Oszczędność 32 godzin miesięcznie dzięki automatyzacji zarządzania sprawami i rozliczeniami

Kim jest nasz klient?

Juristo Walewska Sp.k. to dynamicznie rozwijająca się firma świadcząca kompleksowe usługi prawne, założona na początku 2024 roku. Kancelaria wyróżnia się nietypową strukturą organizacyjną - została utworzona przez dwa odrębne podmioty, każdy z własnym systemem księgowym, co dodatkowo komplikowało kwestie administracyjne i rozliczeniowe.

Mimo że Juristo rozpoczynało swoją działalność jako nowy podmiot na rynku usług prawnych, założyciele podeszli do kwestii organizacji pracy z dużą rozwagą, mając świadomość, że odpowiedni system do zarządzania sprawami i klientami będzie kluczowym elementem ich sukcesu.

Co klient chciał osiągnąć?

Założyciele Juristo postawili sobie ambitne cele:

• Stworzenie efektywnego systemu zarządzania sprawami prawnymi, który pozwoliłby na precyzyjne śledzenie postępów i terminów
• Wdrożenie przejrzystego modelu rozliczania różnych typów wynagrodzeń przypisanych do spraw zgodnie z zawartymi umowami
• Zintegrowanie dwóch odrębnych systemów księgowych w ramach jednej aplikacji
• Uzyskanie narzędzi analitycznych pozwalających na ocenę rentowności poszczególnych typów spraw i efektywności pracowników
• Zabezpieczenie wrażliwych danych klientów przy jednoczesnym zapewnieniu wygodnego dostępu dla uprawnionych osób
• Usprawnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej

Kancelaria potrzebowała rozwiązania, które nie tylko pozwoliłoby sprawnie zarządzać bieżącymi sprawami, ale również dostarczyłoby danych do strategicznych decyzji biznesowych w przyszłości.

Co stało na drodze? Z czym zmagał się klient?

Początkowo Juristo zdecydowało się na zakup gotowego oprogramowania do zarządzania kancelarią po starannym researchu i porównaniu trzech różnych systemów dostępnych na rynku. Wybrany system kosztował około 400 zł miesięcznie, jednak mimo początkowych nadziei, szybko okazał się niewystarczający:

• System nie pozwalał na prawidłowe rozróżnianie między zwykłymi zadaniami a terminami sądowymi w kalendarzu, co było kluczowe dla organizacji pracy kancelarii
• Nie było możliwości przypisywania różnych typów wynagrodzeń do spraw zgodnie z zawartymi umowami, co komplikowało rozliczenia z klientami
• Brak odpowiednich narzędzi analitycznych uniemożliwiał ocenę rentowności prowadzonych spraw
• System nie obsługiwał rozliczeń dla dwóch odrębnych podmiotów tworzących kancelarię
• Proces generowania faktur był oddzielony od systemu zarządzania sprawami, co powodowało podwójną pracę
• Przechowywanie i zarządzanie dokumentami nie było zintegrowane z systemem zarządzania sprawami

Po kilku miesiącach używania gotowego rozwiązania, właściciele kancelarii stanęli przed trudną decyzją - albo zaakceptować ograniczenia systemu i dostosować do nich swoje procesy, albo poszukać bardziej elastycznego rozwiązania, które rzeczywiście odpowiedziałoby na ich potrzeby.

Co w praktyce zrobiliśmy?

Digital Development zaprojektowało i wdrożyło kompleksowe rozwiązanie oparte o infrastrukturę Google, wykorzystujące podejście no-code/low-code:

Etap 1: Wdrożenie bezpiecznej infrastruktury

• Implementacja Google Workspace z zaawansowanymi ustawieniami bezpieczeństwa
• Konfiguracja zarządzania urządzeniami służbowymi i grup bezpieczeństwa
• Uporządkowanie architektury informacji i uprawnień dostępu

Etap 2: Budowa dedykowanej aplikacji do zarządzania sprawami

• Stworzenie bazy klientów zintegrowanej z systemem zarządzania sprawami
• Zaprojektowanie modułu do obsługi spraw prawnych z kategoryzacją i przypisaniem do właściwych prawników
• Implementacja systemu zarządzania płatnościami dla dwóch podmiotów księgowych
• Opracowanie innowacyjnego modułu wynagrodzeń, umożliwiającego przypisywanie różnych typów wynagrodzeń do spraw i automatyczne śledzenie ich rozliczenia
• Funkcja automatycznego generowania faktur proforma oraz zestawień rekordów wynagrodzeń w formacie PDF
• Integracja z systemem mailingowym umożliwiająca wysyłkę faktur i zestawień bezpośrednio do klientów

