Oszczędność 37 godzin tygodniowo dzięki automatyzacji procesu kasacji pojazdów

Kim jest nasz klient?

PANTA to firma działająca w branży recyklingu, specjalizująca się w kasacji pojazdów oraz skupie złomu. To średniej wielkości przedsiębiorstwo obsługujące setki zleceń kasacji miesięcznie, posiadające własną flotę pojazdów oraz zespół kierowców realizujących odbiory od klientów.

Firma posiada rozbudowaną infrastrukturę operacyjną, obejmującą punkty przyjęć pojazdów, wagę przemysłową oraz systemy do ewidencji odpadów. Ze względu na specyfikę branży, PANTA podlega ścisłym regulacjom prawnym dotyczącym ochrony środowiska i gospodarki odpadami, co wymaga precyzyjnej dokumentacji i raportowania.

Co klient chciał osiągnąć?

PANTA borykała się z nieefektywnym procesem obsługi zleceń kasacji pojazdów, który był w dużej mierze realizowany ręcznie. Główne cele biznesowe, które firma chciała osiągnąć poprzez współpracę z Digital Development, to:

1. Uporządkowanie procesu przyjmowania i realizacji zgłoszeń kasacji pojazdów
2. Automatyzacja wyceny pojazdów w oparciu o aktualne cenniki
3. Efektywne zarządzanie flotą własnych pojazdów (przeglądy, naprawy, polisy)
4. Digitalizacja obiegu dokumentów związanych z kasacją i recyklingiem
5. Usprawnienie komunikacji z klientami przy wysyłaniu ofert i potwierdzeń
6. Optymalizacja czasu pracy pracowników sekretariatu i kierowców

Firma szacowała, że obecny proces zajmował około 60 godzin tygodniowo, z czego znaczną część stanowiły powtarzalne, manualne czynności, które można zautomatyzować.

Co stało na drodze? Z czym zmagał się klient?

PANTA zmagała się z kilkoma istotnymi wyzwaniami, które blokowały rozwój firmy i obniżały jej efektywność:

1. Nieudane wcześniejsze próby automatyzacji - firma wcześniej zainwestowała w system Bitrix oraz próbowała wdrożyć rozwiązanie na platformie Bubble, jednak oba projekty zakończyły się niepowodzeniem i generowały frustrację wśród pracowników.
2. Przestarzały system Darsoft - firma korzystała z dedykowanego dla branży systemu Darsoft, który był nieelastyczny, nie posiadał API i nie pozwalał na łatwą integrację z nowoczesnymi narzędziami.
3. Rozproszenie danych - informacje o pojazdach, klientach i zleceniach były przechowywane w różnych arkuszach Excel, co utrudniało ich analizę i powodowało częste błędy i duplikacje.
4. Ręczne przepisywanie danych - pracownicy sekretariatu musieli ręcznie przepisywać te same informacje do wielu systemów i dokumentów, co pochłaniało znaczną część ich czasu.
5. Skomplikowany proces dekodowania - dowody rejestracyjne pojazdów zawierają kody Aztec z danymi pojazdu, których odczytanie jest technicznie skomplikowane ze względu na nietypową strukturę stosowaną w Polsce.
6. Rygorystyczne wymogi prawne - branża recyklingu pojazdów podlega ścisłym regulacjom, wymagającym precyzyjnej dokumentacji i raportowania do urzędów.

Sytuacja była dodatkowo skomplikowana przez fakt, że firma nie mogła pozwolić sobie na przestoje w działalności podczas wdrażania nowego rozwiązania.

Co w praktyce zrobiliśmy?

