Oszczędność 6 godzin tygodniowo dzięki automatyzacji zarządzania hodowlą bydła i rozliczeniami weterynaryjnymi

Kim jest nasz klient?

Skowron Rozród to gabinet weterynaryjny wyspecjalizowany w rozrodzie bydła, prowadzony przez doktora Bartosza Skowrona. Firma świadczy usługi dla kilkudziesięciu gospodarzy rolnych posiadających łącznie setki sztuk bydła. Specjalizuje się w inseminacji, monitorowaniu cykli rozrodczych i leczeniu weterynaryjnym bydła.

Zespół składa się z kilku osób, w tym weterynarzy i techników, którzy codziennie odwiedzają gospodarstwa w terenie, przeprowadzając zabiegi, podając leki i wykonując badania. Każdy pracownik musi na bieżąco śledzić dokumentację medyczną zwierząt, stan magazynu leków i nasienia, rozliczać się z pobranych środków oraz generować wymaganą dokumentację dla gospodarzy i organów kontrolnych.

Co klient chciał osiągnąć?

Dr Skowron potrzebował kompleksowego rozwiązania, które pozwoliłoby:

1. Uporządkować dokumentację medyczną zwierząt u poszczególnych gospodarzy, z naciskiem na śledzenie cykli rozrodczych krów
2. Zautomatyzować proces generowania kart leczenia zwierząt wymaganych przez prawo
3. Wdrożyć sprawne zarządzanie magazynem leków i nasienia
4. Monitorować finanse firmy, w tym rozliczać wizyty, śledzić należności od gospodarzy i prowadzić rozliczenia z pracownikami
5. Umożliwić pracę w terenie, często bez dostępu do internetu

Kluczowym celem było stworzenie systemu, który eliminowałby ręczne wypisywanie dokumentacji, pozwalał na łatwe planowanie wizyt i zabiegów zgodnie z cyklami rozrodczymi zwierząt oraz zapewniał zgodność z wymaganiami prawnymi.

Co stało na drodze? Z czym zmagał się klient?

Dr Skowron borykał się z kilkoma istotnymi wyzwaniami:

• Złożone cykle rozrodcze: Po inseminacji krów należy śledzić ich cykle rozrodcze i wykonywać odpowiednie czynności w określonych momentach. Przy dużej liczbie zwierząt u jednego gospodarza ręczna ewidencja stawała się niezwykle czasochłonna.
• Rozbudowana dokumentacja: Każdy podany lek wymagał ewidencji ze względu na przepisy weterynaryjne. Dla leków z okresem karencji niezbędne jest dokładne śledzenie, komu zostały podane, w jakiej ilości i kiedy, z możliwością generowania szczegółowych raportów podczas kontroli.
• Praca w terenie bez internetu: Weterynarze pracują głównie w oborach i gospodarstwach, gdzie często nie ma dostępu do internetu, co wymaga rozwiązania działającego offline z późniejszą synchronizacją.
• Skomplikowane rozliczenia: Finanse firmy obejmowały rozliczenia z gospodarzami (często z odroczonymi płatnościami), zarządzanie portfelem pracowników i generowanie faktur, co wymagało wielokrotnego przepisywania danych między systemami.
• Brak dedykowanych rozwiązań: Istniejące na rynku oprogramowanie nie było dostosowane do specyficznych potrzeb weterynarza zajmującego się rozrodem bydła i wymagało zbyt wielu kompromisów.

Dr Skowron początkowo wszystkie te procesy obsługiwał ręcznie lub przy pomocy ogólnych narzędzi jak Excel, co pochłaniało ogromne ilości czasu, powodowało błędy i utrudniało analizę danych.

Co w praktyce zrobiliśmy?

Digital Development zaprojektowało i wdrożyło dedykowaną aplikację mobilną na platformie AppSheet, która kompleksowo rozwiązuje wszystkie wymienione problemy:

1. Moduł wizyt i kalendarza rozrodczego - umożliwiający:
   • Planowanie wizyt z przypisaniem do konkretnych gospodarzy
   • Śledzenie cykli rozrodczych poszczególnych zwierząt
   • Automatyczne przypominanie o koniecznych badaniach (np. krowy 30 dni po inseminacji)
   • Grupowanie zwierząt według statusu rozrodczego (np. wyświetlanie wszystkich krów wymagających badania USG)
2. Moduł leczenia i podawania leków:
   • Ewidencja podanych leków z dokładnym przypisaniem do zwierzęcia
   • Rejestracja rozpoznania i przeprowadzonych zabiegów
   • Automatyczne generowanie kart leczenia zgodnych z wymogami prawnymi
   • Możliwość zbierania podpisu gospodarza na ekranie urządzenia mobilnego
3. Moduł zarządzania magazynem:
   • Śledzenie stanów magazynowych leków i nasienia
   • Automatyczne odejmowanie wykorzystanych preparatów
   • Możliwość przekazywania leków między pracownikami
   • Funkcja "ulubionych leków" przyspieszająca proces rejestracji
4. Moduł finansowy:
   • Automatyczne obliczanie należności za wykonane usługi i wydane leki
   • Śledzenie salda należności poszczególnych gospodarzy
   • Rozliczanie portfela pracowników (ile gotówki zebrali w terenie)
   • Generowanie faktur dla gospodarzy z historią wszystkich wykonanych usług
   • Rozliczanie wynagrodzeń pracowników
5. Tryb pracy offline:
   • Możliwość pełnej pracy w terenie bez dostępu do internetu
   • Synchronizacja danych po powrocie w zasięg sieci
   • Minimalizacja obciążenia łącza podczas synchronizacji

Aplikacja została zaprojektowana z myślą o prostocie obsługi na urządzeniach mobilnych, z odpowiednim dostosowaniem widoków do roli użytkownika (weterynarz, technik, sekretariat).

