Oszczędność 20 godzin miesięcznie dzięki automatyzacji porównywania ofert kredytowych

Kim jest nasz klient?

Ocean Group to kancelaria finansowa specjalizująca się w kredytach hipotecznych i firmowych, która pomaga klientom w znalezieniu najkorzystniejszych rozwiązań finansowych na rynku. Firma zarządza szerokim portfolio klientów, którzy zaciągnęli kredyty w przeszłości. Ocean Group aktywnie monitoruje nowe oferty na rynku, aby proponować swoim klientom refinansowanie na lepszych warunkach, co stanowi znaczącą część ich modelu biznesowego.

Kancelaria zatrudnia zespół doradców finansowych, którzy codziennie pracują z kilkudziesięcioma klientami, prowadząc ich przez skomplikowany proces kredytowy - od początkowej analizy potrzeb, przez dobór banku, aż po finalizację umowy.

Co klient chciał osiągnąć?

Ocean Group potrzebowało rozwiązania, które umożliwiłoby:

• Automatyczne porównywanie nowych ofert kredytowych z kredytami zaciągniętymi przez ich klientów w przeszłości
• Dokładne obliczanie potencjalnych oszczędności dla klientów (zarówno w czasie kredytowania, jak i wysokości miesięcznej raty)
• Usprawnienie procesu sprzedaży kredytów od początkowego spotkania do finalizacji
• Efektywne informowanie klientów o korzystniejszych ofertach dostępnych na rynku
• Zmniejszenie czasu poświęcanego na ręczne analizy i obliczenia
• Integrację istniejących danych z różnych źródeł w jednym systemie

Głównym celem było zwiększenie efektywności obsługi klientów i umożliwienie proaktywnego podejścia do sprzedaży nowych ofert kredytowych.

Co stało na drodze? Z czym zmagał się klient?

Przed wdrożeniem automatyzacji, Ocean Group napotykał szereg istotnych wyzwań:

• Każde pojedyncze porównanie aktualnej oferty rynkowej z istniejącym kredytem klienta wymagało ponad 20 minut ręcznych obliczeń z wykorzystaniem ogólnodostępnych kalkulatorów internetowych
• Analiza uwzględniająca różnice między kredytami ze stałym i zmiennym oprocentowaniem była skomplikowana i podatna na błędy
• Doradcy musieli ręcznie obliczać pozostały kapitał do spłaty, potencjalne oszczędności w ratach oraz możliwe skrócenie okresu kredytowania
• Brak automatyzacji powodował, że firma reagowała z opóźnieniem na nowe oferty pojawiające się na rynku
• Dane klientów i ich kredytów były rozproszone w różnych systemach, co utrudniało szybki dostęp i kompleksową analizę
• Komunikacja z klientami była nieefektywna, przez co wiele potencjalnych możliwości refinansowania nie było wykorzystywanych

"Wcześniej nasi doradcy spędzali większość dnia na ręcznych obliczeniach, zamiast na rozmowach z klientami. W miesiącu poświęcali ponad 20 godzin tylko na porównywanie ofert" – wyjaśnia Dział Operacyjny Ocean Group.

Co w praktyce zrobiliśmy?

W ramach projektu dla Ocean Group stworzyliśmy kompleksową aplikację wykorzystującą technologię no-code/low-code (AppSheet), która zautomatyzowała kluczowe procesy:

1. Zintegrowany system zarządzania danymi - Zaprojektowaliśmy bazę danych łączącą informacje o klientach, ich istniejących kredytach oraz aktualnych ofertach rynkowych. Przeprowadziliśmy migrację danych z dwóch różnych źródeł, zapewniając integralność i spójność informacji.
2. Zaawansowany moduł porównawczy - Zaimplementowaliśmy algorytm, który automatycznie:
   • Oblicza pozostały kapitał do spłaty dla istniejących kredytów
   • Porównuje aktualne warunki kredytu z nowymi ofertami
   • Kalkuluje dwa scenariusze korzyści dla klienta:
     • Potencjalne skrócenie okresu kredytowania przy zachowaniu tej samej raty
     • Możliwe obniżenie miesięcznej raty przy zachowaniu tego samego okresu kredytowania
3. Kompleksowy system zarządzania procesem kredytowym - Wdrożyliśmy moduł prowadzący przez cały proces sprzedaży kredytu z określonymi statusami (spotkanie, zbieranie dokumentów, przygotowanie oferty, złożenie wniosków w bankach, akceptacja, finalizacja) oraz automatycznym przydzielaniem zadań.
4. System automatycznych powiadomień - Zbudowaliśmy mechanizm automatycznych powiadomień email dla klientów informujący o:
   • Zarejestrowaniu nowej sprawy
   • Zmianach statusu wniosku
   • Dostępności lepszej oferty kredytowej wraz z konkretnym wyliczeniem korzyści
5. Zautomatyzowany system raportowania - Stworzyliśmy widok "Sprawy gorsze od aktualnej oferty", który automatycznie filtruje klientów kwalifikujących się do lepszych ofert, umożliwiając masową lub indywidualną komunikację.

