Oszczędność 27 godzin tygodniowo dzięki automatyzacji zarządzania kursami

Kim jest nasz klient?

Cogito to organizacja edukacyjna, która prowadzi zajęcia i kursy w różnych placówkach edukacyjnych na terenie całego kraju. Firma oferuje kursy tematyczne, m.in. Minecraft, Edukacja 3D i Edukido, skierowane głównie do dzieci i młodzieży szkolnej. Cogito współpracuje z licznymi szkołami podstawowymi, przedszkolami i innymi placówkami edukacyjnymi, w których organizuje zajęcia w formie grup.

Organizacja zarządza rozbudowaną siecią placówek partnerskich, grup zajęciowych oraz uczestników wraz z ich opiekunami. Przed wdrożeniem nowego rozwiązania, firma korzystała z kilkudziesięciu arkuszy Excel podzielonych według placówek, co stanowiło znaczące wyzwanie w codziennej koordynacji działań.

Co klient chciał osiągnąć?

Głównym celem Cogito było stworzenie scentralizowanego, spójnego systemu zarządzania, który pozwoliłby na:

• Usprawnienie procesu zapisów uczniów na kursy i do grup
• Efektywne zarządzanie placówkami, grupami i umowami w jednym miejscu
• Automatyzację komunikacji z rodzicami i placówkami
• Redukcję czasu poświęcanego na ręczne wprowadzanie danych i ich aktualizację
• Umożliwienie szybkiego dostępu do informacji o wolnych miejscach w grupach
• Uproszczenie procesu organizacji lekcji demonstracyjnych
• Uporządkowanie danych o umowach i terminach ich obowiązywania
• Zapewnienie dostępu do danych historycznych (archiwalnych)

Kierownictwo Cogito chciało wyeliminować konieczność ręcznego zarządzania danymi w rozproszonych arkuszach Excel, które powodowały problemy z aktualizacją informacji i utrudniały szybki dostęp do kluczowych danych operacyjnych.

Co stało na drodze? Z czym zmagał się klient?

Podstawowym wyzwaniem, przed którym stało Cogito, był chaotyczny i czasochłonny system zarządzania oparty na wielu oddzielnych arkuszach:

• Dane były rozproszone w kilkudziesięciu plikach Excel, każdy przypisany do innej placówki
• Informacje o uczniach, grupach i umowach były trudne do przeglądania i aktualizacji
• Brak relacyjnej struktury danych powodował liczne niespójności i duplikaty informacji
• Pracownicy tracili średnio 27 godzin tygodniowo na ręczne wyszukiwanie, aktualizowanie i synchronizowanie danych
• Odpowiedź na podstawowe pytania (np. o dostępność miejsc w grupie) wymagała przeszukiwania wielu plików
• Organizacja lekcji demonstracyjnych i śledzenie ich wyników było uciążliwe
• Brak skutecznego mechanizmu komunikacji z rodzicami i placówkami
• Trudności w zarządzaniu umowami, szczególnie przy przejściu do nowego roku szkolnego
• Problem z dostępem do danych archiwalnych z poprzednich lat

Dodatkowo, równoczesna praca kilku osób na tych samych plikach Excel prowadziła do konfliktów i utraty danych, co jeszcze bardziej komplikowało codzienną pracę organizacji.

Co w praktyce zrobiliśmy?

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy kompleksową aplikację biznesową opartą na AppSheet (platforma low-code), która zintegrowała wszystkie kluczowe dane i procesy organizacji:

1. Zbudowaliśmy relacyjny model danych obejmujący:
   • Placówki edukacyjne z pełnymi danymi kontaktowymi i statusami współpracy
   • Grupy zajęciowe z informacją o kursach, harmonogramach i miejscach
   • Uczniów z powiązaniami do placówek i grup
   • Rodziców/opiekunów z danymi kontaktowymi i umowami
   • Umowy z dokładnymi terminami i statusami
2. Stworzyliśmy intuicyjny interfejs z widokami dostosowanymi do różnych potrzeb:
   • Widok placówek z możliwością filtrowania po regionach
   • Przejrzysty system grup z podziałem na rok szkolny i placówki
   • Szczegółowe profile uczniów z informacją o grupach i lekcjach demo
   • Zarządzanie umowami z automatycznym śledzeniem terminów
3. Zaimplementowaliśmy zaawansowane funkcje operacyjne:
   • System zapisów uczniów do grup i na listę rezerwową
   • Planowanie i zarządzanie lekcjami demonstracyjnymi
   • Automatyczne obliczanie statusów grup (chętni, aktywna, zamknięta)
   • Mechanizm notatek i przypominania o zadaniach
   • Kalendarz wydarzeń i zajęć
   • Checklisty dla poszczególnych placówek
4. Dodaliśmy funkcje usprawniające komunikację:
   • Możliwość wysyłania e-maili bezpośrednio z aplikacji
   • Przygotowanie pod integrację z systemami SMS
   • Automatyczne powiadomienia o zmianach statusów

Dlaczego to było trudne?

