Oszczędność 32 godzin miesięcznie dzięki automatyzacji zarządzania sprawami i rozliczeniami
Kancelaria prawna Juristo Walewska zastąpiła niewystarczające gotowe oprogramowanie dedykowanym systemem AppSheet, co pozwoliło skrócić rozliczenia miesięczne z 3 dni do 2 godzin i zaoszczędzić 4800 zł rocznie
Kim jest nasz klient?
Kancelaria odszkodowawcza to średniej wielkości firma specjalizująca się w kompleksowej obsłudze prawnej klientów dochodzących odszkodowań. Firma współpracuje z rozległą siecią zewnętrznych ekspertów - specjalistów z różnych obszarów prawa odszkodowawczego, prawników, lekarzy oraz agentów pozyskujących nowe sprawy. Kancelaria obsługuje rocznie setki spraw odszkodowawczych i zatrudnia kilkunastu pracowników wewnętrznych koordynujących pracę kilkudziesięciu współpracowników zewnętrznych.
Do 2023 roku kancelaria działała w modelu rozproszonym, opierając się głównie na zewnętrznych specjalistach, by później przejść na bardziej scentralizowany model biznesowy, zatrudniając więcej specjalistów na miejscu i zmieniając procesy zarówno sprzedażowe jak i produkcyjne.
Co klient chciał osiągnąć?
Kancelaria stanęła przed kilkoma kluczowymi wyzwaniami biznesowymi:
- Stworzenie spójnego i kompleksowego systemu zarządzania sprawami, który zastąpiłby rozproszone arkusze Google Sheets
- Usprawnienie współpracy z podmiotami zewnętrznymi (specjalistami, prawnikami, lekarzami)
- Zbudowanie efektywnego systemu zarządzania siecią agentów, wraz ze skomplikowanym systemem prowizji działającym na trzech poziomach
- Uproszczenie obiegu dokumentów i komunikacji wewnętrznej
- Scentralizowanie danych biznesowych do podejmowania świadomych decyzji
- Zwiększenie efektywności obsługi klientów o minimum 30% w ciągu 6 miesięcy od wdrożenia
Kluczowym celem biznesowym było stworzenie platformy, która pozwoliłaby firmie skalować działalność bez proporcjonalnego zwiększania kosztów operacyjnych i administracyjnych.
Co stało na drodze? Z czym zmagał się klient?
Kancelaria borykała się z kilkoma istotnymi przeszkodami:
Rozproszenie danych - Informacje o klientach, sprawach i postępach były rozproszone w dziesiątkach arkuszy Google Sheets, co prowadziło do niespójności danych, duplikacji pracy i błędów.
Brak transparentności - Trudno było śledzić, kto i kiedy wykonał jakie działania w sprawach, co utrudniało rozliczalność i planowanie.
Skomplikowana struktura prowizji - System wynagrodzeń dla agentów składał się z trzech poziomów prowizji, a każdy agent miał przydzielonego managera i dyrektora, którzy również otrzymywali udział w prowizji. Ręczne obliczanie tych prowizji zajmowało pracownikom działu finansowego około 2 dni robocze miesięcznie.
Nieefektywna komunikacja - Wymiana informacji między pracownikami wewnętrznymi a zewnętrznymi współpracownikami odbywała się głównie przez e-mail i telefon, co powodowało opóźnienia i utratę ważnych informacji.
Chaotyczny obieg dokumentów - Pomimo korzystania z Dysku Google, dokumenty były często trudne do odnalezienia, a ich przepływ między pracownikami wymagał wielu ręcznych kroków.
Jak powiedział Dyrektor Operacyjny kancelarii: "Traciliśmy dziesiątki godzin tygodniowo na czynności, które nie przynosiły wartości dodanej - szukanie dokumentów, wprowadzanie tych samych danych w kilku miejscach, ręczne obliczanie prowizji. To nie tylko marnowało nasz czas, ale też zwiększało ryzyko błędów i obniżało satysfakcję klientów."
Co w praktyce zrobiliśmy?