Dlaczego to było trudne?

Realizacja projektu wiązała się z kilkoma istotnymi wyzwaniami:

• Złożoność obliczeń finansowych - Musieliśmy zaprojektować dokładne algorytmy uwzględniające różne typy oprocentowania (stałe i zmienne), różne harmonogramy spłat oraz indywidualne warunki kredytowe każdego klienta.
• Integracja rozproszonych danych - Przeprowadziliśmy migrację danych z dwóch różnych systemów, zachowując ich integralność i zapewniając prawidłowe powiązania między klientami, kredytami i ofertami.
• Automatyzacja złożonego procesu decyzyjnego - Wyzwaniem było zaprojektowanie systemu, który automatycznie ocenia, które kredyty kwalifikują się do refinansowania na podstawie wielu zmiennych i parametrów.
• Krótki czas wdrożenia - Cały system musieliśmy zaprojektować, wdrożyć i przekazać klientowi w zaledwie 4-5 tygodni, przy jednoczesnym zapewnieniu jego niezawodności i dokładności obliczeń.
• Personalizacja komunikacji - Opracowaliśmy system automatycznych, ale jednocześnie spersonalizowanych powiadomień, które zawierają konkretne, indywidualne wyliczenia korzyści dla każdego klienta.

Jaki efekt osiągnęliśmy?

Wdrożenie aplikacji przyniosło Ocean Group wymierne korzyści:

• Oszczędność czasu: 20 godzin miesięcznie zaoszczędzonych na ręcznych obliczeniach - czas potrzebny na analizę jednej oferty skrócił się z 20 minut do kilku sekund
• Zwiększenie efektywności: Doradcy zamiast wykonywać ręczne obliczenia, mogą skupić się na obsłudze klientów i finalizacji umów
• Proaktywne działanie: Firma może natychmiast reagować na nowe oferty pojawiające się na rynku, automatycznie identyfikując klientów, którzy mogliby skorzystać z refinansowania
• Precyzyjne analizy: Wyeliminowano błędy ludzkie w obliczeniach, zapewniając klientom dokładne i wiarygodne dane o potencjalnych oszczędnościach
• Usprawniona komunikacja: Automatyczne powiadomienia dla klientów o lepszych ofertach zwiększyły skuteczność działań sprzedażowych o 35%
• Wyższy współczynnik konwersji: Dzięki dokładnym wyliczeniom korzyści w komunikacji z klientami, wskaźnik konwersji wzrósł o 42%
• Kompleksowy monitoring procesu: Zarząd ma pełen wgląd w status każdej sprawy i efektywność pracy doradców

Co klient sądzi o współpracy?

"Aplikacja stworzona przez Digital Development kompletnie zmieniła sposób, w jaki pracujemy. Wcześniej nasi doradcy spędzali godziny na ręcznych obliczeniach, teraz jednym kliknięciem otrzymują gotowe analizy dla wszystkich klientów. To, co zajmowało nam 20 minut na jednego klienta, teraz dzieje się automatycznie dla całej bazy. Najważniejsze jest to, że możemy być naprawdę proaktywni - gdy pojawia się nowa, atrakcyjna oferta na rynku, tego samego dnia wiemy, którzy klienci mogliby na niej skorzystać i o ile dokładnie mogliby zmniejszyć ratę lub skrócić okres kredytowania. Aplikacja nie tylko oszczędza nasz czas, ale też realnie zwiększyła sprzedaż. Byliśmy pod wrażeniem, jak szybko zespół Digital Development zrozumiał nasze potrzeby i dostarczył dokładnie to, czego potrzebowaliśmy." - Dyrektor Operacyjny, Ocean Group

Podsumowanie

Dzięki automatyzacji procesu porównywania ofert kredytowych, Ocean Group:

• Oszczędza 20 godzin miesięcznie na ręcznych obliczeniach
• Zwiększył skuteczność sprzedaży o 35% dzięki proaktywnemu informowaniu klientów
• Poprawił wskaźnik konwersji o 42% dzięki precyzyjnym wyliczeniom korzyści
• Skrócił czas analizy pojedynczej oferty z 20 minut do kilku sekund

Szukasz podobnych oszczędności czasu w swojej firmie? Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości automatyzacji procesów w Twojej organizacji. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

‍