Oszczędność 50% czasu pracy dzięki automatyzacji procesów odszkodowawczych

Profil klienta

Zlikwidowani to firma specjalizująca się w dopłatach do odszkodowań, która wspiera klientów indywidualnych w uzyskiwaniu należnych im świadczeń od zakładów ubezpieczeniowych. Firma obsługuje setki spraw jednocześnie, co wymaga precyzyjnego zarządzania dokumentacją, terminami i komunikacją zarówno z klientami, jak i z zakładami ubezpieczeń.

‍

Potrzeby

Zlikwidowani stanęli przed wyzwaniem zwiększenia efektywności operacyjnej bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia. Rosnąca liczba spraw wymagała systemowego podejścia do zarządzania procesami i automatyzacji powtarzalnych zadań. Kluczowym celem było stworzenie rozwiązania, które usprawnione procesy i zredukuje błędy ludzkie.

Kluczowe potrzeby:

• Centralizacja danych - Ustrukturyzowanie danych klientów i spraw odszkodowawczych w jednym systemie, eliminując chaos informacyjny

• Automatyzacja procesów - Zautomatyzowanie złożonego, 62-etapowego procesu obsługi spraw wraz z dwuetapowym procesem sprzedażowym

• Redukcja błędów - Zmniejszenie liczby błędów wynikających z ręcznego przetwarzania dokumentów i poprawienie jakości obsługi

• Optymalizacja komunikacji - Usprawnienie komunikacji z klientami i zakładami ubezpieczeń oraz integracja procesów sprzedażowych, operacyjnych i finansowych

‍

Wdrożenie, które zmieniło zasady gry

Stworzyliśmy kompleksowe rozwiązanie oparte na technologii no-code/low-code, które zautomatyzowało kluczowe procesy biznesowe i zintegrowało wszystkie aspekty działalności firmy. System został zaprojektowany z myślą o skalowalności i efektywności, umożliwiając obsługę większej liczby spraw przy zachowaniu wysokiej jakości usług.

‍

Wdrożone funkcjonalności

1. Centralny system zarządzania danymi

• Opracowanie struktury tabel obejmującej wszystkie aspekty działalności firmy
• Integracja danych wcześniej rozproszonych w wielu arkuszach Excel
• Stworzenie relacyjnej bazy danych z powiązaniami między klientami, sprawami i dokumentami
• Implementacja systemu uprawnień dla różnych grup użytkowników
• Mechanizm przydzielania spraw do odpowiednich zespołów

2. Automatyzacja procesu odszkodowawczego

• Zaimplementowanie 62-etapowego workflow obsługi spraw z automatycznym śledzeniem statusów
• Automatyczne generowanie dokumentacji podatkowej (PIT-4, PCC-3) zgodnie z wymaganiami prawnymi
• System automatycznych powiadomień dla klientów o postępach w sprawach
• Integracja z zewnętrznymi systemami do komunikacji z zakładami ubezpieczeń
• Automatyczne obliczanie i przypisywanie prowizji oraz rozliczeń

3. Zaawansowane narzędzia analityczne

• Dashboard z kluczowymi wskaźnikami biznesowymi i operacyjnymi
• System raportowania efektywności pracowników i poszczególnych etapów procesu
• Narzędzia do analizy rentowności spraw i optymalizacji procesów
• Moduł prognozowania i planowania zasobów
• Automatyczne generowanie raportów miesięcznych i kwartalnych

4. Mobilny dostęp i zarządzanie dokumentami

• Aplikacja mobilna umożliwiająca pracę w terenie i dostęp do kluczowych danych
• Automatyczne tworzenie struktury folderów dla każdej sprawy w Google Drive
• System zarządzania dokumentami z możliwością wersjonowania i audytu zmian
• Integracja z systemami mailingowymi do automatycznej komunikacji
• Dwukierunkowa synchronizacja z kalendarzami pracowników

‍

‍

Niewidoczne przeszkody, które pokonaliśmy

Złożoność procesów biznesowych: Każda sprawa przechodziła przez 62 etapy z wieloma ścieżkami podrzędnymi, co wymagało skrupulatnego odwzorowania w systemie. Największym wyzwaniem było zrozumienie wszystkich zależności i wyjątków w procesach, a następnie ich precyzyjna implementacja. Musieliśmy współpracować z zespołem na każdym etapie, aby upewnić się, że żadna istotna funkcjonalność nie zostanie pominięta.

