Oszczędność 27 godzin pracy tygodniowo dzięki zintegrowanemu systemowi zarządzania sprawami

Kim jest nasz klient?

Kancelaria odszkodowawcza to średniej wielkości firma specjalizująca się w kompleksowej obsłudze prawnej klientów dochodzących odszkodowań. Firma współpracuje z rozległą siecią zewnętrznych ekspertów - specjalistów z różnych obszarów prawa odszkodowawczego, prawników, lekarzy oraz agentów pozyskujących nowe sprawy. Kancelaria obsługuje rocznie setki spraw odszkodowawczych i zatrudnia kilkunastu pracowników wewnętrznych koordynujących pracę kilkudziesięciu współpracowników zewnętrznych.

Do 2023 roku kancelaria działała w modelu rozproszonym, opierając się głównie na zewnętrznych specjalistach, by później przejść na bardziej scentralizowany model biznesowy, zatrudniając więcej specjalistów na miejscu i zmieniając procesy zarówno sprzedażowe jak i produkcyjne.

Co klient chciał osiągnąć?

Kancelaria stanęła przed kilkoma kluczowymi wyzwaniami biznesowymi:

1. Stworzenie spójnego i kompleksowego systemu zarządzania sprawami, który zastąpiłby rozproszone arkusze Google Sheets
2. Usprawnienie współpracy z podmiotami zewnętrznymi (specjalistami, prawnikami, lekarzami)
3. Zbudowanie efektywnego systemu zarządzania siecią agentów, wraz ze skomplikowanym systemem prowizji działającym na trzech poziomach
4. Uproszczenie obiegu dokumentów i komunikacji wewnętrznej
5. Scentralizowanie danych biznesowych do podejmowania świadomych decyzji
6. Zwiększenie efektywności obsługi klientów o minimum 30% w ciągu 6 miesięcy od wdrożenia

Kluczowym celem biznesowym było stworzenie platformy, która pozwoliłaby firmie skalować działalność bez proporcjonalnego zwiększania kosztów operacyjnych i administracyjnych.

Co stało na drodze? Z czym zmagał się klient?

Kancelaria borykała się z kilkoma istotnymi przeszkodami:

Rozproszenie danych - Informacje o klientach, sprawach i postępach były rozproszone w dziesiątkach arkuszy Google Sheets, co prowadziło do niespójności danych, duplikacji pracy i błędów.

Brak transparentności - Trudno było śledzić, kto i kiedy wykonał jakie działania w sprawach, co utrudniało rozliczalność i planowanie.

Skomplikowana struktura prowizji - System wynagrodzeń dla agentów składał się z trzech poziomów prowizji, a każdy agent miał przydzielonego managera i dyrektora, którzy również otrzymywali udział w prowizji. Ręczne obliczanie tych prowizji zajmowało pracownikom działu finansowego około 2 dni robocze miesięcznie.

Nieefektywna komunikacja - Wymiana informacji między pracownikami wewnętrznymi a zewnętrznymi współpracownikami odbywała się głównie przez e-mail i telefon, co powodowało opóźnienia i utratę ważnych informacji.

Chaotyczny obieg dokumentów - Pomimo korzystania z Dysku Google, dokumenty były często trudne do odnalezienia, a ich przepływ między pracownikami wymagał wielu ręcznych kroków.

Jak powiedział Dyrektor Operacyjny kancelarii: "Traciliśmy dziesiątki godzin tygodniowo na czynności, które nie przynosiły wartości dodanej - szukanie dokumentów, wprowadzanie tych samych danych w kilku miejscach, ręczne obliczanie prowizji. To nie tylko marnowało nasz czas, ale też zwiększało ryzyko błędów i obniżało satysfakcję klientów."

Co w praktyce zrobiliśmy?

Nasze podejście do tego złożonego problemu było stopniowe i systematyczne, z wykorzystaniem technologii no-code/low-code, co pozwoliło na szybkie wdrożenia i iteracyjne udoskonalanie rozwiązania:

Etap 1: Podstawowy system zarządzania sprawami

Zbudowaliśmy podstawową aplikację w środowisku AppSheet (Google Workspace), która zawierała:

• Centralną bazę danych klientów i spraw
• System wiadomości wewnętrznych
• Integrację z Google Drive do automatycznego tworzenia folderów na dokumentację dla każdej sprawy
• System uprawnień dla 5 różnych grup użytkowników
• Mechanizm przydzielania spraw do zespołów

Etap 2: System rozliczania agentów

Rozbudowaliśmy aplikację o funkcjonalność automatycznego rozliczania agentów z uwzględnieniem trójpoziomowej struktury prowizji:

• Automatyczne przypisywanie managerów i dyrektorów do spraw pozyskanych przez agentów
• Kalkulacja prowizji na wszystkich poziomach
• Raportowanie i analityka wyników sprzedażowych

Etap 3: Reorganizacja i rozbudowa systemu

Po zmianie modelu biznesowego kancelarii w 2023 roku, przeprowadziliśmy gruntowną przebudowę systemu:

• Stworzyliśmy trzy zintegrowane aplikacje na jednej bazie danych: dwie dla różnych linii biznesowych i jedną analityczną
• Zaimplementowaliśmy wspólną bazę kontrahentów i płatności dostępną dla całej firmy
• Wdrożyliśmy dashboard z kluczowymi wskaźnikami biznesowymi
• Zautomatyzowaliśmy proces obiegu dokumentów

Etap 4: Mobilna aplikacja dla agentów

W 2024 roku zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy dedykowaną aplikację mobilną (Flutter) dostępną w sklepach Google Play i App Store:

• Rejestracja nowych agentów
• Dodawanie nowych spraw
• Komunikacja z kancelarią
• Śledzenie statusów spraw i prowizji
• Integracja z istniejącym systemem AppSheet

Etap 5: Integracja z HubSpot

Ostatnim elementem było wdrożenie HubSpot do realizacji działań marketingowych:

• Zarządzanie kampaniami marketingowymi
• Poprawna ewidencja zgód na przetwarzanie danych i komunikację marketingową
• Integracja z systemem zarządzania sprawami

Dlaczego to było trudne?

