Oszczędność 6 dni roboczych miesięcznie dzięki automatyzacji zarządzania szkoleniami BHP

Kim jest nasz klient?

Naszym klientem jest firma Halda - profesjonalna firma zajmująca się kompleksową obsługą BHP dla innych przedsiębiorstw. Halda świadczy usługi z zakresu szkoleń BHP (wstępnych i okresowych), dokumentacji powypadkowej, oceny ryzyka zawodowego, szkoleń przeciwpożarowych oraz szkoleń z pierwszej pomocy dla firm różnej wielkości i z różnych branż.

Firma obsługuje kilkadziesiąt podmiotów, dla których przeprowadza setki szkoleń BHP rocznie, obejmujących pracowników na stanowiskach administracyjno-biurowych, inżynieryjno-technicznych, robotniczych oraz kierowniczych. Każdy klient Haldy ma inne potrzeby i indywidualne warunki współpracy, co wymaga elastycznego podejścia do zarządzania umowami i dokumentacją.

Co klient chciał osiągnąć?

Halda borykała się z czasochłonnym i podatnym na błędy systemem zarządzania usługami BHP dla swoich klientów biznesowych. Rosnąca liczba obsługiwanych firm oraz różnorodność oferowanych usług powodowały, że ręczne administrowanie dokumentacją stawało się nieefektywne. Główne cele, które Halda chciała osiągnąć to:

1. Zmniejszenie czasu poświęcanego na administrowanie dokumentacją BHP o co najmniej 50% w ciągu pierwszych 3 miesięcy od wdrożenia systemu
2. Wyeliminowanie błędów w dokumentacji, szczególnie w zaświadczeniach szkoleniowych, które często skutkowały koniecznością powtórnego ich generowania
3. Automatyzacja procesu zarządzania umowami z klientami i zleceń jednorazowych
4. Stworzenie centralnego repozytorium danych o klientach, ich pracownikach, umowach i szkoleniach z możliwością szybkiego dostępu i filtrowania
5. Usprawnienie procesu fakturowania usług dzięki szczegółowej ewidencji zrealizowanych usług

Halda potrzebowała rozwiązania, które byłoby jednocześnie kompleksowe i elastyczne, dostosowane do różnorodnych potrzeb ich klientów i różnych typów umów (stałe obsługi BHP i zlecenia jednorazowe).

Co stało na drodze? Z czym zmagał się klient?

Przed wdrożeniem naszego rozwiązania, Halda napotykała szereg przeszkód, które utrudniały efektywne zarządzanie usługami BHP dla swoich klientów:

1. Rozproszenie danych - informacje o klientach, ich pracownikach, umowach i szkoleniach były przechowywane w różnych miejscach: arkuszach Excel, dokumentach Word, notatkach papierowych oraz mailach. Często dochodziło do sytuacji, gdy specjalista BHP przez cały dzień zbierał dane, aby dopiero potem zająć się ich analizą.
2. Brak standaryzacji dokumentów - każda umowa, zlecenie czy zaświadczenie musiały być tworzone ręcznie w programie Word, co prowadziło do błędów w danych klienta, cenach usług czy danych osobowych pracowników. Wykrycie błędu po wydrukowaniu dokumentu oznaczało konieczność powtórzenia całego procesu od początku.
3. Problemy z numeracją zaświadczeń - zaświadczenia o ukończeniu szkoleń okresowych BHP podlegają ścisłemu zarachowaniu. Ręczne numerowanie często prowadziło do błędów, a próby naprawy kończyły się chaosem w dokumentacji. Jak wyjaśniła specjalistka Haldy: "Numery muszą iść po sobie, daty też muszą iść po sobie. Nie mogę wystawić zaświadczenia z numerem 20, a później nagle z numerem 2."
4. Złożoność cenników i umów - każdy klient miał indywidualne warunki cenowe, a niektóre usługi były zawarte "w cenie obsługi". Ręczne zarządzanie tymi warunkami prowadziło do błędów w fakturowaniu i niejasności w zakresie świadczonych usług.
5. Problemy z tworzeniem umów i zleceń - przygotowanie nowej umowy lub zlecenia jednorazowego wymagało każdorazowego ręcznego wypełniania szablonów z uwzględnieniem wszystkich usług, co często prowadziło do pomyłek w wycenach i zakresach usług.