Digital Development zaprojektowało i wdrożyło kompleksowe rozwiązanie oparte o infrastrukturę AppSheet, które zautomatyzowało kluczowe procesy biznesowe PANTA. Nasze wdrożenie obejmowało:

1. Stworzenie centralnej bazy danych - opracowaliśmy strukturę tabel obejmującą zlecenia, złom, składniki złomu, zaświadczenia, pojazdy firmowe i wyjazdy, integrując wszystkie dane wcześniej rozproszone w wielu arkuszach.
2. Aplikację Pantix - stworzyliśmy intuicyjną aplikację z różnymi widokami dostosowanymi do poszczególnych ról w firmie (administrator, sekretariat, kierowca, klasyfikator/przedstawiciel).
3. Automatyczną wycenę - zaimplementowaliśmy system automatycznej wyceny pojazdów w oparciu o aktualny cennik firmy, uwzględniający również koszt dojazdu obliczany na podstawie odległości.
4. Integrację z systemami zewnętrznymi:
   • Połączenie z CarQ do dekodowania kodów Aztec z dowodów rejestracyjnych
   • Integrację z SerwerSMS do automatycznego powiadamiania klientów
   • Komunikację z wagą przemysłową rejestrującą rzeczywistą wagę pojazdów
   • Automatyzację przekazywania danych do systemu Darsoft za pomocą Power Automate, mimo braku API
5. Digitalizację dokumentów - zautomatyzowaliśmy generowanie kluczowych dokumentów: zaświadczeń o demontażu, potwierdzeń wpłat, ofert i kwestionariuszy.
6. Zarządzanie flotą pojazdów - stworzyliśmy moduł do zarządzania flotą firmową, obejmujący rejestr napraw, terminów przeglądów i polis OC.
7. System raportowania - wdrożyliśmy automatyczne raportowanie miesięczne, dostarczające kluczowych informacji zarządczych i danych do rozliczeń z urzędami.
8. Kalendarz wyjazdów - zaimplementowaliśmy system planowania wyjazdów kierowców z powiadomieniami i mapami dojazdu.

Rozwiązanie zostało wdrożone etapami, co pozwoliło na płynne przejście z poprzednich systemów bez zakłócania bieżącej działalności firmy.

Dlaczego to było trudne?

Projekt stanowił poważne wyzwanie z kilku powodów:

1. Brak API systemu Darsoft - musieliśmy znaleźć alternatywny sposób na integrację z głównym systemem branżowym. Wykorzystaliśmy Power Automate do automatycznego emulowania pracy człowieka, co wymagało szczegółowego mapowania i testowania procesów.
2. Skomplikowany proces dekodowania kodów Aztec - specyficzny format kodów w polskich dowodach rejestracyjnych wymagał integracji z zewnętrznym systemem CarQ i dostosowania procesu skanowania do różnych urządzeń mobilnych.
3. Rosnący zakres projektu - początkowo miała to być prosta aplikacja do zgłoszeń, ale w trakcie wdrożenia klient dostrzegł potencjał rozwiązania i poprosił o rozszerzenie o kolejne funkcjonalności, co wymagało elastycznego podejścia do projektu.
4. Złożone przepisy branżowe - musieliśmy uwzględnić liczne wymogi prawne dotyczące dokumentacji, raportowania i przetwarzania odpadów, które są specyficzne dla branży recyklingu pojazdów.
5. Integracja z wagą przemysłową - stworzenie niezawodnego połączenia z wagą, aby automatycznie rejestrować dane o masie pojazdów, wymagało opracowania dedykowanego rozwiązania.
6. Różnorodne role użytkowników - aplikacja musiała obsługiwać różne perspektywy i potrzeby: od zarządu, przez sekretariat, po kierowców i klasyfikatorów złomu, co wiązało się z projektowaniem różnych interfejsów i uprawnień.

Dodatkowym wyzwaniem była konieczność migracji historycznych danych z plików Excel, co wymagało dokładnej analizy i przekształcenia, aby zachować spójność informacji.

Jaki efekt osiągnęliśmy?

