe rozwiązanie może współpracować z tym, czego firma już używa, na przykład z programem księgowym czy pocztą.
Chcesz wiedzieć, który proces w Twojej firmie zwróci się najszybciej? Umów bezpłatną diagnozę 30 minut. Bez prezentacji sprzedażowej: rozmawiamy o Twoich procesach i wskazujemy pierwszy krok.