Nasze podejście do tego złożonego problemu było stopniowe i systematyczne, z wykorzystaniem technologii no-code/low-code, co pozwoliło na szybkie wdrożenia i iteracyjne udoskonalanie rozwiązania:
Etap 1: Podstawowy system zarządzania sprawami
Zbudowaliśmy podstawową aplikację w środowisku AppSheet (Google Workspace), która zawierała:
- Centralną bazę danych klientów i spraw
- System wiadomości wewnętrznych
- Integrację z Google Drive do automatycznego tworzenia folderów na dokumentację dla każdej sprawy
- System uprawnień dla 5 różnych grup użytkowników
- Mechanizm przydzielania spraw do zespołów
Etap 2: System rozliczania agentów
Rozbudowaliśmy aplikację o funkcjonalność automatycznego rozliczania agentów z uwzględnieniem trójpoziomowej struktury prowizji:
- Automatyczne przypisywanie managerów i dyrektorów do spraw pozyskanych przez agentów
- Kalkulacja prowizji na wszystkich poziomach
- Raportowanie i analityka wyników sprzedażowych
Etap 3: Reorganizacja i rozbudowa systemu
Po zmianie modelu biznesowego kancelarii w 2023 roku, przeprowadziliśmy gruntowną przebudowę systemu:
- Stworzyliśmy trzy zintegrowane aplikacje na jednej bazie danych: dwie dla różnych linii biznesowych i jedną analityczną
- Zaimplementowaliśmy wspólną bazę kontrahentów i płatności dostępną dla całej firmy
- Wdrożyliśmy dashboard z kluczowymi wskaźnikami biznesowymi
- Zautomatyzowaliśmy proces obiegu dokumentów
Etap 4: Mobilna aplikacja dla agentów
W 2024 roku zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy dedykowaną aplikację mobilną (Flutter) dostępną w sklepach Google Play i App Store:
- Rejestracja nowych agentów
- Dodawanie nowych spraw
- Komunikacja z kancelarią
- Śledzenie statusów spraw i prowizji
- Integracja z istniejącym systemem AppSheet
Etap 5: Integracja z HubSpot
Ostatnim elementem było wdrożenie HubSpot do realizacji działań marketingowych:
- Zarządzanie kampaniami marketingowymi
- Poprawna ewidencja zgód na przetwarzanie danych i komunikację marketingową
- Integracja z systemem zarządzania sprawami

Dlaczego to było trudne?
Projekt stanowił wyzwanie z kilku kluczowych powodów:
Złożona struktura organizacyjna - Konieczność obsługi wielu różnych ról użytkowników z różnymi poziomami dostępu i potrzebami (pracownicy wewnętrzni, prawnicy, lekarze, agenci, managerzy, dyrektorzy) wymagała precyzyjnego zaprojektowania systemu uprawnień.
Skomplikowany system prowizji - Implementacja trójpoziomowego systemu prowizji z automatycznym przypisywaniem beneficjentów wymagała złożonej logiki biznesowej i dokładnego odwzorowania istniejących reguł.
Migracja z rozproszonych arkuszy - Przeniesienie danych z wielu arkuszy Google Sheets do zintegrowanego systemu wymagało dokładnej analizy, czyszczenia danych i mapowania powiązań.
Ewolucja modelu biznesowego - System musiał być elastyczny, aby dostosować się do zmieniającego się modelu biznesowego kancelarii, co wymagało gruntownej przebudowy w 2023 roku.
Integracja wielu systemów - Połączenie AppSheet, Google Workspace, aplikacji mobilnej i HubSpot wymagało zaprojektowania spójnej architektury i bezbłędnej wymiany danych.
Jak zaznaczył CTO Digital Development: "Najtrudniejszym aspektem projektu było stworzenie systemu, który jest jednocześnie kompleksowy i elastyczny. Musieliśmy odpowiedzieć na bardzo różnorodne potrzeby użytkowników, a jednocześnie zapewnić, że system będzie mógł ewoluować wraz ze zmieniającym się modelem biznesowym klienta. Wykorzystanie technologii no-code/low-code pozwoliło nam na szybkie iteracje i dostosowywanie systemu do zmieniających się wymagań."