Wdrożenie było złożonym przedsięwzięciem z kilku powodów:

1. Skomplikowana struktura danych – dotychczasowy model przechowywania informacji w Cogito był bardzo niespójny, z wieloma wyjątkami i niestandardowymi rozwiązaniami. Arkusze Excel zawierały niekonsekwentne formaty danych, co znacząco utrudniało proces migracji.
2. Duża ilość danych historycznych – organizacja prowadziła działalność przez wiele lat i zgromadziła ogromną ilość informacji o uczniach, umowach i grupach, które wszystkie musiały zostać prawidłowo zmigrowane i powiązane w nowej strukturze.
3. Złożone relacje między danymi – model biznesowy Cogito charakteryzował się skomplikowanym systemem powiązań między placówkami, grupami, uczniami i rodzicami. Każda grupa miała unikalny zestaw parametrów, a uczniowie często należeli do wielu grup jednocześnie.
4. Konieczność odtworzenia procesów biznesowych – aby aplikacja była skuteczna, musieliśmy dokładnie odwzorować wszystkie procesy operacyjne organizacji, takie jak: zapis ucznia do grupy, przenoszenie z listy rezerwowej, organizacja lekcji demo, czy zamykanie grup.
5. Integracja z istniejącymi systemami – aplikacja musiała być przygotowana do współpracy z używanymi już narzędziami, takimi jak systemy mailingowe czy platforma Active Now.

Jak podkreślał Robert Stopa, klient Cogito: "Największym wyzwaniem było uporządkowanie wszystkich naszych danych, które przez lata gromadziły się w różnych arkuszach. Każda placówka, każda grupa miała swoje unikalne cechy i wyjątki, które trudno było spójnie zorganizować."

Jaki efekt osiągnęliśmy?

Wdrożone rozwiązanie przyniosło Cogito wymierne korzyści:

1. Oszczędność czasu: Zespół zaoszczędził około 27 godzin tygodniowo, które wcześniej poświęcał na ręczne zarządzanie danymi i ich aktualizację. Czas odpowiedzi na zapytania klientów skrócił się z kilku minut do kilkunastu sekund.
2. Lepsza organizacja danych: Wszystkie informacje są teraz dostępne w jednym miejscu i powiązane ze sobą w logiczny sposób. Pracownicy nie muszą już przeszukiwać wielu arkuszy, aby znaleźć potrzebne informacje.
3. Automatyzacja procesów: Aplikacja automatycznie oblicza statusy grup, śledzi terminy umów i zarządza listami rezerwowymi, co eliminuje potrzebę ręcznych obliczeń i weryfikacji.
4. Zwiększenie efektywności zarządzania grupami: Proces zapisów uczniów do grup został uproszczony, a informacje o dostępności miejsc są natychmiast widoczne. Organizacja lekcji demonstracyjnych i śledzenie ich wyników jest teraz znacznie łatwiejsze.
5. Usprawnienie komunikacji: Bezpośrednia możliwość wysyłania e-maili z aplikacji i przygotowanie pod integrację z systemami SMS przyspieszyły komunikację z rodzicami i placówkami.
6. Bezpieczeństwo danych: Relacyjna struktura bazy danych zapobiega utracie informacji i zapewnia ich spójność, co było problemem w przypadku arkuszy Excel.
7. Dostęp mobilny: Pracownicy mogą teraz korzystać z aplikacji na urządzeniach mobilnych, co zwiększa elastyczność pracy i możliwość szybkiego reagowania.
8. Pełna historia: System przechowuje kompletną historię działań i zmian, co umożliwia śledzenie postępów i analizę danych historycznych.

Co klient sądzi o współpracy?

Robert Stopa, właściciel Cogito, podsumował efekty wdrożenia:

"Aplikacja całkowicie zmieniła sposób, w jaki zarządzamy naszą organizacją. To, co wcześniej zajmowało nam wiele godzin żmudnej pracy w arkuszach Excel, teraz możemy zrobić w kilka kliknięć. Jesteśmy szczególnie zadowoleni z intuicyjnego interfejsu i możliwości szybkiego dostępu do informacji o grupach i uczniach.

Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu możemy znacznie szybciej odpowiadać na pytania rodziców o dostępność miejsc w grupach czy terminy zajęć. Proces zarządzania umowami i lekcjami demonstracyjnymi został także znacząco uproszczony.

Digital Development wykazało się dużym zrozumieniem naszych potrzeb i elastycznością podczas całego procesu wdrożenia. Szczególnie doceniamy transparentny model współpracy, w którym płacimy tylko za rzeczywisty czas pracy, oraz możliwość stopniowego rozszerzania funkcjonalności systemu."

Podsumowanie

Dzięki wdrożeniu aplikacji zarządzającej, Cogito osiągnęło:

• 27 godzin tygodniowo zaoszczędzonego czasu pracowników
• 100% centralizacji danych w jednym spójnym systemie
• 90% redukcji czasu potrzebnego na odpowiedź na zapytania klientów
• Całkowitą eliminację problemów z niespójnością danych

Szukasz podobnych oszczędności czasu w swojej firmie? Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości automatyzacji procesów w Twojej organizacji. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

‍