Automatyzacja zarządzania abonamentami GPS
Oszczędność 40 godzin miesięcznie dzięki kompleksowemu rozwiązaniu do zarządzania cyklem życia abonamentów
- Oszczędność czasu: 40h
- Wzrost skuteczności przedłużeń abonamentów: 35%
- Automatyzacja powtarzalnych procesów: 100%
O kliencie
INS Mobile to polska firma z branży technologicznej zajmująca się dostarczaniem urządzeń GPS wraz z abonamentami dla swoich klientów biznesowych i indywidualnych. Firma zarządza bazą około 5000 urządzeń i powiązanych z nimi abonamentów, które są sprzedawane na różne okresy - rok, dwa lub trzy lata. Kluczowym elementem ich działalności jest monitoring floty pojazdów i zarządzanie abonamentami, które zapewniają stały przychód dla organizacji.
Wyzwanie
Głównym wyzwaniem klienta był brak struktury danych w arkuszach Excel, co uniemożliwiało sprawne zarządzanie bazą pięciu tysięcy rekordów. Ręczne wyszukiwanie wygasających subskrypcji było niezwykle czasochłonne i prowadziło do kosztownych opóźnień w powiadamianiu użytkowników. Brak standaryzacji informacji powodował chaos w fakturowaniu, a wiele przedłużeń abonamentów w ogóle nie trafiało do rejestru. Dotychczasowe rozwiązanie nie nadążało za skalą działalności, generując realne straty czasu oraz nieodwracalną utratę potencjalnych przychodów.
- Brak struktury danych w Excelu prowadził do trudności w zarządzaniu rosnącą bazą abonamentów i klientów
- Ręczne przeglądanie bazy 5000 rekordów w poszukiwaniu kończących się abonamentów było niezwykle czasochłonne
Rozwiązanie
Stworzyliśmy zintegrowany system AppSheet, który scentralizował dane o klientach i automatycznie zarządza terminami ich abonamentów. Rozwiązanie samodzielnie wysyła serie przypomnień E-mail i SMS, grupując wiele usług jednego klienta w przejrzyste zestawienia HTML. Integracja ze sklepem online wyeliminowała ręczne wprowadzanie zamówień, a moduł importu XML przyspieszył zasilanie bazy o nowe urządzenia. System na bieżąco monitoruje płatności i alarmuje pracowników o konieczności blokady usług po terminie. Wszystkie te funkcje zebraliśmy w jednym, intuicyjnym interfejsie mobilnym, który zapewnia pełną transparentność operacji.
| Obszar | Przed | Po |
|---|---|---|
| Zarządzanie abonamentami | Ręczne w Excelu | Jest w 100% zautomatyzowane |
Efekty
- Oszczędność czasu: około 40 godzin miesięcznie
- Wzrost skuteczności przedłużeń abonamentów o 35%
Wdrożenie systemu AppSheet przyniosło firmie 40 godzin czystej oszczędności czasu w każdym miesiącu. Automatyzacja powiadomień zapewniła stuprocentową regularność w kontakcie z klientem, co przełożyło się na wzrost skuteczności przedłużeń abonamentów o 35%. Dzięki nowym mechanizmom kontroli liczba przypadków korzystania z usług po terminie spadła o 95%. Integracja ze sklepem internetowym skróciła obsługę zamówień o 70%, a masowy import danych z plików XML przyspieszył dodawanie nowych urządzeń aż o 90%. Cała baza została w pełni wystandaryzowana, dając właścicielom przejrzysty obraz kondycji biznesu.