Dlaczego to było trudne?

Wdrożenie aplikacji wiązało się z kilkoma znaczącymi wyzwaniami:

1. Złożoność procesów biznesowych – proces leczenia i rozrodu bydła ma wiele zależności czasowych i wymaga śledzenia wielu parametrów jednocześnie. Zaprojektowanie intuicyjnego interfejsu, który pomieści wszystkie te dane bez przytłaczania użytkownika, stanowiło istotne wyzwanie.
2. Wymagania prawne – aplikacja musiała generować dokumenty zgodne z wymaganiami prawnymi dotyczącymi weterynarii i obrotu lekami, w tym karty leczenia zwierząt z odpowiednimi numerami, datami i podpisami.
3. Praca offline – zapewnienie płynnej pracy bez dostępu do internetu wymagało zaimplementowania zaawansowanych mechanizmów synchronizacji i buforowania danych.
4. Migracja danych – przeniesienie istniejących informacji o zwierzętach, gospodarzach i historii leczenia do nowego systemu wymagało dokładnego mapowania i weryfikacji danych.
5. Ograniczenia platformy – wykorzystanie AppSheet jako platformy no-code wiązało się z pewnymi ograniczeniami, które musieliśmy kreatywnie obejść, np. poprzez wykorzystanie skryptów JavaScript do generowania dokumentów czy zastosowanie złożonych reguł biznesowych.

Jak podkreślał dr Skowron: "Najtrudniejsze było odzwierciedlenie w aplikacji całej naszej wiedzy specjalistycznej i procesów, które przez lata wypracowywaliśmy. Bardzo trudno było znaleźć rozwiązanie, które sprostawałoby wymaganiom naszej branży, szczególnie w zakresie dokumentacji leków i cykli rozrodczych zwierząt."

Jaki efekt osiągnęliśmy?

Wdrożenie aplikacji przyniosło wymierne korzyści dla Skowron Rozród:

• Oszczędność czasu: 6 godzin tygodniowo na samej dokumentacji, raportowaniu i rozliczeniach
• Eliminacja błędów w raportowaniu podanych leków – kluczowe podczas kontroli urzędowych
• Redukcja czasu spędzanego na wizytach o 20% dzięki szybkiemu dostępowi do informacji o zwierzętach
• Zwiększenie liczby obsługiwanych klientów o 15% przy tym samym zespole
• Spadek liczby wizyt nieplanowanych o 30% dzięki lepszemu zarządzaniu cyklami rozrodczymi
• Pełna zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi dokumentacji weterynaryjnej
• Przejrzystość finansowa – dokładna wiedza o zarobkach, kosztach i należnościach
• Zero papierowej dokumentacji – wszystkie dokumenty generowane cyfrowo

System działa sprawnie zarówno na terenach wiejskich z ograniczonym dostępem do internetu, jak i w biurze, umożliwiając wszystkim pracownikom dostęp do potrzebnych danych w odpowiednim czasie.

Co klient sądzi o współpracy?

Dr Bartosz Skowron, właściciel gabinetu Skowron Rozród:

"Digital Development naprawdę zrozumiało specyfikę naszej branży i stworzyło rozwiązanie, które idealnie odpowiada naszym potrzebom. Od czasu wdrożenia aplikacji całkowicie zmienił się sposób, w jaki pracujemy. Przestałem się martwić dokumentacją i rozliczeniami, a mogę skupić się na tym, co naprawdę ważne – pomocy gospodarzom i ich zwierzętom.

Szczególnie doceniam elastyczne podejście zespołu, który dostosował aplikację do naszych sugestii i cierpliwie wprowadzał zmiany, aż wszystko działało dokładnie tak, jak potrzebowaliśmy. Zamiast próbować dostosować się do gotowego rozwiązania, otrzymaliśmy system, który został zaprojektowany specjalnie dla nas.

Dziś nie wyobrażam sobie powrotu do poprzednich metod pracy. Oszczędzam minimum 6 godzin tygodniowo na papierkowej robocie, a co najważniejsze – mam pewność, że wszystkie dane są bezpieczne i zgodne z przepisami. To daje mi ogromny spokój ducha."

Podsumowanie

✅ Oszczędność 6 godzin tygodniowo na dokumentacji i raportowaniu

✅ Zwiększenie liczby obsługiwanych klientów o 15%

✅ Redukcja wizyt nieplanowanych o 30%

✅ Pełna zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi dokumentacji

✅ Eliminacja papierowej dokumentacji

Szukasz podobnych oszczędności czasu w swojej firmie? Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości automatyzacji procesów w Twojej organizacji. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

‍