Kim jest nasz klient?

Gdańskie Biuro Wirtualne (GBW) to dynamicznie rozwijająca się firma oferująca kompleksowe usługi biura wirtualnego, założona i prowadzona przez Darię Kunkowską. Działająca od 2018 roku w sercu Trójmiasta, firma obsługuje obecnie ponad 150 klientów - głównie małych przedsiębiorców, freelancerów i firm rozpoczynających działalność, którzy potrzebują profesjonalnego adresu korespondencyjnego i obsługi poczty bez konieczności wynajmu fizycznego biura.

Gdańskie Biuro Wirtualne zatrudnia 6 asystentów odpowiedzialnych za odbieranie, skanowanie i przekazywanie korespondencji klientom, a także realizację dodatkowych zleceń asystenckich. Firma wyróżnia się na rynku trójmiejskim szybkością obsługi oraz pełną transparentnością w zarządzaniu korespondencją klientów.

Co klient chciał osiągnąć?

Daria Kunkowska, właścicielka GBW, mierzyła się z szybkim wzrostem liczby obsługiwanych klientów, co zaczęło generować wyzwania organizacyjne. Zarząd firmy postawił sobie następujące cele:

• Skrócenie czasu obsługi przychodzących przesyłek o minimum 40% w ciągu dwóch miesięcy
• Wyeliminowanie błędów związanych z ręcznym śledzeniem statusu korespondencji
• Uzyskanie niezaprzeczalnych potwierdzeń odbioru cyfrowych kopii dokumentów przez klientów
• Uproszczenie procesu zlecania dodatkowych usług asystenckich przez klientów
• Zwiększenie przepustowości obsługi bez konieczności zatrudniania nowych asystentów

Jak podkreślała Daria Kunkowska: "Naszym głównym celem było stworzenie systemu, który pozwoliłby nam obsługiwać rosnącą liczbę klientów bez utraty jakości i przy zachowaniu tej samej liczby personelu. Chcieliśmy także dać naszym klientom większą kontrolę nad ich korespondencją i zleceniami."

Co stało na drodze? Z czym zmagał się klient?

Przed wdrożeniem systemu Assistea, Gdańskie Biuro Wirtualne borykało się z licznymi trudnościami operacyjnymi:

• Czasochłonny proces obsługi korespondencji - każda przesyłka wymagała zeskanowania, manualnego wysłania e-mailem do klienta i ręcznego odnotowania w arkuszu Excel
• Brak automatycznego potwierdzenia odbioru - asystenci musieli kontaktować się z klientami, aby upewnić się, że zapoznali się z korespondencją
• Rozproszona komunikacja - zlecenia przychodziły różnymi kanałami (e-mail, telefon, SMS), co utrudniało ich śledzenie i realizację
• Chaotyczne zarządzanie dokumentacją - skany dokumentów były przechowywane w różnych miejscach (skrzynki e-mail, dyski w chmurze), co komplikowało odnajdywanie archiwalnych dokumentów
• Nieefektywne raportowanie - ręczne tworzenie raportów z obsłużonej korespondencji zajmowało średnio 4 godziny tygodniowo

Sytuacja stawała się coraz trudniejsza wraz ze wzrostem liczby klientów. Jak zauważyła Daria Kunkowska: "Przy 150 klientach i kilkunastu przesyłkach dziennie, ręczne śledzenie statusu każdego dokumentu stało się praktycznie niemożliwe. Zdarzały się sytuacje, gdy klienci twierdzili, że nie otrzymali ważnych pism, a my nie mieliśmy jak udowodnić, że zostały wysłane."

Firma szacowała, że każdy z sześciu asystentów poświęcał średnio 5-6 godzin tygodniowo wyłącznie na zarządzanie statusem przesyłek i potwierdzanie ich odbioru, zamiast na realizację bardziej wartościowych zadań dla klientów.

‍

Co w praktyce zrobiliśmy?

Wdrożyliśmy dla Gdańskiego Biura Wirtualnego kompleksową aplikację Assistea - system dostosowany do specyficznych potrzeb biur wirtualnych, umożliwiający zarządzanie korespondencją i zleceniami.

