Kim jest nasz klient?

YOV Group to firma specjalizująca się w profesjonalnych usługach sprzątających, obsługująca licznych zarządców nieruchomości i apartamentów turystycznych. Firma zarządza zespołem pracowników terenowych, którzy codziennie realizują zlecenia sprzątania w różnych lokalizacjach i o różnych stopniach złożoności.

Z uwagi na specyfikę działalności, YOV Group musi ściśle współpracować z zarządcami nieruchomości, dostosowując się do ich wymagań i systemów zarządzania. Firma obsługuje dziesiątki apartamentów, a każde zlecenie charakteryzuje się różnym poziomem skomplikowania, innym zakresem prac oraz wymogami raportowania.

Co klient chciał osiągnąć?

YOV Group zmagał się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami i postawił przed nami jasne cele:

1. Usprawnienie zarządzania zleceniami sprzątania - potrzebowali systemu, który pozwoliłby na efektywną organizację i monitorowanie zleceń w czasie rzeczywistym
2. Eliminacja ręcznego przetwarzania danych - chcieli zautomatyzować proces pobierania danych o zleceniach przychodzących z różnych źródeł (email, WhatsApp)
3. Redukcja czasu poświęcanego na przygotowanie miesięcznych raportów - koordynatorka firmy spędzała 5-6 dni roboczych miesięcznie na ręcznym opracowywaniu zestawień dla zarządców nieruchomości
4. Usprawnienie komunikacji wewnętrznej - potrzebowali ustrukturyzowanego systemu komunikacji zamiast nieefektywnej wymiany wiadomości przez WhatsApp
5. Automatyzacja procesu rozliczania pracowników - chcieli wdrożyć system, który automatycznie obliczałby wynagrodzenia pracowników na podstawie zrealizowanych zleceń

Co stało na drodze? Z czym zmagał się klient?

YOV Group napotkał szereg przeszkód, które uniemożliwiały efektywne zarządzanie operacjami:

1. Rozproszenie informacji - zlecenia przychodziły różnymi kanałami (email, WhatsApp), co powodowało chaos informacyjny i ryzyko pominięcia zadań
2. Brak systemu ewidencji sprzątań - firma nie posiadała centralnej bazy danych o zrealizowanych zleceniach, co uniemożliwiało efektywne zarządzanie i rozwiązywanie reklamacji
3. Niekompatybilne systemy zarządców - zarządcy nieruchomości korzystali z systemów (np. Naima), które nie posiadały API umożliwiającego automatyczną wymianę danych
4. Czasochłonne raportowanie - przygotowanie miesięcznych raportów rozliczeniowych w wymaganym przez zarządców formacie Excel zabierało koordynatorce 5-6 dni pracy
5. Skomplikowany proces rozliczeń z pracownikami - brak automatyzacji rozliczeń z pracownikami generował dodatkowe obciążenie administracyjne

Najpoważniejszym wyzwaniem był brak możliwości integracji z systemami zarządców nieruchomości oraz konieczność spełnienia ich wymagań dotyczących raportowania w ściśle określonym formacie.

Co w praktyce zrobiliśmy?

W odpowiedzi na potrzeby YOV Group, zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy kompleksowy system zarządzania zleceniami sprzątania w oparciu o platformę Google Workspace:

1. Zaprojektowaliśmy aplikację zarządzającą procesem sprzątania z czterema poziomami dostępu:
   • Zarządca nieruchomości
   • Pracownik sprzątający
   • Koordynator
   • Właściciel firmy
2. Stworzyliśmy centralną bazę danych zawierającą:
   • Katalog apartamentów
   • Rejestr klientów
   • Listę pracowników
   • Specyfikacje produktów (rodzaje sprzątania, czasochłonność, stawki)
   • Historię wszystkich zleceń
3. Zaimplementowaliśmy bota automatyzującego pobieranie zleceń - system codziennie o 19:00 skanuje skrzynkę mailową, identyfikuje pliki Excel przesyłane przez zarządców, przetwarza je i dodaje jako zlecenia na następny dzień
4. Wdrożyliśmy mobilny system obsługi zleceń dla pracowników terenowych, umożliwiający:
   • Przeglądanie przydzielonych zadań
   • Rejestrowanie czasu rozpoczęcia i zakończenia sprzątania
   • Weryfikację zgodności stanu pościeli ze standardem
   • Dokumentowanie fotograficzne nietypowych sytuacji
   • Zmianę kategorii sprzątania w przypadku wykrycia rozbieżności
5. Stworzyliśmy panel koordynatora z podglądem statusów wszystkich zleceń w czasie rzeczywistym
6. Zaprojektowaliśmy moduł automatyzacji raportowania, który:
   • Generuje miesięczne zestawienia w formacie wymaganym przez zarządców
   • Automatycznie wypełnia arkusz Excel na podstawie danych z aplikacji
   • Przesyła raport bezpośrednio do zarządcy wraz z informacją o kwocie do faktury
7. Wdrożyliśmy system automatycznego rozliczania pracowników na podstawie zrealizowanych zleceń i przypisanych stawek
8. Zintegrowaliśmy aplikację z dodatkowymi systemami zarządców poprzez alternatywne metody wymiany danych, gdy bezpośrednie API nie było dostępne

Dlaczego to było trudne?

Realizacja projektu wymagała pokonania kilku istotnych wyzwań technicznych i biznesowych:

1. Brak API w systemach zarządców - musieliśmy stworzyć alternatywne metody integracji, wykorzystując przetwarzanie plików Excel i automatyzację procesów
2. Złożoność typów zleceń - każdy apartament wymagał indywidualnego podejścia, a typy sprzątań różniły się zakresem, czasochłonnością i wymaganiami
3. Konieczność zachowania formatu raportowania - zarządcy nieruchomości wymagali raportów w ściśle określonym formacie Excel, co wymagało stworzenia złożonego mechanizmu transformacji danych
4. Różnorodność źródeł danych - zlecenia przychodziły z różnych kanałów (email, WhatsApp), co komplikowało proces ich agregacji i standaryzacji
5. Integracja z wieloma systemami zarządców - w miarę rozwoju firmy pojawiły się kolejne systemy zarządców, które również nie posiadały API dla firm sprzątających
6. Wymagania dotyczące mobilności - aplikacja musiała działać sprawnie na urządzeniach mobilnych używanych przez pracowników terenowych

Jaki efekt osiągnęliśmy?

Wdrożony system przyniósł firmie YOV Group wymierne korzyści:

1. Oszczędność 6 dni roboczych miesięcznie na przygotowaniu raportów rozliczeniowych dla zarządców nieruchomości
2. Eliminacja błędów w raportowaniu dzięki automatyzacji procesu generowania zestawień
3. Skrócenie czasu rozliczeń z pracownikami o 90% dzięki automatycznemu systemowi obliczania wynagrodzeń
4. Poprawa jakości usług poprzez możliwość natychmiastowej dokumentacji nietypowych sytuacji i szybką komunikację z zarządcami
5. Pełna transparentność operacji - firma ma dostęp do kompletnej historii wszystkich zleceń z ostatnich 18 miesięcy, z informacjami kto, kiedy i jak długo realizował dane zadanie
6. Możliwość szybkiego rozpatrywania reklamacji dzięki szczegółowej dokumentacji każdego zlecenia
7. Zwiększenie efektywności zarządzania zespołem dzięki możliwości monitorowania statusu zleceń w czasie rzeczywistym
8. Oszczędność czasu pracowników terenowych dzięki przejrzystemu systemowi przydzielania zadań
9. Usprawnienie komunikacji z zarządcami nieruchomości - informacje o zakończeniu sprzątania są dostępne natychmiast, co pozwala na szybsze przyjmowanie gości

Co klient sądzi o współpracy?