Etap 3: Zarządzanie dokumentami i kalendarzem

• Automatyczne tworzenie struktury folderów dla każdej sprawy
• Integracja z Google Drive dla efektywnego zarządzania dokumentacją
• Dostosowanie kalendarza do specyficznych potrzeb kancelarii, z rozróżnieniem między zadaniami, terminami zwykłymi i sądowymi
• Dwukierunkowa synchronizacja z kalendarzami Google pracowników dla zapewnienia wysokiej dostępności informacji

Etap 4: Analityka i raportowanie

• Implementacja dashboardów pokazujących przychody z podziałem na kanały pozyskania klientów
• Wdrożenie funkcji rankingu klientów i obliczania średniej wartości klienta
• Opracowanie wykresów trendów i prognoz przychodów
• Stworzenie modułu oceny efektywności produkcyjnej zespołu w odniesieniu do sprzedanych roboczogodzin

Etap 5: Rozszerzenia i automatyzacje

• Automatyczne zbieranie i archiwizowanie transkryptów spotkań online w folderach klientów
• Wdrożenie systemu mierzenia efektywności pracowników względem sprzedanych roboczogodzin
• Identyfikacja nierentownych typów spraw na podstawie analizy danych

Dlaczego to było trudne?

Projekt stanowił wyzwanie z kilku powodów:

• Nietypowa struktura organizacyjna kancelarii (dwa podmioty z odrębnymi systemami księgowymi) wymagała stworzenia niestandardowych rozwiązań integracyjnych
• Konieczność jednoczesnego przeniesienia danych z dotychczasowego systemu przy zachowaniu ciągłości pracy kancelarii
• Skomplikowany model wynagrodzeń, wymagający precyzyjnego mapowania różnych typów płatności do poszczególnych spraw
• Wysokie wymagania dotyczące bezpieczeństwa i poufności danych prawnych klientów
• Potrzeba integracji wielu elementów (zarządzanie sprawami, kalendarz, dokumenty, rozliczenia) w jedno spójne rozwiązanie

Jak wspomina jeden z właścicieli kancelarii: "Nasz model biznesowy i struktura wymagały niestandardowego podejścia. Próbowaliśmy dopasować się do gotowych rozwiązań na rynku, ale okazało się to niemożliwe bez rezygnacji z kluczowych dla nas funkcjonalności. Szczególnie trudne było połączenie systemu zarządzania sprawami z rozliczeniami dla dwóch podmiotów i różnymi modelami wynagrodzeń za poszczególne sprawy."

Jaki efekt osiągnęliśmy?

Wdrożenie dedykowanego systemu przyniosło wymierne korzyści:

• Oszczędność 32 godzin pracy miesięcznie na ręcznym zarządzaniu kalendarzem, generowaniu faktur i raportów
• Skrócenie czasu rozliczeń miesięcznych z 3 dni do 2 godzin dzięki automatycznemu generowaniu zestawień i faktur
• Redukcja błędów w rozliczeniach o 95% dzięki automatyzacji procesu fakturowania
• Poprawa terminowości obsługi spraw o 40% dzięki lepszemu zarządzaniu kalendarzem i powiadomieniom
• Zwiększenie transparentności dla klientów poprzez automatyczne generowanie zestawień wykonanych prac
• Oszczędność 4800 zł rocznie na kosztach abonamentu poprzedniego systemu
• Wzrost efektywności pracowników o 23% dzięki lepszemu zarządzaniu czasem i priorytetyzacji spraw
• Zmniejszenie liczby spraw nierentownych o 15% w wyniku dokładniejszej analizy danych

Co klient sądzi o współpracy?

"Współpraca z Digital Development to jedna z najlepszych decyzji biznesowych, jaką podjęliśmy na początku działalności naszej kancelarii. Po frustrujących miesiącach spędzonych na próbach dopasowania naszych procesów do gotowego oprogramowania, które kosztowało nas sporo pieniędzy, ale nie spełniało naszych oczekiwań, wreszcie dostaliśmy rozwiązanie skrojone na miarę. Najbardziej cenię sobie transparentność w całym procesie wdrożenia, elastyczne podejście do naszych specyficznych potrzeb oraz moduł wynagrodzeń, który zrewolucjonizował sposób rozliczania naszych spraw. Dzięki temu systemowi zaoszczędzamy ponad 30 godzin miesięcznie, które możemy poświęcić na obsługę klientów zamiast na administrację. Dodatkowo, mamy teraz pełny wgląd w rentowność poszczególnych spraw, co pozwala nam podejmować lepsze decyzje biznesowe."

Monika Walewska, Wspólnik, Juristo Walewska Sp.k.

Podsumowanie

Dzięki wdrożeniu dedykowanego rozwiązania low-code, Kancelaria Juristo:

• Zaoszczędziła 32 godziny pracy miesięcznie
• Zredukowała błędy w rozliczeniach o 95%
• Zwiększyła efektywność pracowników o 23%
• Zmniejszyła liczbę spraw nierentownych o 15%

Szukasz podobnych oszczędności czasu w swojej firmie? Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości automatyzacji procesów w Twojej organizacji. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

‍