Główne komponenty wdrożonego rozwiązania:

Moduł zarządzania korespondencją:

• Centralne repozytorium dla zeskanowanych dokumentów
• System automatycznych powiadomień dla klientów o nowej korespondencji
• Niezaprzeczalne potwierdzenie odbioru przy otwarciu dokumentu
• Chronologiczna historia korespondencji dla każdego klienta
• Zaawansowane wyszukiwanie i filtrowanie dokumentów

System zleceń asystenckich (Asystent+):

• Katalog usług z predefiniowanymi stawkami
• Intuicyjny formularz zgłaszania nowych zadań przez klientów
• Śledzenie statusu zleceń w czasie rzeczywistym
• Automatyczne rozliczanie czasu pracy (w 15-minutowych interwałach)
• Powiadomienia o zmianie statusu zadań

Aplikacja mobilna dla klientów:

• Natychmiastowy dostęp do zeskanowanej korespondencji
• Możliwość zlecenia zadań z dowolnego miejsca
• Powiadomienia push o nowych dokumentach
• Bezpieczne logowanie przez Google lub hasło

Panel administracyjny dla zarządu:

• Zarządzanie kontami asystentów i klientów
• Raportowanie aktywności i efektywności
• Statystyki obsługi korespondencji i zleceń
• Narzędzia do planowania zasobów

Całe wdrożenie zostało przeprowadzone w ciągu 3 tygodni z wykorzystaniem podejścia low-code, co pozwoliło szybko uruchomić system bez angażowania rozbudowanego zespołu deweloperskiego. Przeprowadziliśmy kompleksowe szkolenie dla asystentów oraz przygotowaliśmy proste przewodniki i materiały instruktażowe dla klientów końcowych.

‍

Dlaczego to było trudne?

Wdrożenie aplikacji Assistea w Gdańskim Biurze Wirtualnym wiązało się z kilkoma istotnymi wyzwaniami:

• Bezpieczeństwo i poufność danych - korespondencja klientów często zawiera wrażliwe informacje biznesowe i osobowe. Musieliśmy zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa, implementując szyfrowanie danych, bezpieczne logowanie oraz szczegółowe logi dostępu.
• Duża ilość danych historycznych - firma posiadała tysiące zeskanowanych dokumentów w różnych formatach i lokalizacjach, które należało zmigrować do nowego systemu z zachowaniem ich integralności i dostępności.
• Zróżnicowane potrzeby klientów - każdy klient miał nieco inne wymagania co do obsługi swojej korespondencji i zleceń, co wymagało stworzenia elastycznego systemu z możliwością personalizacji.
• Konieczność utrzymania ciągłości pracy - wdrożenie musiało się odbyć bez zakłócania bieżącej obsługi klientów. Jak wyjaśnia Daria Kunkowska: "Nie mogliśmy pozwolić sobie nawet na jeden dzień przerwy w obsłudze korespondencji. System musiał zostać uruchomiony równolegle do istniejących procesów."
• Przezwyciężenie oporu przed zmianą - część asystentów obawiała się nowego systemu i automatyzacji. Jeden z asystentów przyznał: "Na początku byłem sceptyczny, czy system poradzi sobie z naszą specyfiką pracy. Obawiałem się, że automatyzacja uczyni naszą pracę bardziej skomplikowaną, a nie prostszą."

Dodatkowo, musieliśmy zapewnić niezawodność aplikacji mobilnej na różnych urządzeniach i systemach operacyjnych, co wymagało dokładnego testowania i optymalizacji.

Jaki efekt osiągnęliśmy?

Po kwartale korzystania z aplikacji Assistea, Gdańskie Biuro Wirtualne zanotowało znaczące usprawnienia w swoich procesach:

Mierzalne rezultaty:

• Oszczędność 32 godzin pracy miesięcznie (średnio 5,3 godziny na asystenta)
• Skrócenie czasu obsługi przesyłki o 68% - z około 9 minut do zaledwie 2,9 minuty
• Redukcja liczby zapytań o status korespondencji o 96% - z około 35 tygodniowo do zaledwie 1-2
• Wzrost liczby obsługiwanych klientów o 25% (z 150 do 188) bez konieczności zatrudniania dodatkowych asystentów
• Skrócenie czasu rozpatrywania reklamacji o 83% - dzięki pełnej historii i potwierdzeniom odbioru

Dodatkowe korzyści:

• Wyższa satysfakcja klientów - według przeprowadzonej ankiety, 92% klientów ocenia nowy system jako "znacznie lepszy" lub "lepszy" od poprzedniego
• Efektywniejsze zarządzanie czasem asystentów - uwolniony czas pozwolił na realizację bardziej złożonych i wartościowych zadań
• Zwiększenie liczby płatnych zleceń dodatkowych o 31% - dzięki łatwiejszemu procesowi ich zamawiania
• Eliminacja błędów ludzkich - automatyczne potwierdzenia wyeliminowały problem zagubionej korespondencji
• Precyzyjne raportowanie biznesowe - zarząd uzyskał dokładny wgląd w obciążenie pracą i efektywność asystentów

Dodatkowo, wdrożenie systemu usprawniło pracę zdalną i hybrydową, co okazało się kluczowe w czasach pandemii i zmieniających się preferencji pracowników.