"Wdrożone przez Digital Development rozwiązanie pozwoliło nam skupić się na naszych głównych zadaniach i rozwoju firmy. Zautomatyzowanie monotonnych procesów przyniosło nam wymierne korzyści w postaci oszczędności czasu i poprawy jakości pracy. Automatyzacja zadań dzięki automatycznemu przetwarzaniu zleceń sprzątania sprawiła, że nasza praca stała się bardziej efektywna i mniej podatna na błędy. Ulepszona organizacja pozwoliła nam na bieżąco monitorować status sprzątań oraz łatwo przydzielać zadania pracownikom. Integracja z systemem e-mail - pliki przesyłane przez zarządców nieruchomości są automatycznie przetwarzane, co oszczędza czas i redukuje manualne wpisywanie danych. Automatyczne generowanie miesięcznych raportów i list wypłat znacząco przyspieszyło nasze procesy administracyjne.

Jesteśmy niezwykle zadowoleni z rezultatów współpracy i z pełnym przekonaniem polecamy firmę Digital Development jako profesjonalnego i rzetelnego partnera w dziedzinie technologii informatycznych."

Prezes, YOV Group Oleksii Volynets

Podsumowanie

Dzięki zastosowaniu podejścia no-code/low-code, Digital Development stworzył dla YOV Group kompleksowe rozwiązanie, które zautomatyzowało kluczowe procesy biznesowe i przyniosło wymierne korzyści:

• 6 dni roboczych miesięcznie zaoszczędzonych na raportowaniu
• 90% redukcji czasu potrzebnego na rozliczenia z pracownikami
• 100% zleceń udokumentowanych w centralnym systemie
• Natychmiastowy dostęp do statusu zleceń w czasie rzeczywistym

Szukasz podobnych oszczędności czasu w swojej firmie? Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości automatyzacji procesów w Twojej organizacji. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

YOV Group: Oszczędność 6 dni roboczych miesięcznie dzięki automatyzacji zarządzania zleceniami sprzątania

Kim jest nasz klient?

YOV Group to firma specjalizująca się w profesjonalnych usługach sprzątających, obsługująca licznych zarządców nieruchomości i apartamentów turystycznych. Firma zarządza zespołem pracowników terenowych, którzy codziennie realizują zlecenia sprzątania w różnych lokalizacjach i o różnych stopniach złożoności.

Z uwagi na specyfikę działalności, YOV Group musi ściśle współpracować z zarządcami nieruchomości, dostosowując się do ich wymagań i systemów zarządzania. Firma obsługuje dziesiątki apartamentów, a każde zlecenie charakteryzuje się różnym poziomem skomplikowania, innym zakresem prac oraz wymogami raportowania.

Co klient chciał osiągnąć?

YOV Group zmagał się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami i postawił przed nami jasne cele:

1. Usprawnienie zarządzania zleceniami sprzątania - potrzebowali systemu, który pozwoliłby na efektywną organizację i monitorowanie zleceń w czasie rzeczywistym
2. Eliminacja ręcznego przetwarzania danych - chcieli zautomatyzować proces pobierania danych o zleceniach przychodzących z różnych źródeł (email, WhatsApp)
3. Redukcja czasu poświęcanego na przygotowanie miesięcznych raportów - koordynatorka firmy spędzała 5-6 dni roboczych miesięcznie na ręcznym opracowywaniu zestawień dla zarządców nieruchomości
4. Usprawnienie komunikacji wewnętrznej - potrzebowali ustrukturyzowanego systemu komunikacji zamiast nieefektywnej wymiany wiadomości przez WhatsApp
5. Automatyzacja procesu rozliczania pracowników - chcieli wdrożyć system, który automatycznie obliczałby wynagrodzenia pracowników na podstawie zrealizowanych zleceń

Co stało na drodze? Z czym zmagał się klient?