Wdrożenie aplikacji Pantix przyniosło PANTA wymierne korzyści biznesowe:

1. Oszczędność czasu: Automatyzacja procesów zmniejszyła czas potrzebny na obsługę zleceń kasacji o 37 godzin tygodniowo, co stanowi redukcję o 62% w porównaniu do stanu wyjściowego.
2. Szybsza obsługa klientów: Czas potrzebny na przygotowanie i wysłanie oferty skrócił się z około 15 minut do 3 minut, co pozwoliło na obsługę większej liczby zapytań.
3. Eliminacja błędów: Automatyczna wycena i generowanie dokumentów praktycznie wyeliminowały błędy, które wcześniej wymagały czasochłonnych korekt.
4. Usprawnienie procesu dekodowania: Integracja z systemem CarQ skróciła czas pozyskiwania danych z dowodu rejestracyjnego z 5 minut do 30 sekund.
5. Efektywniejsze zarządzanie flotą: Dzięki modułowi zarządzania pojazdami firmowymi, liczba awarii zmniejszyła się o 30%, a przestoje pojazdów skróciły się o 40%.
6. Przyspieszenie raportowania: Automatyczne raporty miesięczne oszczędzają około 8 godzin pracy sekretariatu miesięcznie, jednocześnie dostarczając bardziej szczegółowych danych.
7. Efektywniejsze planowanie wyjazdów: Dzięki kalendarzowi wyjazdów i powiadomieniom, liczba anulowanych odbiorów spadła o 25%, a efektywność wykorzystania floty wzrosła o 20%.
8. Lepsza kontrola nad procesami: Zarząd zyskał dostęp do aktualnych danych operacyjnych, co umożliwiło podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.

Co klient sądzi o współpracy?

"Aplikacja Pantix całkowicie zmieniła sposób działania naszej firmy. Wcześniej próbowaliśmy wdrożyć dwa różne systemy i oba okazały się porażką. Digital Development podeszło do naszych potrzeb inaczej - najpierw dokładnie zbadali nasze procesy, a potem zaproponowali rozwiązanie, które rzeczywiście działa. Zaczęliśmy od uporządkowania zgłoszeń kasacji, ale gdy tylko zobaczyliśmy efekty, postanowiliśmy rozszerzyć współpracę na kolejne obszary. Dziś nasza praca jest dużo bardziej uporządkowana, oszczędzamy mnóstwo czasu na ręcznym przepisywaniu danych, a nasi kierowcy mają wszystkie potrzebne informacje w telefonie. Kluczowa była dla nas elastyczność zespołu Digital Development, który dostosowywał się do naszych zmieniających się potrzeb oraz umiejętność integracji z istniejącymi systemami, nawet takimi jak Darsoft, który nie ma API. Dzięki aplikacji Pantix możemy skupić się na rozwoju biznesu, zamiast tracić czas na administrację."

— Dyrektor Operacyjny, PANTA

Podsumowanie

Wdrożenie aplikacji Pantix dla firmy PANTA pokazuje, jak nowoczesne technologie low-code mogą transformować tradycyjne biznesy, takie jak kasacja pojazdów i skup złomu. Dzięki kompleksowemu podejściu i zrozumieniu specyfiki branży, udało nam się:

• Zaoszczędzić 37 godzin tygodniowo poprzez automatyzację procesów
• Skrócić czas przygotowania oferty o 80% (z 15 do 3 minut)
• Zmniejszyć liczbę awarii pojazdów o 30% dzięki modułowi zarządzania flotą
• Zredukować liczbę anulowanych odbiorów o 25% dzięki lepszemu planowaniu

Digital Development dowiodło, że nawet w tradycyjnych branżach z wieloma ograniczeniami systemowymi i prawnymi, można osiągnąć znaczące usprawnienia poprzez przemyślane wdrożenie automatyzacji i cyfryzacji procesów.

Szukasz podobnych oszczędności czasu w swojej firmie? Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości automatyzacji procesów w Twojej organizacji. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

‍