Agnieszka Majer, specjalistka BHP w Haldzie, podsumowała sytuację: "Pierwsze, co mnie uderzało, to irytacja z powodu Excela - jeden zły ruch i wszystko się sypie. Mamy kilkadziesiąt różnych firm, setki pracowników i tysiące dokumentów. Notorycznie zdarzały się błędy w nazwisku czy imieniu, a każda poprawka oznaczała konieczność tworzenia dokumentu od nowa."

Co w praktyce zrobiliśmy?

Digital Development stworzyło dedykowaną aplikację "BHP Manager" dla firmy Halda, wykorzystując podejście low-code, które pozwoliło na szybkie wdrożenie i dostosowanie do specyficznych potrzeb klienta. System składa się z następujących głównych komponentów:

1. Centralna baza danych klientów biznesowych i ich pracowników zawierająca wszystkie niezbędne informacje, takie jak dane firmy (nazwa, NIP, REGON, forma prawna), dane kontaktowe, dane opiekunów, a także dane pracowników (dane osobowe, stanowisko, typ stanowiska, data zatrudnienia) oraz historię szkoleń.
2. Moduł zarządzania umowami umożliwiający tworzenie, przechowywanie i edycję różnych typów umów (stałych i jednorazowych). System automatycznie generuje dokumenty umów na podstawie wprowadzonych danych, z możliwością rozróżnienia usług płatnych oraz usług zawartych "w cenie obsługi". Specjalnie zaprojektowany "Załącznik nr 1" w formie tabeli prezentuje przejrzysty cennik usług dla każdego klienta.
3. Moduł zamówień powiązany z umowami, pozwalający na szybkie tworzenie zamówień na różne usługi (szkolenia BHP, ocena ryzyka zawodowego, dokumentacja powypadkowa) z automatycznym przypisaniem pracowników. System blokuje możliwość zapisania zamówienia bez wyboru pracowników, eliminując tym samym częsty błąd proceduralny.
4. Automatyczne generowanie zaświadczeń po zakończeniu szkolenia, z prawidłowym numerowaniem i formatowaniem. System rozróżnia różne typy szkoleń (wstępne BHP, okresowe BHP, pierwsza pomoc, Ppoż) i generuje odpowiednie dokumenty. W przypadku wykrycia błędu, system umożliwia ponowne wygenerowanie zaświadczenia z tym samym numerem, ale z poprawionymi danymi.
5. System śledzenia terminów automatycznie monitorujący daty ważności szkoleń dla wszystkich pracowników klientów Haldy, z uwzględnieniem różnych okresów ważności dla różnych typów stanowisk (1 rok dla szkoleń wstępnych, 3 lata dla stanowisk robotniczych, 5 lat dla stanowisk administracyjno-biurowych).
6. Intuicyjne interfejsy użytkownika dostosowane do różnych potrzeb - widok tabelaryczny dla zamówień i produktów, karty lub belki dla klientów, z możliwością sortowania i filtrowania według wielu kryteriów.

Rozwiązanie zostało zaprojektowane z myślą o elastyczności - Halda może edytować parametry, które nie wpływają na integralność zaświadczeń (np. ceny, rabaty), a system automatycznie dba o spójność dokumentacji. Wprowadziliśmy również funkcję anulowania zamówień, która skutkuje odpowiednim oznaczeniem powiązanych zaświadczeń jako "skreślonych", bez zaburzania ciągłości numeracji.

Dlaczego to było trudne?