Integracja z systemami zewnętrznymi: Konieczność integracji z systemami zakładów ubezpieczeń i organów podatkowych wymagała stworzenia elastycznych interfejsów API. Każdy system miał inne protokoły komunikacji i formaty danych, co wymagało indywidualnego podejścia. Dodatkowo musieliśmy zapewnić wysokie bezpieczeństwo transmisji wrażliwych danych osobowych i finansowych.

Migracja rozproszonych danych historycznych: Firma posiadała ogromne ilości danych historycznych przechowywanych w różnych formatach - od arkuszy Excel po dokumenty papierowe. Proces migracji wymagał nie tylko przeniesienia danych, ale także ich standaryzacji i uzupełnienia brakujących powiązań. Musieliśmy stworzyć specjalne narzędzia do weryfikacji i czyszczenia danych podczas transferu.

Zapewnienie ciągłości biznesowej podczas wdrożenia: Implementacja nowego systemu musiała przebiegać równolegle z bieżącą obsługą setek aktywnych spraw. Opracowaliśmy szczegółowy plan wdrożenia etapowego, który minimalizował ryzyko zakłóceń w pracy. Kluczowe było też przeszkolenie zespołu i przygotowanie procedur awaryjnych na wypadek problemów technicznych.

‍

Jakie efekty osiągnęliśmy

Wdrożone rozwiązanie przyniosło Zlikwidowani przełomowe rezultaty, które znacząco wpłynęły na efektywność operacyjną i możliwości rozwojowe firmy. System nie tylko zautomatyzował kluczowe procesy, ale także dostarczył narzędzi analitycznych umożliwiających podejmowanie lepszych decyzji biznesowych. Wszystkie cele zostały osiągnięte z nawiązką, a firma zyskała przewagę konkurencyjną na rynku.

50% - Oszczędność czasu pracy Automatyzacja procesów odszkodowawczych zmniejszyła czas potrzebny na obsługę każdej sprawy o połowę, pozwalając zespołowi skupić się na bardziej wartościowych zadaniach.

95% - Redukcja błędów dokumentacji Automatyczne generowanie dokumentów praktycznie wyeliminowało błędy ludzkie, poprawiając jakość obsługi i zmniejszając koszty korekt.

200% - Wzrost produktywności zespołu Dzięki automatyzacji i lepszemu zarządzaniu procesami, każdy pracownik może obsłużyć znacznie więcej spraw przy zachowaniu wysokiej jakości.

60% - Skrócenie czasu realizacji spraw Usprawnienie komunikacji i automatyzacja dokumentacji znacząco przyspieszyły cały proces obsługi klientów.

‍

Opinia klienta

"Współpraca z Digital Development całkowicie odmieniła sposób, w jaki prowadzimy naszą działalność. Zaczynaliśmy od chaotycznego systemu arkuszy i ręcznych procesów, które pochłaniały ogromną ilość czasu i były podatne na błędy. Dziś mamy w pełni zintegrowany ekosystem cyfrowy, który obsługuje wszystkie aspekty naszej działalności - od pozyskiwania spraw przez zarządzanie dokumentacją, aż po analizę efektywności. Najbardziej cenię sobie elastyczność zespołu Digital Development - gdy nasz model biznesowy się zmienił, byli w stanie szybko dostosować system do nowych potrzeb. Dzięki wdrożonym rozwiązaniom oszczędzamy dziesiątki godzin tygodniowo, które możemy poświęcić na to, co najważniejsze - obsługę klientów."

— Prezes Zarządu, Zlikwidowani

‍

Podsumowanie

Projekt dla firmy Zlikwidowani stanowi doskonały przykład transformacji cyfrowej w branży usług odszkodowawczych. Kluczem do sukcesu było dogłębne zrozumienie złożonych procesów biznesowych i ich precyzyjne odwzorowanie w systemie cyfrowym. Wykorzystanie technologii no-code/low-code pozwoliło na szybkie wdrożenie i iteracyjne udoskonalanie rozwiązania, dostosowując je do zmieniających się potrzeb firmy. System nie tylko zautomatyzował istniejące procesy, ale także dostarczył narzędzi analitycznych, które umożliwiły firmie podejmowanie lepszych decyzji strategicznych i dalszy rozwój.

‍

‍