YOV Group napotkał szereg przeszkód, które uniemożliwiały efektywne zarządzanie operacjami:

1. Rozproszenie informacji - zlecenia przychodziły różnymi kanałami (email, WhatsApp), co powodowało chaos informacyjny i ryzyko pominięcia zadań
2. Brak systemu ewidencji sprzątań - firma nie posiadała centralnej bazy danych o zrealizowanych zleceniach, co uniemożliwiało efektywne zarządzanie i rozwiązywanie reklamacji
3. Niekompatybilne systemy zarządców - zarządcy nieruchomości korzystali z systemów (np. Naima), które nie posiadały API umożliwiającego automatyczną wymianę danych
4. Czasochłonne raportowanie - przygotowanie miesięcznych raportów rozliczeniowych w wymaganym przez zarządców formacie Excel zabierało koordynatorce 5-6 dni pracy
5. Skomplikowany proces rozliczeń z pracownikami - brak automatyzacji rozliczeń z pracownikami generował dodatkowe obciążenie administracyjne

Najpoważniejszym wyzwaniem był brak możliwości integracji z systemami zarządców nieruchomości oraz konieczność spełnienia ich wymagań dotyczących raportowania w ściśle określonym formacie.

Co w praktyce zrobiliśmy?

W odpowiedzi na potrzeby YOV Group, zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy kompleksowy system zarządzania zleceniami sprzątania w oparciu o platformę Google Workspace:

1. Zaprojektowaliśmy aplikację zarządzającą procesem sprzątania z czterema poziomami dostępu:
   • Zarządca nieruchomości
   • Pracownik sprzątający
   • Koordynator
   • Właściciel firmy
2. Stworzyliśmy centralną bazę danych zawierającą:
   • Katalog apartamentów
   • Rejestr klientów
   • Listę pracowników
   • Specyfikacje produktów (rodzaje sprzątania, czasochłonność, stawki)
   • Historię wszystkich zleceń
3. Zaimplementowaliśmy bota automatyzującego pobieranie zleceń - system codziennie o 19:00 skanuje skrzynkę mailową, identyfikuje pliki Excel przesyłane przez zarządców, przetwarza je i dodaje jako zlecenia na następny dzień
4. Wdrożyliśmy mobilny system obsługi zleceń dla pracowników terenowych, umożliwiający:
   • Przeglądanie przydzielonych zadań
   • Rejestrowanie czasu rozpoczęcia i zakończenia sprzątania
   • Weryfikację zgodności stanu pościeli ze standardem
   • Dokumentowanie fotograficzne nietypowych sytuacji
   • Zmianę kategorii sprzątania w przypadku wykrycia rozbieżności
5. Stworzyliśmy panel koordynatora z podglądem statusów wszystkich zleceń w czasie rzeczywistym
6. Zaprojektowaliśmy moduł automatyzacji raportowania, który:
   • Generuje miesięczne zestawienia w formacie wymaganym przez zarządców
   • Automatycznie wypełnia arkusz Excel na podstawie danych z aplikacji
   • Przesyła raport bezpośrednio do zarządcy wraz z informacją o kwocie do faktury
7. Wdrożyliśmy system automatycznego rozliczania pracowników na podstawie zrealizowanych zleceń i przypisanych stawek
8. Zintegrowaliśmy aplikację z dodatkowymi systemami zarządców poprzez alternatywne metody wymiany danych, gdy bezpośrednie API nie było dostępne

Dlaczego to było trudne?