Wdrożenie systemu dla firmy Halda wiązało się z kilkoma istotnymi wyzwaniami technicznymi i biznesowymi:

1. Bardzo złożona logika biznesowa - system musiał uwzględniać skomplikowaną sieć zależności: dziesiątki klientów biznesowych, setki ich pracowników, różne typy umów (stałe i jednorazowe), różnorodne usługi (szkolenia BHP, oceny ryzyka, dokumentacja powypadkowa) oraz indywidualne warunki cenowe dla każdego klienta.
2. Wymagania dotyczące numeracji zaświadczeń - zaświadczenia szkoleniowe podlegają ścisłemu zarachowaniu, co oznaczało, że system musiał zapewnić nieprzerwaną sekwencję numerów, nawet w przypadku anulowania zaświadczeń. Jednocześnie, w przypadku błędu, musiała istnieć możliwość ponownego wygenerowania zaświadczenia z tym samym numerem.
3. Integracja z istniejącymi procesami i dokumentami - Halda posiadała już ustalone szablony umów, zleceń i zaświadczeń oraz procedury, które musiały zostać zachowane. System musiał się dostosować do tych formatów i procesów, a nie odwrotnie, co wymagało szczegółowej analizy i implementacji.
4. Balans między elastycznością a kontrolą - system musiał oferować Haldzie wystarczającą elastyczność w edycji danych (np. możliwość poprawiania błędów), jednocześnie zabezpieczając przed zmianami, które mogłyby zaburzyć integralność dokumentacji lub naruszać wymogi prawne.
5. Złożona struktura cenowa - obsługa zróżnicowanych cenników dla klientów, gdzie niektóre usługi były płatne dodatkowo, a inne zawarte "w cenie obsługi", wymagała specjalnego podejścia w projektowaniu struktur danych i interfejsów.
6. Różne typy stanowisk i różne okresy ważności szkoleń - system musiał prawidłowo zarządzać różnymi typami stanowisk (administracyjno-biurowe, robotnicze, inżynieryjno-techniczne, kierownicze) i związanymi z nimi różnymi okresami ważności szkoleń (1, 3 lub 5 lat).

Jak wyjaśniła Agnieszka Majer z Haldy: "Najgorzej było z szkoleniami okresowymi, które są ścisłego zarachowania - muszą iść po sobie numery, daty też muszą iść po sobie. Nie mogę wystawić dzisiaj zaświadczenia z numerem 20, a potem nagle z numerem 2. Każdy błąd w ręcznym procesie generował wielki problem. A przy naszej skali działalności, tych błędów było naprawdę dużo."

Jaki efekt osiągnęliśmy?

Wdrożenie systemu BHP Manager przyniosło wymierne korzyści dla firmy Halda:

1. Oszczędność czasu: Specjaliści Haldy zaoszczędzili łącznie 6 dni roboczych miesięcznie, które wcześniej poświęcali na ręczne tworzenie dokumentów, sprawdzanie terminów i poprawianie błędów. To przekłada się na 25% czasu pracy, który teraz mogą poświęcić na obsługę większej liczby klientów i rozwijanie nowych usług.
2. Eliminacja błędów w dokumentacji: Liczba błędów w dokumentach spadła o 98% dzięki automatycznemu generowaniu z danych przechowywanych centralnie w systemie. Szczególnie istotna jest niemal całkowita eliminacja błędów w zaświadczeniach szkoleniowych, które podlegają kontroli zewnętrznej.
3. Przyspieszenie procesu tworzenia dokumentów:
   • Generowanie umowy dla nowego klienta: z 45 minut do 3 minut (oszczędność 93% czasu)
   • Tworzenie zamówienia na szkolenie: z 20 minut do 2 minut (oszczędność 90% czasu)
   • Wystawienie zaświadczenia: z 15 minut do 30 sekund (oszczędność 97% czasu)
   • Przygotowanie kompletu dokumentów dla grupy 10 pracowników: z 5 godzin do 15 minut (oszczędność 95% czasu)
4. Lepsze zarządzanie terminami szkoleń klientów: System automatycznie powiadamia o zbliżających się terminach szkoleń okresowych dla wszystkich klientów Haldy, co całkowicie wyeliminowało przypadki przeterminowanych szkoleń (wcześniej zdarzało się to średnio 2-3 razy w miesiącu).
5. Centralizacja danych: Wszystkie informacje o klientach, ich pracownikach, umowach, zamówieniach i zaświadczeniach są teraz dostępne w jednym miejscu, co znacząco ułatwia raportowanie, analizy i planowanie pracy.
6. Zgodność z przepisami: System zapewnia właściwą numerację zaświadczeń i możliwość śledzenia wszystkich zmian, co zwiększa bezpieczeństwo dokumentacji podczas kontroli zewnętrznych.
7. Elastyczność w tworzeniu umów i zleceń: Halda może łatwo tworzyć i dostosowywać umowy oraz zlecenia jednorazowe do potrzeb różnych klientów, precyzyjnie określając które usługi są płatne dodatkowo, a które "w cenie obsługi".
8. Wzrost liczby obsługiwanych klientów: Dzięki oszczędności czasu i automatyzacji procesów, Halda mogła zwiększyć liczbę obsługiwanych klientów o 20% bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników.

Co klient sądzi o współpracy?

"Digital Development całkowicie odmieniło sposób, w jaki zarządzamy usługami BHP dla naszych klientów. Wcześniej spędzaliśmy tygodnie na ręcznym tworzeniu dokumentów, przeczesywaniu arkuszy Excel i naprawianiu błędów. Teraz wszystko mamy na jednym ekranie - od danych klientów i ich pracowników, przez umowy i zamówienia, po gotowe zaświadczenia.

System jest niezwykle elastyczny - mogę dostosować go do specyficznych potrzeb każdego naszego klienta, a jednocześnie prosty w obsłudze. Szczególnie doceniam możliwość poprawiania błędów i ponownego generowania zaświadczeń bez zaburzania numeracji, co było ogromnym problemem w przeszłości. Funkcja oznaczania usług jako 'w cenie obsługi' zamiast wpisywania zerowych wartości znacząco poprawiła czytelność naszych umów i zleceń.

Zespół Digital Development pracował z nami krok po kroku, słuchając naszych potrzeb i dostosowując system do naszych procesów, a nie odwrotnie. Kiedy pojawiały się problemy lub pytania, zawsze otrzymywaliśmy szybką i pomocną odpowiedź. Ta transparentność i elastyczne podejście sprawiły, że cały proces wdrożenia przebiegł niezwykle sprawnie.

Dzięki zaoszczędzonym 6 dniom roboczym miesięcznie możemy teraz obsługiwać więcej klientów i skupić się na rozwoju naszej firmy. Obserwujemy również znacznie większe zadowolenie naszych klientów, którzy doceniają profesjonalnie przygotowane dokumenty, terminowe przypomnienia o szkoleniach i szybką reakcję na ich potrzeby."

• Agnieszka Majer, Specjalista BHP, Halda

Podsumowanie

• Oszczędność czasu: 6 dni roboczych miesięcznie (25% czasu pracy specjalistów)
• Redukcja błędów w dokumentacji: o 98%
• Przyspieszenie tworzenia dokumentów: średnio o 93%
• Centralizacja danych: wszystkie informacje o klientach i usługach dostępne z jednego ekranu
• Wzrost liczby obsługiwanych klientów: o 20% bez zwiększania zatrudnienia
• Pełna zgodność z przepisami: właściwa numeracja zaświadczeń i śledzenie zmian

Szukasz podobnych oszczędności czasu w swojej firmie? Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości automatyzacji procesów w Twojej organizacji. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

‍