Co klient sądzi o współpracy?

Daria Kunkowska, właścicielka Gdańskiego Biura Wirtualnego, tak ocenia współpracę:

"Wdrożenie aplikacji Assistea okazało się punktem zwrotnym dla naszej firmy. Digital Development perfekcyjnie zrozumiało nasze potrzeby i dostarczyło rozwiązanie, które przełożyło się na wymierne oszczędności czasu i znacząco poprawiło jakość naszych usług. Najbardziej doceniam proaktywne podejście zespołu – zamiast czekać na nasze instrukcje, często sami proponowali rozwiązania, o których nawet nie myśleliśmy. Cały proces wdrożenia był niezwykle transparentny, rozliczaliśmy się za rzeczywisty czas pracy, a każda nasza uwaga została potraktowana poważnie. Dziś nie wyobrażamy sobie powrotu do dawnych metod pracy."

Jeden z asystentów dodaje:

"Początkowo byłem sceptyczny wobec nowego systemu, ale po zaledwie kilku dniach zrozumiałem, jak ogromną różnicę wprowadza w mojej codziennej pracy. Najbardziej cenię automatyczne potwierdzenia odbioru – wcześniej spędzałem godziny dzwoniąc do klientów, by upewnić się, że otrzymali ważne dokumenty. Teraz widzę to natychmiast w panelu. Aplikacja jest intuicyjna i elastyczna, a zespół Digital Development zawsze był dostępny, gdy potrzebowaliśmy wsparcia. To nie tylko usprawnienie naszej pracy, ale również podwyższenie standardu usług dla naszych klientów."

Podsumowanie

• 32 godziny miesięcznie zaoszczędzonego czasu asystentów
• 68% skrócenie czasu obsługi pojedynczej przesyłki
• 96% redukcja zapytań o status korespondencji
• 25% wzrost liczby obsługiwanych klientów bez zwiększania zespołu
• 31% więcej płatnych zleceń dodatkowych

Szukasz podobnych oszczędności czasu w swoim biurze wirtualnym? Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości automatyzacji procesów w Twojej organizacji. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

Gdańskie Biuro Wirtualne: Oszczędność 32 godzin miesięcznie dzięki automatyzacji obsługi korespondencji

Kim jest nasz klient?

Gdańskie Biuro Wirtualne (GBW) to dynamicznie rozwijająca się firma oferująca kompleksowe usługi biura wirtualnego, założona i prowadzona przez Darię Kunkowską. Działająca od 2018 roku w sercu Trójmiasta, firma obsługuje obecnie ponad 150 klientów - głównie małych przedsiębiorców, freelancerów i firm rozpoczynających działalność, którzy potrzebują profesjonalnego adresu korespondencyjnego i obsługi poczty bez konieczności wynajmu fizycznego biura.

Gdańskie Biuro Wirtualne zatrudnia 6 asystentów odpowiedzialnych za odbieranie, skanowanie i przekazywanie korespondencji klientom, a także realizację dodatkowych zleceń asystenckich. Firma wyróżnia się na rynku trójmiejskim szybkością obsługi oraz pełną transparentnością w zarządzaniu korespondencją klientów.

Co klient chciał osiągnąć?

Daria Kunkowska, właścicielka GBW, mierzyła się z szybkim wzrostem liczby obsługiwanych klientów, co zaczęło generować wyzwania organizacyjne. Zarząd firmy postawił sobie następujące cele:

• Skrócenie czasu obsługi przychodzących przesyłek o minimum 40% w ciągu dwóch miesięcy
• Wyeliminowanie błędów związanych z ręcznym śledzeniem statusu korespondencji
• Uzyskanie niezaprzeczalnych potwierdzeń odbioru cyfrowych kopii dokumentów przez klientów
• Uproszczenie procesu zlecania dodatkowych usług asystenckich przez klientów
• Zwiększenie przepustowości obsługi bez konieczności zatrudniania nowych asystentów

Jak podkreślała Daria Kunkowska: "Naszym głównym celem było stworzenie systemu, który pozwoliłby nam obsługiwać rosnącą liczbę klientów bez utraty jakości i przy zachowaniu tej samej liczby personelu. Chcieliśmy także dać naszym klientom większą kontrolę nad ich korespondencją i zleceniami."

Co stało na drodze? Z czym zmagał się klient?

