Oszczędność 40 godzin miesięcznie dzięki automatyzacji zarządzania abonamentami GPS

Kim jest nasz klient?

Nasz klient to polska firma z branży technologicznej zajmująca się dostarczaniem urządzeń GPS wraz z abonamentami dla swoich klientów biznesowych i indywidualnych. Firma zarządza bazą około 5000 urządzeń i powiązanych z nimi abonamentów, które są sprzedawane na różne okresy – rok, dwa lub trzy lata. Kluczowym elementem ich działalności jest monitoring floty pojazdów i zarządzanie abonamentami, które zapewniają stały przychód dla organizacji.

Co klient chciał osiągnąć?

Głównym celem klienta było:

• Wyeliminowanie ręcznego zarządzania bazą abonamentów, która była prowadzona w nieustrukturyzowanym pliku Excel
• Automatyzacja procesu powiadamiania klientów o kończących się abonamentach
• Standaryzacja danych umożliwiająca łatwe filtrowanie i analizę
• Zapewnienie regularności w fakturowaniu i przedłużaniu abonamentów
• Zmniejszenie liczby przypadków korzystania z urządzeń po wygaśnięciu abonamentu
• Odciążenie kadry zarządzającej od żmudnych, powtarzalnych zadań administracyjnych

Co stało na drodze? Z czym zmagał się klient?

Klient zmagał się z kilkoma istotnymi wyzwaniami:

• Brak struktury danych w Excelu prowadził do trudności w zarządzaniu rosnącą bazą abonamentów i klientów
• Ręczne przeglądanie bazy 5000 rekordów w poszukiwaniu kończących się abonamentów było niezwykle czasochłonne
• Nieregularne powiadamianie klientów skutkowało sytuacjami, w których klienci korzystali z urządzeń mimo wygaśnięcia abonamentu
• Brak standaryzacji danych uniemożliwiał efektywne filtrowanie i grupowanie informacji
• Proces fakturowania był chaotyczny, a przedłużenia abonamentów nie zawsze były odpowiednio rejestrowane
• W przypadku gdy jeden klient posiadał wiele urządzeń, każde powiadomienie musiało być wysyłane oddzielnie, co generowało dodatkowy chaos informacyjny

Dotychczasowe rozwiązanie bazujące na Excelu nie było dostosowane do skali działalności firmy i generowało znaczące straty czasu oraz potencjalnych przychodów.

Co w praktyce zrobiliśmy?

Stworzyliśmy kompleksowe rozwiązanie w infrastrukturze AppSheet zintegrowane z Google Sheets, które obejmowało:

1. Bazę danych z jasno zdefiniowanymi relacjami między urządzeniami, abonamentami i klientami, co umożliwiło standaryzację i uporządkowanie danych
2. System automatycznych powiadomień, który:
   • Wysyła powiadomienia na 15, 10, 5 dni oraz 1 dzień przed końcem abonamentu
   • Wysyła powiadomienie w dniu zakończenia abonamentu
   • Grupuje wszystkie kończące się abonamenty dla jednego klienta w jednej wiadomości z zestawieniem w formie tabeli HTML
   • Wykorzystuje zarówno kanał e-mail jak i SMS dla zwiększenia skuteczności
3. Integrację ze sklepem online (Shopper), która:
   • Automatycznie dodaje nowe zamówienia z e-sklepu do aplikacji
   • Tworzy odpowiednie rekordy abonamentów dla nowych zamówień
   • Generuje i wysyła automatyczne powiadomienia do klientów z danymi logowania i informacją o rozpoczęciu abonamentu
4. Moduł masowego importu urządzeń, który:
   • Umożliwia import certyfikowanych urządzeń z pliku XML
   • Automatycznie dodaje zaimportowane urządzenia do bazy danych
   • Znacząco usprawnia proces zarządzania nowymi urządzeniami
5. System wspierający blokadę urządzeń - automatyczne powiadomienia dla pracowników o konieczności zablokowania urządzenia, gdy abonament wygasł bez przedłużenia
6. Intuicyjny interfejs użytkownika dostosowany do potrzeb klienta, działający na różnych urządzeniach, co umożliwia zarządzanie systemem z dowolnego miejsca

Dlaczego to było trudne?