Realizacja projektu wymagała pokonania kilku istotnych wyzwań technicznych i biznesowych:

1. Brak API w systemach zarządców - musieliśmy stworzyć alternatywne metody integracji, wykorzystując przetwarzanie plików Excel i automatyzację procesów
2. Złożoność typów zleceń - każdy apartament wymagał indywidualnego podejścia, a typy sprzątań różniły się zakresem, czasochłonnością i wymaganiami
3. Konieczność zachowania formatu raportowania - zarządcy nieruchomości wymagali raportów w ściśle określonym formacie Excel, co wymagało stworzenia złożonego mechanizmu transformacji danych
4. Różnorodność źródeł danych - zlecenia przychodziły z różnych kanałów (email, WhatsApp), co komplikowało proces ich agregacji i standaryzacji
5. Integracja z wieloma systemami zarządców - w miarę rozwoju firmy pojawiły się kolejne systemy zarządców, które również nie posiadały API dla firm sprzątających
6. Wymagania dotyczące mobilności - aplikacja musiała działać sprawnie na urządzeniach mobilnych używanych przez pracowników terenowych

Jaki efekt osiągnęliśmy?

Wdrożony system przyniósł firmie YOV Group wymierne korzyści:

1. Oszczędność 6 dni roboczych miesięcznie na przygotowaniu raportów rozliczeniowych dla zarządców nieruchomości
2. Eliminacja błędów w raportowaniu dzięki automatyzacji procesu generowania zestawień
3. Skrócenie czasu rozliczeń z pracownikami o 90% dzięki automatycznemu systemowi obliczania wynagrodzeń
4. Poprawa jakości usług poprzez możliwość natychmiastowej dokumentacji nietypowych sytuacji i szybką komunikację z zarządcami
5. Pełna transparentność operacji - firma ma dostęp do kompletnej historii wszystkich zleceń z ostatnich 18 miesięcy, z informacjami kto, kiedy i jak długo realizował dane zadanie
6. Możliwość szybkiego rozpatrywania reklamacji dzięki szczegółowej dokumentacji każdego zlecenia
7. Zwiększenie efektywności zarządzania zespołem dzięki możliwości monitorowania statusu zleceń w czasie rzeczywistym
8. Oszczędność czasu pracowników terenowych dzięki przejrzystemu systemowi przydzielania zadań
9. Usprawnienie komunikacji z zarządcami nieruchomości - informacje o zakończeniu sprzątania są dostępne natychmiast, co pozwala na szybsze przyjmowanie gości

‍

Co klient sądzi o współpracy?

"Wdrożone przez Digital Development rozwiązanie pozwoliło nam skupić się na naszych głównych zadaniach i rozwoju firmy. Zautomatyzowanie monotonnych procesów przyniosło nam wymierne korzyści w postaci oszczędności czasu i poprawy jakości pracy. Automatyzacja zadań dzięki automatycznemu przetwarzaniu zleceń sprzątania sprawiła, że nasza praca stała się bardziej efektywna i mniej podatna na błędy. Ulepszona organizacja pozwoliła nam na bieżąco monitorować status sprzątań oraz łatwo przydzielać zadania pracownikom. Integracja z systemem e-mail - pliki przesyłane przez zarządców nieruchomości są automatycznie przetwarzane, co oszczędza czas i redukuje manualne wpisywanie danych. Automatyczne generowanie miesięcznych raportów i list wypłat znacząco przyspieszyło nasze procesy administracyjne.

Jesteśmy niezwykle zadowoleni z rezultatów współpracy i z pełnym przekonaniem polecamy firmę Digital Development jako profesjonalnego i rzetelnego partnera w dziedzinie technologii informatycznych."

Prezes, YOV Group Oleksii Volynets

Podsumowanie

Dzięki zastosowaniu podejścia no-code/low-code, Digital Development stworzył dla YOV Group kompleksowe rozwiązanie, które zautomatyzowało kluczowe procesy biznesowe i przyniosło wymierne korzyści:

• 6 dni roboczych miesięcznie zaoszczędzonych na raportowaniu
• 90% redukcji czasu potrzebnego na rozliczenia z pracownikami
• 100% zleceń udokumentowanych w centralnym systemie
• Natychmiastowy dostęp do statusu zleceń w czasie rzeczywistym

Szukasz podobnych oszczędności czasu w swojej firmie? Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości automatyzacji procesów w Twojej organizacji. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

‍