Przed wdrożeniem systemu Assistea, Gdańskie Biuro Wirtualne borykało się z licznymi trudnościami operacyjnymi:

• Czasochłonny proces obsługi korespondencji - każda przesyłka wymagała zeskanowania, manualnego wysłania e-mailem do klienta i ręcznego odnotowania w arkuszu Excel
• Brak automatycznego potwierdzenia odbioru - asystenci musieli kontaktować się z klientami, aby upewnić się, że zapoznali się z korespondencją
• Rozproszona komunikacja - zlecenia przychodziły różnymi kanałami (e-mail, telefon, SMS), co utrudniało ich śledzenie i realizację
• Chaotyczne zarządzanie dokumentacją - skany dokumentów były przechowywane w różnych miejscach (skrzynki e-mail, dyski w chmurze), co komplikowało odnajdywanie archiwalnych dokumentów
• Nieefektywne raportowanie - ręczne tworzenie raportów z obsłużonej korespondencji zajmowało średnio 4 godziny tygodniowo

Sytuacja stawała się coraz trudniejsza wraz ze wzrostem liczby klientów. Jak zauważyła Daria Kunkowska: "Przy 150 klientach i kilkunastu przesyłkach dziennie, ręczne śledzenie statusu każdego dokumentu stało się praktycznie niemożliwe. Zdarzały się sytuacje, gdy klienci twierdzili, że nie otrzymali ważnych pism, a my nie mieliśmy jak udowodnić, że zostały wysłane."

Firma szacowała, że każdy z sześciu asystentów poświęcał średnio 5-6 godzin tygodniowo wyłącznie na zarządzanie statusem przesyłek i potwierdzanie ich odbioru, zamiast na realizację bardziej wartościowych zadań dla klientów.

Co w praktyce zrobiliśmy?

Wdrożyliśmy dla Gdańskiego Biura Wirtualnego kompleksową aplikację Assistea - system dostosowany do specyficznych potrzeb biur wirtualnych, umożliwiający zarządzanie korespondencją i zleceniami.

Główne komponenty wdrożonego rozwiązania:

Moduł zarządzania korespondencją:

• Centralne repozytorium dla zeskanowanych dokumentów
• System automatycznych powiadomień dla klientów o nowej korespondencji
• Niezaprzeczalne potwierdzenie odbioru przy otwarciu dokumentu
• Chronologiczna historia korespondencji dla każdego klienta
• Zaawansowane wyszukiwanie i filtrowanie dokumentów

System zleceń asystenckich (Asystent+):

• Katalog usług z predefiniowanymi stawkami
• Intuicyjny formularz zgłaszania nowych zadań przez klientów
• Śledzenie statusu zleceń w czasie rzeczywistym
• Automatyczne rozliczanie czasu pracy (w 15-minutowych interwałach)
• Powiadomienia o zmianie statusu zadań

Aplikacja mobilna dla klientów:

• Natychmiastowy dostęp do zeskanowanej korespondencji
• Możliwość zlecenia zadań z dowolnego miejsca
• Powiadomienia push o nowych dokumentach
• Bezpieczne logowanie przez Google lub hasło

Panel administracyjny dla zarządu:

• Zarządzanie kontami asystentów i klientów
• Raportowanie aktywności i efektywności
• Statystyki obsługi korespondencji i zleceń
• Narzędzia do planowania zasobów

Całe wdrożenie zostało przeprowadzone w ciągu 3 tygodni z wykorzystaniem podejścia low-code, co pozwoliło szybko uruchomić system bez angażowania rozbudowanego zespołu deweloperskiego. Przeprowadziliśmy kompleksowe szkolenie dla asystentów oraz przygotowaliśmy proste przewodniki i materiały instruktażowe dla klientów końcowych.

Dlaczego to było trudne?

Wdrożenie aplikacji Assistea w Gdańskim Biurze Wirtualnym wiązało się z kilkoma istotnymi wyzwaniami:

• Bezpieczeństwo i poufność danych - korespondencja klientów często zawiera wrażliwe informacje biznesowe i osobowe. Musieliśmy zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa, implementując szyfrowanie danych, bezpieczne logowanie oraz szczegółowe logi dostępu.
• Duża ilość danych historycznych - firma posiadała tysiące zeskanowanych dokumentów w różnych formatach i lokalizacjach, które należało zmigrować do nowego systemu z zachowaniem ich integralności i dostępności.
• Zróżnicowane potrzeby klientów - każdy klient miał nieco inne wymagania co do obsługi swojej korespondencji i zleceń, co wymagało stworzenia elastycznego systemu z możliwością personalizacji.
• Konieczność utrzymania ciągłości pracy - wdrożenie musiało się odbyć bez zakłócania bieżącej obsługi klientów. Jak wyjaśnia Daria Kunkowska: "Nie mogliśmy pozwolić sobie nawet na jeden dzień przerwy w obsłudze korespondencji. System musiał zostać uruchomiony równolegle do istniejących procesów."
• Przezwyciężenie oporu przed zmianą - część asystentów obawiała się nowego systemu i automatyzacji. Jeden z asystentów przyznał: "Na początku byłem sceptyczny, czy system poradzi sobie z naszą specyfiką pracy. Obawiałem się, że automatyzacja uczyni naszą pracę bardziej skomplikowaną, a nie prostszą."