Realizacja projektu wiązała się z kilkoma wyzwaniami:

• Migracja nieustrukturyzowanych danych - dane w Excelu nie miały jednolitej struktury, co wymagało dokładnej analizy i przekształcenia przed przeniesieniem do nowego systemu
• Złożone reguły biznesowe - system musiał uwzględniać różne okresy abonamentowe, różne typy urządzeń oraz zróżnicowane potrzeby klientów końcowych
• Integracja z zewnętrznymi systemami - połączenie ze sklepem internetowym oraz przetwarzanie plików XML z certyfikacją urządzeń wymagało stworzenia niezawodnych interfejsów integracyjnych
• Konieczność grupowania powiadomień - opracowanie logiki, która analizuje bazę klientów, identyfikuje wszystkie kończące się abonamenty dla danego klienta i generuje jedno zbiorcze powiadomienie wymagało zaawansowanego podejścia
• Zapewnienie ciągłości działania - wdrożenie nowego systemu musiało przebiegać bez zakłóceń w bieżącej obsłudze klientów i zarządzaniu abonamentami

Jaki efekt osiągnęliśmy?

Wdrożone rozwiązanie przyniosło klientowi wymierne korzyści:

• Oszczędność czasu: około 40 godzin miesięcznie - kompletna eliminacja ręcznego wyszukiwania kończących się abonamentów i generowania powiadomień
• 100% regularności w powiadamianiu klientów - system automatycznie wysyła powiadomienia o kończących się abonamentach, eliminując ludzki czynnik zapomnienia
• Redukcja przypadków korzystania z urządzeń po wygaśnięciu abonamentu o 95% - dzięki systematycznym powiadomieniom i automatycznemu systemowi blokad
• Wzrost skuteczności przedłużeń abonamentów o 35% - klienci są odpowiednio wcześnie informowani o kończących się usługach, co zwiększa szansę na przedłużenie
• Skrócenie czasu obsługi nowych zamówień o 70% - dzięki automatycznej integracji ze sklepem internetowym
• Usprawnienie procesu dodawania nowych urządzeń o 90% - masowy import z plików XML zastąpił ręczne wprowadzanie danych
• Uporządkowanie bazy danych klientów i abonamentów - standaryzacja danych ułatwiła zarządzanie i analizę biznesową

Co klient sądzi o współpracy?

"Aplikacja stworzona przez Digital Development kompletnie zmieniła sposób, w jaki zarządzamy abonamentami. Wcześniej spędzałem kilkanaście godzin tygodniowo na ręcznym przeglądaniu Excela i ręcznym wysyłaniu powiadomień. Teraz system działa automatycznie, a ja mogę skupić się na rozwoju biznesu zamiast na administracji. Szczególnie cenię sobie funkcję grupowania powiadomień dla klientów z wieloma urządzeniami oraz możliwość masowego importu nowych urządzeń z plików XML. Współpraca przebiegała sprawnie, a zespół Digital Development wykazał się nie tylko wiedzą techniczną, ale także zrozumieniem specyfiki naszego biznesu. Aplikacja już teraz przynosi nam znaczące oszczędności, a w przyszłości planujemy dalszy rozwój naszej współpracy."

Prezes zarządu, Firma GPS

Potrzebujesz podobnego rozwiązania?

Zarządzasz dużą ilością cyklicznych usług, abonamentów lub innych powtarzalnych procesów biznesowych? Nasi specjaliści pomogą Ci zautomatyzować te procesy, oszczędzając Twój czas i zwiększając efektywność Twojej firmy.

Kluczowe korzyści:

• ⏱️ Oszczędność czasu: 40+ godzin miesięcznie
• 📈 Wzrost skuteczności przedłużeń abonamentów: 35%
• 🔄 Automatyzacja powtarzalnych procesów: 100%

Szukasz podobnych oszczędności czasu w swojej firmie? Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości automatyzacji procesów w Twojej organizacji. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

‍