Jaki efekt osiągnęliśmy?
Wdrożone rozwiązanie przyniosło kancelarii odszkodowawczej wymierne korzyści biznesowe:
Oszczędność czasu:
- 27 godzin oszczędności tygodniowo w skali całej organizacji na zadaniach administracyjnych
- Redukcja czasu potrzebnego na obliczanie prowizji o 95% (z 2 dni do 1 godziny miesięcznie)
- Skrócenie czasu potrzebnego na znalezienie dokumentów o 80%
Zwiększenie efektywności:
- Wzrost liczby obsługiwanych spraw o 42% bez zwiększenia zatrudnienia
- Skrócenie średniego czasu obsługi sprawy o 35%
- Zwiększenie liczby spraw pozyskiwanych przez agentów o 28%
Poprawa jakości danych:
- Eliminacja 95% błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych
- Centralizacja i ujednolicenie informacji o klientach i sprawach
- Pełna transparentność i możliwość audytu wszystkich działań w systemie
Korzyści finansowe:
- Wzrost przychodów o 37% rok do roku dzięki większej efektywności
- Redukcja kosztów administracyjnych o 22%
- Zwiększenie rentowności poszczególnych spraw dzięki precyzyjnej analizie kosztów
Rozwój biznesu:
- Wzrost liczby zewnętrznych agentów o 65% dzięki wdrożeniu aplikacji mobilnej
- Rozszerzenie działalności o nowe linie biznesowe bez proporcjonalnego wzrostu kosztów
- Pozyskanie nowego segmentu klientów dzięki profesjonalnym narzędziom cyfrowym
Co klient sądzi o współpracy?
*"Współpraca z Digital Development całkowicie odmieniła sposób, w jaki prowadzimy naszą działalność. Zaczynaliśmy od chaotycznego systemu arkuszy i ręcznych procesów, które pochłaniały ogromną ilość czasu i były podatne na błędy. Dziś mamy w pełni zintegrowany ekosystem cyfrowy, który obsługuje wszystkie aspekty naszej działalności - od pozyskiwania spraw przez agentów, przez zarządzanie dokumentacją, aż po analizę efektywności.
Najbardziej cenię sobie elastyczność zespołu Digital Development - gdy nasz model biznesowy się zmienił, byli w stanie szybko dostosować system do nowych potrzeb. Ważna była dla nas też transparentność procesu - zawsze wiedzieliśmy, na jakim etapie jest projekt i jakie są jego koszty.
Dzięki wdrożonym rozwiązaniom oszczędzamy dziesiątki godzin tygodniowo, które możemy poświęcić na to, co najważniejsze - obsługę klientów. Aplikacja mobilna dla agentów otworzyła nam zupełnie nowe możliwości pozyskiwania spraw, a moduł analityczny dostarcza danych, których wcześniej nie mieliśmy, co pozwala na podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.
Jestem przekonany, że bez tego systemu nie bylibyśmy w stanie osiągnąć takiego wzrostu, jaki odnotowaliśmy w ostatnich latach."* - Prezes Zarządu Kancelarii Odszkodowawczej
Podsumowanie
✅ Oszczędność 27 godzin pracy tygodniowo
✅ Wzrost liczby obsługiwanych spraw o 42%
✅ Redukcja błędów danych o 95% ✅ Wzrost przychodów o 37% rok do roku
✅ Zwiększenie liczby agentów o 65%
Szukasz podobnych oszczędności czasu w swojej firmie? Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości automatyzacji procesów w Twojej organizacji. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.
Bądź na bieżąco z technologią
Dzielimy się eksperckimi analizami i praktycznymi wskazówkami dotyczącymi rozwoju cyfrowego firm. Bez technologicznego żargonu, z konkretną wartością - pokazujemy, jak nowoczesne rozwiązania mogą realnie oszczędzić Twój czas i zwiększyć efektywność biznesu.