Dodatkowo, musieliśmy zapewnić niezawodność aplikacji mobilnej na różnych urządzeniach i systemach operacyjnych, co wymagało dokładnego testowania i optymalizacji.

Jaki efekt osiągnęliśmy?

Po kwartale korzystania z aplikacji Assistea, Gdańskie Biuro Wirtualne zanotowało znaczące usprawnienia w swoich procesach:

Mierzalne rezultaty:

• Oszczędność 32 godzin pracy miesięcznie (średnio 5,3 godziny na asystenta)
• Skrócenie czasu obsługi przesyłki o 68% - z około 9 minut do zaledwie 2,9 minuty
• Redukcja liczby zapytań o status korespondencji o 96% - z około 35 tygodniowo do zaledwie 1-2
• Wzrost liczby obsługiwanych klientów o 25% (z 150 do 188) bez konieczności zatrudniania dodatkowych asystentów
• Skrócenie czasu rozpatrywania reklamacji o 83% - dzięki pełnej historii i potwierdzeniom odbioru

Dodatkowe korzyści:

• Wyższa satysfakcja klientów - według przeprowadzonej ankiety, 92% klientów ocenia nowy system jako "znacznie lepszy" lub "lepszy" od poprzedniego
• Efektywniejsze zarządzanie czasem asystentów - uwolniony czas pozwolił na realizację bardziej złożonych i wartościowych zadań
• Zwiększenie liczby płatnych zleceń dodatkowych o 31% - dzięki łatwiejszemu procesowi ich zamawiania
• Eliminacja błędów ludzkich - automatyczne potwierdzenia wyeliminowały problem zagubionej korespondencji
• Precyzyjne raportowanie biznesowe - zarząd uzyskał dokładny wgląd w obciążenie pracą i efektywność asystentów

Dodatkowo, wdrożenie systemu usprawniło pracę zdalną i hybrydową, co okazało się kluczowe w czasach pandemii i zmieniających się preferencji pracowników.

Co klient sądzi o współpracy?

Daria Kunkowska, właścicielka Gdańskiego Biura Wirtualnego, tak ocenia współpracę:

"Wdrożenie aplikacji Assistea okazało się punktem zwrotnym dla naszej firmy. Digital Development perfekcyjnie zrozumiało nasze potrzeby i dostarczyło rozwiązanie, które przełożyło się na wymierne oszczędności czasu i znacząco poprawiło jakość naszych usług. Najbardziej doceniam proaktywne podejście zespołu – zamiast czekać na nasze instrukcje, często sami proponowali rozwiązania, o których nawet nie myśleliśmy. Cały proces wdrożenia był niezwykle transparentny, rozliczaliśmy się za rzeczywisty czas pracy, a każda nasza uwaga została potraktowana poważnie. Dziś nie wyobrażamy sobie powrotu do dawnych metod pracy."

Jeden z asystentów dodaje:

"Początkowo byłem sceptyczny wobec nowego systemu, ale po zaledwie kilku dniach zrozumiałem, jak ogromną różnicę wprowadza w mojej codziennej pracy. Najbardziej cenię automatyczne potwierdzenia odbioru – wcześniej spędzałem godziny dzwoniąc do klientów, by upewnić się, że otrzymali ważne dokumenty. Teraz widzę to natychmiast w panelu. Aplikacja jest intuicyjna i elastyczna, a zespół Digital Development zawsze był dostępny, gdy potrzebowaliśmy wsparcia. To nie tylko usprawnienie naszej pracy, ale również podwyższenie standardu usług dla naszych klientów."

Podsumowanie

• 32 godziny miesięcznie zaoszczędzonego czasu asystentów
• 68% skrócenie czasu obsługi pojedynczej przesyłki
• 96% redukcja zapytań o status korespondencji
• 25% wzrost liczby obsługiwanych klientów bez zwiększania zespołu
• 31% więcej płatnych zleceń dodatkowych

‍