Projekt stanowił wyzwanie z kilku kluczowych powodów:

Złożona struktura organizacyjna - Konieczność obsługi wielu różnych ról użytkowników z różnymi poziomami dostępu i potrzebami (pracownicy wewnętrzni, prawnicy, lekarze, agenci, managerzy, dyrektorzy) wymagała precyzyjnego zaprojektowania systemu uprawnień.

Skomplikowany system prowizji - Implementacja trójpoziomowego systemu prowizji z automatycznym przypisywaniem beneficjentów wymagała złożonej logiki biznesowej i dokładnego odwzorowania istniejących reguł.

Migracja z rozproszonych arkuszy - Przeniesienie danych z wielu arkuszy Google Sheets do zintegrowanego systemu wymagało dokładnej analizy, czyszczenia danych i mapowania powiązań.

Ewolucja modelu biznesowego - System musiał być elastyczny, aby dostosować się do zmieniającego się modelu biznesowego kancelarii, co wymagało gruntownej przebudowy w 2023 roku.

Integracja wielu systemów - Połączenie AppSheet, Google Workspace, aplikacji mobilnej i HubSpot wymagało zaprojektowania spójnej architektury i bezbłędnej wymiany danych.

Jak zaznaczył CTO Digital Development: "Najtrudniejszym aspektem projektu było stworzenie systemu, który jest jednocześnie kompleksowy i elastyczny. Musieliśmy odpowiedzieć na bardzo różnorodne potrzeby użytkowników, a jednocześnie zapewnić, że system będzie mógł ewoluować wraz ze zmieniającym się modelem biznesowym klienta. Wykorzystanie technologii no-code/low-code pozwoliło nam na szybkie iteracje i dostosowywanie systemu do zmieniających się wymagań."

Jaki efekt osiągnęliśmy?

Wdrożone rozwiązanie przyniosło kancelarii odszkodowawczej wymierne korzyści biznesowe:

Oszczędność czasu:

• 27 godzin oszczędności tygodniowo w skali całej organizacji na zadaniach administracyjnych
• Redukcja czasu potrzebnego na obliczanie prowizji o 95% (z 2 dni do 1 godziny miesięcznie)
• Skrócenie czasu potrzebnego na znalezienie dokumentów o 80%

Zwiększenie efektywności:

• Wzrost liczby obsługiwanych spraw o 42% bez zwiększenia zatrudnienia
• Skrócenie średniego czasu obsługi sprawy o 35%
• Zwiększenie liczby spraw pozyskiwanych przez agentów o 28%

Poprawa jakości danych:

• Eliminacja 95% błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych
• Centralizacja i ujednolicenie informacji o klientach i sprawach
• Pełna transparentność i możliwość audytu wszystkich działań w systemie

Korzyści finansowe:

• Wzrost przychodów o 37% rok do roku dzięki większej efektywności
• Redukcja kosztów administracyjnych o 22%
• Zwiększenie rentowności poszczególnych spraw dzięki precyzyjnej analizie kosztów

Rozwój biznesu:

• Wzrost liczby zewnętrznych agentów o 65% dzięki wdrożeniu aplikacji mobilnej
• Rozszerzenie działalności o nowe linie biznesowe bez proporcjonalnego wzrostu kosztów
• Pozyskanie nowego segmentu klientów dzięki profesjonalnym narzędziom cyfrowym

Co klient sądzi o współpracy?

"Współpraca z Digital Development całkowicie odmieniła sposób, w jaki prowadzimy naszą działalność. Zaczynaliśmy od chaotycznego systemu arkuszy i ręcznych procesów, które pochłaniały ogromną ilość czasu i były podatne na błędy. Dziś mamy w pełni zintegrowany ekosystem cyfrowy, który obsługuje wszystkie aspekty naszej działalności - od pozyskiwania spraw przez agentów, przez zarządzanie dokumentacją, aż po analizę efektywności.

Najbardziej cenię sobie elastyczność zespołu Digital Development - gdy nasz model biznesowy się zmienił, byli w stanie szybko dostosować system do nowych potrzeb. Ważna była dla nas też transparentność procesu - zawsze wiedzieliśmy, na jakim etapie jest projekt i jakie są jego koszty.

Dzięki wdrożonym rozwiązaniom oszczędzamy dziesiątki godzin tygodniowo, które możemy poświęcić na to, co najważniejsze - obsługę klientów. Aplikacja mobilna dla agentów otworzyła nam zupełnie nowe możliwości pozyskiwania spraw, a moduł analityczny dostarcza danych, których wcześniej nie mieliśmy, co pozwala na podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.

Jestem przekonany, że bez tego systemu nie bylibyśmy w stanie osiągnąć takiego wzrostu, jaki odnotowaliśmy w ostatnich latach." - Prezes Zarządu Kancelarii Odszkodowawczej

Podsumowanie

✅ Oszczędność 27 godzin pracy tygodniowo

✅ Wzrost liczby obsługiwanych spraw o 42%

✅ Redukcja błędów danych o 95% ✅ Wzrost przychodów o 37% rok do roku

✅ Zwiększenie liczby agentów o 65%

Szukasz podobnych oszczędności czasu w swojej firmie? Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości automatyzacji procesów w Twojej organizacji. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

‍